Dit is een bijlage die opent in hetzelfde venster 'Wob-verzoek inzake geheimhoudingsprocedure en geheime documenten'.


f~
COLLEI~EVOORSTEL
Onderwerp ~ Notitie vertrouwelijkheid en geheimhouding
voorstei ~ Ter kennisneming
Ondertekening datum 8 mei 2009 SteJler W. StoppelS
financiëletoetsingladvies niet Vdn toepassing Cluster GYiffie
adviesgolor niet Vdn toepassing Portefeuillehouder C.J.G. Luesink
bij voorbereiding betrokken
Verantwoordelijk voor uitvoering
Besluitvorming CaIlegQVergadering van 12 mei 2009 Nr: A ~~ B B ~~ /
akkoord bespreken Besluit: ~ Conform voorstel
Burg.
Secr.
Weth. B
Weth. H
Weth. J
0 ~ Openbaar maken
0 Publiceren
0 Communicatie extern
0 Go/Or
~ Bim
0
Commissie Van Nr.
O om advies ~ ter kennisname
Raadsvergadering Van N r.


lOELICHTING
Bijgaande notitie zal a.s. donderdag inhoudelijk worden besproken in de vergadering van het presic ium.
Document2
8- 5- 2009 pa9 2 - 2


Vertrouwelijk en geheimhouding.
Inleiding.
In de laatstgehouden vergadering van het presidium is de openbaarheid/ vertrouwelijkheid van stukken, al of niet bf sloten
vergaderen aan de orde geweest naar aanleiding van het vertrouwelijk ter inzage leggen van college- rapportage ov ~r de
I<WO in Beinum West. In de afgelopen raadsperiode is hierover al eens vaker gediscussieerd en het presidium heef de
behoefte uitgesproken zich eens nader te bezinnen op de betekenis van de begrippen voor de dagelijkse bestuurspra ctijk.
Onderstaand zullen we nader ingaan op de begrippen vertrouwelijk en geheimhouding waarbij de regels in twee del ~n
uiteen vallen: voor vergaderingen en voor schriftelijke stukken. "
Vergaderingen.
De vergaderingen van de gemeenteraad zijn op grond van de gemeentewet in beginsel openbaar. De raad kan op ve ~zoek
van tenminste één vijfde van het aantal leden dat aanwezig is of op verzoek van de voorzitter besluiten om met gesl ~ten
deuren te vergaderen. Over het verzoek wordt met gesloten deuren vergaderd.
Het verslag van een besloten vergadering wordt niet openbaar, tenzij de raad beslist dat het wel openbaar wordt ge naakt.
De raad mag niet in beslotenheid vergaderen over ( artikel 24 van de gemeentewet):
a. de toelating van nieuw benoemde leden
b. de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de jaarrekening
c. de invoering, wijziging en afschaffing van gemeentelijke belastingen
d. de benoeming en het ontslag van uvethouders.
De raad kan aan de leden geheimhouding opleggen over zaken die in een besloten vergadering aan de orde zijn geN eest.
De geheimhouding kan alleen opgelegd worden op grond van een belang dat genoemd wordt in artikel 10 van de W~ ~t
openbaarheid van bestuur. Zie voor deze weigeringsgronden bijlage 1. De geheimhouding geldt tot de raad haar op ~eft.
Ten aanzien van vergaderingen van de raadscommissie geldt in principe hetzelfde als voor vergaderingen van de ra ~d. In
beginsel zijn ze openbaar, maar op verzoek van de voorzitter of één vijfde van de aanwezige leden kan besloten wor ien
om in beslotenheid te vergaderen. Tevens kan de commissie aan de leden geheimhouding opleggen over hetgeen in e °n
besloten vergadering aan de orde is geweest. Deze geheimhouding geldt totdat de commissie haar weer opheft, tenz j het
gaat om zaken die na de commissiebehandeling aan de raad worden voorgelegd. Voor deze gevallen geldt dat de ra id de
geheimhouding moet bekrachtigen, anders vervalt de geheimhouding en dat alleen de raad vervolgens de geheimho~ ding
weer kan opheffen.
Stukken.
Raadsstukken zijn in principe openbaar. Beperking van de openbaarheid van raadsstukken kan gebeuren doordat d e raad
zelf ten aanzien van stukken geheimhouding aan raadsleden oplegt. Het kan echter ook gebeuren doordat een comn issie,
het college of de burgemeester voor stukken die zij aan de raad toezenden bepalen dat deze geheim zijn. De door de ze
-_ partijen opgelegde geheimhouding vervalt wanneer in de eerst volgende raadsvergadering deze geheimhouding niet loor
de raad bekrachtigd wordt. Stukken waarvoor geheimhouding is opgelegd kunnen worden ingezien bij de griffier.
Eenmaal bekrachtigd blijft geheimhouding bestaan totdat de raad of het orgaan dat haar heeft ingesteld het weer o ~heft.
Voor commissiestukken geldt in grote lijnen hetzelfde als voor raadsstukken. In principe zijn ze openbaar.
Geheimhouding kan worden opgelegd door de commissie zelt, door de voorzitter van de commissie ten aanzien van ioor
hem ingebrachte stukken en door het college en de burgemeester ten aanzien van door hem ingebrachte stukken. D ~
aldus opgelegde geheimhouding kan niet door de commissie worden opgeheven; dit moet door de raad of door het o ~gaan
dat de geheimhouding heeft ingesteld gebeuren.
Het bovenstaande heeft zijn wettelijke basis in:
· artikel 23 Gemeentewet: openbaarheid raadsvergaderingen
· artikel 25 Gemeentewet: oplegging geheimhouding door de raad
· artikel 55 Gemeentewet: opleggen geheimhouding door het college
· artikel 82 Gemeentewet: openbaarheid commissievergaderingen en opleggen geheimhouding door commis sies.


