Help, ik heb een Woo-verzoek ontvangen via de Woo-Knop! #

De Woo-Knop helpt bij het opvragen van documenten bij overheidsinstanties (bestuursorganen).

Het Woo-verzoek dat u heeft ontvangen is door een gebruiker van de Woo-Knop ingediend. U kunt het verzoek in behandeling nemen zoals elk anderszins ingediend Woo-verzoek. Het enige verschil is dat de communicatie tussen u en de gebruiker via de Woo-Knop zal verlopen en dat uw antwoord automatisch zal worden gepubliceerd op de Woo-Knop.

Als u vragen heeft in verband met de privacy van uzelf of de indiener van het verzoek, lees dan eerst hier meer over privacy op de Woo-Knop. Op de Woo-Knop kunt u eveneens de overheidsinstantie waarvoor u werkt opzoeken en bekijken welke andere documenten eerder zijn opgevraagd via de Woo-Knop.

We staan open voor alle opmerkingen en bedenkingen van ambtenaren verantwoordelijk voor de afhandeling van Woo-verzoeken bij een overheidsinstantie. Aarzel niet om contact met ons op te nemen.

Waarom is deze mogelijkheid in Nederland geïntroduceerd?

Burgers, journalisten en onderzoekers ervaren de papieren Woo-procedures als een drempel om een Woo-verzoek in te dienen. Niet alleen werpen de noodzaak van een printer, enveloppen, postzegels en een brievenbus een fysieke drempel op, het is ook niet meer van deze tijd.

Maar de Woo-Knop doet meer dan alleen de ‘elektronische weg’ openstellen voor Woo-verzoeken. De Woo-Knop maakt het ook mogelijk om makkelijk eerdere verzoeken en documenten te doorzoeken.

In omringende landen zoals het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en België is het al jaren mogelijk om verzoeken tot verstrekking van overheidsdocumenten in te dienen, af te handelen en documenten te ontvangen via partnersites van de Woo-Knop. Ook voor de Europese Unie bestaat deze mogelijkheid al langere tijd. Voor overheidsinstanties daar is het inmiddels volstrekt normaal dat verzoeken via deze weg binnenkomen en worden afgehandeld. In het Verenigd Koninkrijk wordt inmiddels 40% van de Woo-verzoeken op deze manier verstuurd.

Kortom, de hoogste tijd dat Nederland bij deze ontwikkeling aansluit.

Het sturen van een e-mail is toch niet voldoende om overheidsdocumenten op te vragen?

Toch wel. Een Woo-verzoek mag mondeling of schriftelijk worden ingediend. Bovendien staat dee Wet open overheid elektronische verzending via bijvoorbeeld e-mail uitdrukkelijk toe. De overheid is dan ook verplicht om elektronisch ingediende verzoeken in behandeling te nemen.

Weliswaar staat het overheden volgens de wet vrij om een bepaalde wijze van elektronische verzending aan te wijzen, zoals een digitaal contactformulier op hun eigen site. Het is begrijpelijk dat overheden graag op één centraal punt Wob-verzoeken willen ontvangen. De Woo-Knop is graag bereid verzoeken terecht te laten komen in een door bestuursorganen daartoe aangewezen mailbox.

In ieder geval bent u onder de Wet open overheid verplicht om een Woo-verzoek dat u aantreft in een mailbox van uw organisatie intern door te geleiden naar de juiste mailbox of plek binnen uw organisatie en het vanaf dat moment als Woo-verzoek in behandeling te nemen. Hiervan dient u de indiener op de hoogte te stellen.

Laagdrempelige toegang tot overheidsinformatie is een beginsel dat breed gedeeld wordt door de overheid en wordt onderschreven in de Memorie van Toelichting bij de Woo. Onnodige drempels zoals het vereisen van een DigiD mogen niet worden opgeworpen. Het op eenvoudige en uniforme wijze kunnen indienen van digitale Woo-verzoeken via bijvoorbeeld de Woo-Knop is een belangrijke stap in de richting van laagdrempelig toegang. In de ons omringende landen en de Europese Unie vinden ambtenaren het volkomen normaal om via een vergelijkbare website Woo-verzoeken te behandelen.

Heb ik invloed op het e-mailadres waar de Woo-Knop Woo-verzoeken naar toe stuurt?

Het is begrijpelijk als u er de voorkeur aan geeft om alle Woo-verzoeken aan uw overheidsinstantie op één bepaald e-mailadres te ontvangen. U kunt controleren welk van uw e-mailadressen wij gebruiken om verzoeken naar u te versturen via de link ‘Bekijk het e-mailadres voor een Woo-verzoek’ op de pagina over uw overheidsinstantie op de Woo-Knop. Gelieve ons te contacteren indien dit adres niet klopt en we een ander e-mailadres moeten gebruiken.

Hoe kan ik het verzoek beantwoorden?

U kunt het verzoek op twee manieren beantwoorden.

  • Met een reply naar het e-mailadres waarvan u het verzoek ontvangen heeft
  • Op de pagina op de Woo-Knop over het betreffende verzoek

Dit geldt voor alle communicatie over het verzoek, van ontvangstbevestigingen tot tussentijds overleg over bijvoorbeeld verduidelijking of inperking van het verzoek en uw besluit op het verzoek.

