Dit is een bijlage die opent in hetzelfde venster 'Wob-verzoek inzake geheimhoudingsprocedure en geheime documenten'.


 
Aanbiedingsbrief Protocol geheimhouding 
 
Aan: 
Presidium en college van burgemeester en wethouders 
Van: 
Rick Keim (adviseur Bestuursondersteuning); Hans Peet (griffier) 
 
Datum:  3 september 2015 
 
Voorstel 
Hierbij bieden wij u graag het concept Protocol geheimhouding aan. Dit protocol is opgenomen in de notitie 
Transparant bestuur. 
Het Protocol bevat 12 kernafspraken tussen gemeenteraad en college over hoe om te gaan met documenten 
en informatie die een geheim karakter hebben. Het voorstel aan u is om 
1. kennis te nemen van de notitie Transparant bestuur en het hierin opgenomen concept Protocol Geheim-
houding; 
2. in te stemmen met de behandeling van dit voorstel zoals onderstaand aangegeven. 
  
Behandeling van dit voorstel 
Voorgesteld wordt het voorstel verkennend te bespreken in het college en het presidium. Wanneer beiden 
aangeven in te kunnen stemmen met het voorliggende voorstel, dan wordt aan een Raadstafel het gesprek 
gevoerd tussen vertegenwoordigers van de fracties en van het college over het voorliggende voorstel. De be-
vindingen en conclusies van dit gesprek kunnen aanleiding zijn voor het presidium en het college het voorstel 
aan te passen. 
Vervolgens wordt het voorstel voorgelegd aan het college respectievelijk de gemeenteraad voor een formele 
instemming. 
Aanvullend wordt aan de gemeenteraad voorgesteld om het Protocol Geheimhouding te verankeren in het 
Reglement van orde van de raad door daaraan het volgende artikel toe te voegen: 
Artikel 55A Protocol Geheimhouding  
Gemeenteraad en college van burgemeester en wethouders maken afspraken over de omgang met geheime 
stukken en mondeling gewisselde informatie. Deze afspraken worden opgenomen in een Protocol Geheimhou-
ding. Dit Protocol behoeft de instemming van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethou-
ders. 
 
Aanleiding 
In 2012 is in samenwerking tussen griffie en bestuursondersteuning een notitie opgesteld over geheimhouding. 
Hoewel daarin ook een aantal principiële uitgangspunten waren geformuleerd, lag het accent in die notitie op 
de interne werkwijze rond geheime stukken en geheime informatie. 
Omdat het onderwerp de afgelopen tijd regelmatig terugkeerde in het gesprek tussen gemeenteraad en colle-
ge, is besloten de informele notitie op te waarderen en deze een formele status te geven. Er is echter voor 
gekozen het formele karakter te beperken tot de uitgangspunten en randvoorwaarden, die raken aan de rela-
tie tussen college en gemeenteraad. Deze 12 afspraken vormen het Protocol Geheimhouding dat instemming 
behoeft van én het college én de gemeenteraad. 
De notitie Transparant bestuur kan gezien worden als achterliggende en onderliggende informatie. Hieraan 
wordt verder geen formele status toegekend en kan derhalve voor kennisgeving worden aangenomen. 
 
Kanttekeningen 
Uitgangspunt van het Protocol is dat alles openbaar is, tenzij … Dat impliceert dat de afspraken in het protocol 
slechts die zaken betreft, waarbij expliciet wordt gemaakt dat de informatie niet als “openbaar” is te duiden. 
De verantwoordelijkheden die dit met zich meebrengt zijn verwoord in het Protocol. 
 
Er is vooralsnog van afgezien een passage op te nemen over de mogelijkheden van raadsleden om extern ad-
vies in te winnen over geheime documenten of informatie. Een initiatiefvoorstel daartoe is aangehouden en 
het door de raad ingewonnen advies van mr. Daalder geeft vooralsnog geen aanleiding hier nu nadere afspra-
ken over te maken. Daarom is nu volstaan met de vermelding van de afspraak zoals deze tot nu toe in Deven-
ter is gehanteerd. Verdere initiatieven vanuit de raad worden afgewacht.