Het reglement van orde voor de vergaderingen van de raad van de gemeente Doesburg.
Dit reglement bepaalt het volgende over openbaarheid en geheimhouding ( artikelen 44 t/m 47):
Artikel 45 Verslaa.
1. Het verslag van een besloten vergadering wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter i izage.
2. Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk in en besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens dez °
vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van dit verslag. Het vastgeste Ide
verslag wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.
Artikel 46 Geheimhoudina.
Voor afloop van de besloten vergadering beslist de raad overeenkomstig artikel 25, eerste lid van de Gemeentewet of
omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raad kan besluiten de geheimh iuding
op te heffen.
Artikel 47 Ooheffen aeheimhoudina.
Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede ei derde
lid van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door h~ t
orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevo ~rd.
Toelichtina op artikel 46.
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Da~ ~rvoor
is toepassing van de procedure volgens artikel 25, 55 en 82 van de Gemeentewet noodzakelijk.
Toelichtina oa artikel 27.
Hier wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen; dat kan ook om stuk4 en
gaan die niet aan de raad zijn overgelegd. Het kan dus gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding he ~ft
opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan een raadscommissie heeft overgelegd. De raadscommissie kan dan aai ~ de
raad verzoeken de geheimhouding op te heffen, indien de burgemeester daartoe niet bereid is. In dit artikel is nu te ~ zake
een overlegverplichting opgenomen waardoor er recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Op grond van artikel 25, derde en vierde lid, kan geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeestE r en
een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen.
De verordening op de raadscommissies 2006 van de gemeente Doesburg.
Deze verordening bepaalt het volgende over openbaarheid en geheimhouding ( artikelen 22 t/m 25):
Artikel 23 Verslaa.
1. het verslag van een besloten vergadering wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter ü zage
bij de griffier.
2. Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens de ~e
vergadering neemt de raadscommissie een beslissing over het al dan net openbaar maken van dit verslag. Het
vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.
Artikel 24 Geheimhoudina
Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de
Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommiss e kan
besluiten de geheimhouding op te heffen
Artikel 25 Opheffen aeheimhoudina
Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding o ~ te
heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een beslot ~n
vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Toelichtina oa artikel 24.
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Da~ rvoor
is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan
geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen
geheimhouding aan een raadscommissie opleggen.
Toelichtina oa artikel 25.
De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel met het recht van hoor s n
wederhoor.