Zijn de mensen die Woo-verzoeken indienen echte personen?

Ja. Voor uw communicatie met de verzoeker gebruikt u weliswaar een door deze website gegenereerd e-mailadres, maar om via de Woo-Knop een verzoek in te dienen dient hij of zij zich te registeren op de website met een uniek en geverifieerd e-mailadres.

De transparantie die deze website betracht, is wederzijds. Gebruikers kunnen zien welke verzoeken uw organisatie al heeft behandeld en hoe. Maar u kunt als ambtenaar op de Woo-Knop ook een overzicht vinden van alle verzoeken die een gebruiker heeft ingediend.

Worden er niet veel hinderlijke verzoeken ingediend via de Woo-Knop?

Voor alle duidelijkheid: de Woo-Knop dient zelf geen verzoeken in. We verzenden verzoeken voor de gebruikers van de website. Ongepaste verzoeken verwijderen wij van de Woo-Knop. Bovendien kunt u gemakkelijk nakijken of één van onze gebruikers bewust hinderlijke verzoeken indient aangezien alle verzoeken openbaar zijn. Mocht u deze aantreffen, gelieve ons daarop te wijzen.

Er staat een verzoek op de Woo-Knop waarover wij nooit een e-mail ontvangen hebben. Hoe kan dat?

Wanneer een verzoek op de website verschijnt, hebben wij geprobeerd het Woo-verzoek door te sturen naar de juiste overheidsinstelling. Alle foutmeldingen (‘delivery failure’ e.d.) verschijnen automatisch op de website. U kunt controleren welk van uw e-mailadressen wij gebruiken om verzoeken naar u te versturen via de link ‘Bekijk het e-mailadres voor een Woo-verzoek’ op de pagina over uw overheidsinstantie op de Woo-Knop. Gelieve ons te contacteren indien dit adres niet klopt en we een ander e-mailadres moeten gebruiken.

Soms wordt een verzoek tegengehouden door een anti-spam filter. U kan uw IT-afdeling vragen om e-mails afkomstig van het domein @woo-knop.nl toe te laten. Op uw verzoek kunnen we alle Woo-verzoeken die al zijn ingediend en/of de technische details doorgeven zodat uw IT-afdeling het probleem kan oplossen.

Hoe wordt de deadline die op een verzoekpagina staat berekend?

De Woo-Knop toont bij ieder verzoek de maximale termijn voorzien door de wetgeving om het verzoek te beantwoorden. Als de overheidsinstantie met onderbouwing de beslistermijn uitstelt, houdt de Woo-Knop dat bij.

Indien de overheidsinstantie bijkomende informatie vraagt en dit de beslistermijn beïnvloedt, vraagt de Woo-Knop de verzoeker om de datum waarop ze hun verzoek hebben verduidelijkt door te geven. Deze datum wordt dan gebruikt om de termijn opnieuw te berekenen.

De berekende datum verschijnt bij de ingediende Woo-verzoeken op de volgende manier: ‘Momenteel in afwachting van een antwoord van XXX. Deze overheidsinstantie dient ten laatste te antwoorden op XXX’.

De Woo-Knop houdt vooralsnog geen rekening met de opschorting van de termijn wegens het vragen om zienswijzen, mede omdat hiervoor niet één vaste termijn geldt.

Hoe kan ik een bestand versturen dat te groot is om per e-mail te verzenden?

In plaats van per e-mail te antwoorden kunt u ook direct via de Woo-Knop antwoorden en bestanden uploaden. Om dit te doen moet u kiezen voor de link 'beantwoorden verzoek' onderaan elke verzoekpagina. De limiet (50 Mb) is twee keer zo groot als bijvoorbeeld Gmail (25 Mb).

Waarom publiceert u de namen van ambtenaren en de tekst van e-mails?

We zijn de mening toegedaan dat wat ambtenaren communiceren in het kader van hun taak informatie van openbaar nut is. Onderdeel van de functie van ambtenaren die communiceren met burgers is dat zij in het kader van hun functie in de openbaarheid treden. We zullen enkel informatie weghalen van de website in uitzonderlijke situaties (zie verder: “Kunnen jullie mijn persoonlijke gegevens verwijderen?”.)

Publiceert u ook e-mailadressen en telefoonnummers?

Om spam te vermijden halen we automatisch de meeste e-mailadressen en mobiele telefoonnummers weg uit antwoorden op verzoeken. U kan ons contacteren indien dit niet gebeurd is voor een bepaald mobiel telefoonnummer of e-mailadres. Om technische redenen kunnen we nummers en adressen niet altijd weghalen uit bepaalde bijlagen zoals in het geval van PDF-bestanden.

Indien u een weggehaald e-mailadres wilt weten, kunt u contact met ons opnemen.

Waarom worden de verstrekte overheidsdocumenten op de Woo-Knop gepubliceerd?

Wij denken dat er veel voordelen zijn verbonden aan publicatie. Het zal burgers aanzetten om meer interesse te tonen en betrokken te zijn bij het werk van de overheid en overheidsinstellingen. Aangezien het hier gaat om informatie met betrekking tot openbaar bestuur die iedereen kan opvragen bij een overheidsinstelling, zien we geen redenen om deze niet te publiceren. We hopen ook dat door publicatie er minder vaak dezelfde vragen zullen worden ingediend.