De werkbare praktijk.
De bovenstaande omschreven werkwijze op basis van de Gemeentewet en de plaatselijke verordeningen omschrijve i de
formele gang van zaken bij besloten vergaderingen en het opleggen en opheffen van de geheimhoudingsplicht. Niet illeen
klinkt dit erg formeel maar ook blijkt dat in veel gemeenten niet op deze manier wordt gewerkt. In veel gemeenten Nordt
gewerkt met de zg. informele tussenvorm " vertrouwelijkheid". Zo ook in onze gemeente.
Wat betekent echter "vertrouwelijkheid"? Dat het vanuit de kennis en kunde van ambtenaar en het college slecht :ou
zijn ( b.v. voor de gemeente Doesburg, de veiligheid, privacy/persoonsbelang, onderhandelingspositie enz.) dat het s:uk
openbaar wordt. In de praktijk betekent dit dat deze stukken niet ter inzage worden gelegd voor pers en andere
belangstellenden en dat de raadsleden/commissieleden er prudent mee omgaan.
"Vertrouwelijkheid" heeft echter geen formele status. Indien geheimhouding is opgelegd en het wordt overtreden d~.n kan
de overtreder strafrechtelijk vervolgd worden. Wordt op de een of andere manier de vertrouwelijkheid geschonden 9oor
iemand dan kan er geen sanctie( behalve wellicht een politieke) opgelegd worden. Dat "vertrouwelijkheid" geen fc rmele
status heeft blijkt ook uit geldende jurisprudentie die zegt dat je derden ( pers b.v.) geen inzage kuntweigeren omd ~t er
vertrouwelijk op staat. Wel dient hierbij aangetekend te worden dat er onder geleerden een discussie gaande is of
"vertrouwelijk"soms toch een reden mag zijn om inzage te weigeren naar aanleiding van zeer recent gevormde
jurisprudentie.
In onze gemeente is het tot dusver gebruikelijk dat vertrouwelijk wordt omgegaan met stukken waarover
vertrouwelijkheid wordt gevraagd door het college; een in de praktijk gegroeide "gentleman's agreement".
Het is niet gebruikelijk dat in openbare vergaderingen wordt geciteerd uit vertrouwelijke stukken. In besloten
vergaderingen is dat uiteraard geen punt. Wel ontstaat er een punt van discussie als een raadslid vanuit een beslote i
vergadering in de openbaarheid treedt over vertrouwelijke stukken. Is er geheimhouding opgelegd dan overtreedt hi de
wet; is er geen geheimhouding opgelegd dan zou gesteld kunnen worden dat hij in strijd handelt met het gentleman~ ~
agreement.
Samenvatting.
Openbaarheid is regel. Dit geldt voor vergaderingen en voor de vergaderstukken.
Uitzonderingen op deze regel zijn vastgelegd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur.
Het opleggen van de geheimhoudingsplicht is erg formeel en zou beperkt moeten worden tot echte
uitzonderingsgevallen.
Het omgaan met "vertrouwelijkheid" is op basis van "gentleman ~s agreement" een werkbare oplossing.
Het opleggen van geheimhouding berust bij de raad, het college, de commissie , de burgemeester en de
voorzitter van een commissie; niet bij individuele collegeleden.
Vertrouwelijke stukken of stukken waarop geheimhouding rust liggen op de kamer van de griffier ter inza ~e.
Doesburg, 8 mei 2009.
W im Stoppels, griffier.


. . Weigeringsgronden uit artikel 10 van de
WO~
Lid 1: Absolute weigeringsgronden
(een beroep op de WOB is niet mogelijk)
Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zov~:r dit:
a. eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen;
b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;
c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die door natuurlijke personen of rechtspersonen
vertrouwelijk aan de overheid zijn medegedeeld;
d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van d ; Wet
bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking duidelijk geen inbreuk ~p de
persoonlijke levenssfeer maakt.
Lid 2: Relatieve weigeringsgronden
(er moet een afweging worden gemaakt tussen het algemene belanç I van
openbaarheid en de door de uitzonderingsgronden te beschermen belangen)
Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zo~ ~er het
belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:
a. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organi ~aties;
b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrecf rtelijke
lichamen of de in artikel 1 a, eerste lid onder c en d, en het tweede lid be ioelde
bestuursorganen;
c. opsporing en vervolging van strafbare feiten;
d. inspectie, controle en toezicht door overheidsorganen;
e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
f. het belang dat geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen ~ an de
informatie;
g. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangeleg ~nheid
betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel derden.
3. Het tweede lid, aanhef en onder b, is van toepassing op het verstrekken van milieu-
informatie voor zover deze handelingen betreft met een vertrouwelijk k~ rakter.
4. Het tweede lid, aanhef en onder g, is niet van toepassing op het verstrekken van milieu-
informatie. Het verstrekken van deze informatie ingevolge deze wet kan achterwege blijven
voor zover het gegevens betreft waarvan openbaarmaking aantasting van het milieu
waarschijnlijker zou maken.