Dit is een bijlage die opent in hetzelfde venster 'Wob-verzoek inzake geheimhoudingsprocedure en geheime documenten'.


 
 
 
 
Procedures geheimhouding 
Handreiking 
 
 
 
 
 
 
Griffie & Concernstaf / JZ 
            2018 
 

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 12  
 
 
Inhoud 
 
Aanleiding ................................................................................................ 1 
 
1.1 Waarom moet zorgvuldig worden omgegaan met geheimhouding?
 ............................................................................................................. 1 

 
1.2 Wat is het juridisch kader voor het opleggen, bekrachtigen en 
opheffen van geheimhouding? ............................................................ 1 

 
2 Opleggen van geheimhouding ............................................................. 1 
 
2.1 Wie kunnen geheimhouding opleggen? ........................................ 1 
 
2.2 Voor wie geldt de geheimhouding? ............................................... 1 
2.3 Aan welke eisen moet geheimhouding voldoen? .......................... 1 
 
2.4 Wat is het verschil tussen ‘vertrouwelijk’ en ‘geheim’.................... 6 
 
2.5 Hoelang blijft de geheimhouding voortduren? ............................... 6 
 
3 Bekrachtigen van geheimhouding ........................................................ 6 
3.1 Wat is het bekrachtigen van geheimhouding? .............................. 6 
 
3.2 Welke uitzonderingen zijn er op het bekrachtigen van de 
 
geheimhouding .................................................................................... 6 
4 Opheffen geheimhouding ..................................................................... 6 
 
4.1 Wie kan de geheimhouding opheffen? .......................................... 6 
 
5 Werkafspraken in Enschede................................................................. 7 
 
5.1 Welke gemeentelijke procedures zijn er voor het opleggen, 
bekrachtigen en opheffen van geheimhouding in Enschede? ............ 7 

 
5.2 Welke gemeentelijke verbeteringen worden verder in gang gezet?
 
 ............................................................................................................. 8 
 
5.3 Communicatie .............................................................................. 11 
 





Aanleiding 
Daarnaast kunnen het college, de burgemeester en (de voorzitter van) een 
De bestuurlijke driehoek heeft in oktober 2017 de opdracht gegeven om 
commissie geheimhouding opleggen op de inhoud van stukken die zijn 
een aantal documenten te actualiseren. Denk aan reglementen van orde, 
overgelegd.  
regels over informatievoorziening etc. Daarnaast is de opdracht gegeven 
 2.2 Voor wie geldt de geheimhouding?  
om de procedures van oplegging, bekrachtiging en opheffing van 
De geheimhouding geldt voor ‘al en’ die bij de behandeling aanwezig 
geheimhouding in de praktijk te verbeteren. Het raadspresidium heeft op 3 
waren en voor allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen. 
november 2017 positief gereageerd op een voorstel werkafspraken 
De geheimhouding geldt daarmee ook voor de burgemeester, 
geheimhouding van de raadsgriffier. In het kernteam is afgesproken deze 
commissielid-niet-raadslid, deskundigen en ambtenaren die kennis kunnen 
werkafspraken nader uit te werken. 
nemen van de stukken. De geheimhouding over hetgeen is behandeld 
1.1 Waarom moet zorgvuldig worden omgegaan met geheimhouding?  
tijdens de besloten vergadering moet tijdens die besloten vergadering 
Het opleggen van geheimhouding kan de vrijheid van meningsuiting en het 
worden opgelegd. Na deze besloten vergadering is het niet mogelijk om 
doelmatig handelen van het gemeentebestuur beperken. Bovendien kan 
over het behandelde alsnog geheimhouding op te leggen.  
de samenleving niet beschikken over geheime informatie waardoor hij het 
 
gemeentebestuur minder goed kan controleren.  
Daarnaast kunnen het college van B en W, de burgemeester of (de 
voorzitter van) een commissie geheimhouding opleggen op stukken die zij 
1.2 Wat is het juridisch kader voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen 
overleggen aan een ander orgaan, waaronder het college, een commissie 
van geheimhouding?  
of de gemeenteraad.  
Het kader voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van 
2.3 Aan welke eisen moet geheimhouding voldoen?  
geheimhouding wordt gevormd door de Grondwet, de Gemeentewet, de 
 
Algemene wet bestuursrecht (Awb), de Wet openbaarheid van bestuur 
als genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid bestuur (Wob), maar 
(Wob) en de jurisprudentie daarover.  
hoeft niet te worden opgelegd.  
 
 een 
Specifieke punten zijn op lokaal niveau in Enschede nader uitgewerkt in 
besloten vergadering moet in dezelfde vergadering worden genomen.  
onder meer het Reglement van Orde voor de raad van Enschede 2014 en 
 
de Verordening op de stedelijke commissie en de stadsdeelcommissies 
2005 (beide stukken worden Q1 2018 geactualiseerd). 
van vermelding dat het stuk geheim is of de woordkeuze die daarvoor 
2 Opleggen van geheimhouding  
wordt gebruikt is van ondergeschikt belang.  
 
2.1 Wie kunnen geheimhouding opleggen?  
 
Het college van B en W, (de voorzitter van) een commissie of de 
 
gemeenteraad kunnen binnen het eigen orgaan geheimhouding opleggen 
 
over hetgeen in een vergadering met gesloten deuren is behandeld. 
 

 

Achtergrond  
Dubbel werk bij een Wob-verzoek kan dus worden voorkomen wanneer de 
Geheimhouding kan alleen worden opgelegd op grond van een belang als 
opgelegde geheimhouding en de daarbij behorende motivering zich zoveel 
genoemd in artikel 10 van de Wob. Dit betekent echter niet dat het 
mogelijk beperkt tot onderdelen van een stuk.  
gemeentebestuur verplicht is om geheimhouding op te leggen als aan één 
Bovendien wordt hiermee de transparantie en openbaarheid van het 
van deze gronden is voldaan. Het gemeentebestuur heeft op dit punt 
openbaar bestuur gediend.  
beleidsvrijheid. Het opleggen van geheimhouding op stukken is alleen 
 
mogelijk wanneer een stuk niet eerder openbaar is geweest. Is het stuk 
Uit recente jurisprudentie (23 november 2016 Afdeling 
een stuk eenmaal openbaar gemaakt, dan blijft dit stuk naar het oordeel 
bestuursrechtspraak) is gebleken dat een verzoek om openbaarmaking 
van de bestuursrechter openbaar.  
van documenten waarop geheimhouding is gelegd, altijd tevens moet 
 
worden opgevat als verzoek om opheffing van die geheimhouding. 
Om onduidelijkheden en bewijsproblemen te voorkomen heeft het de 
 
voorkeur de opgelegde geheimhouding te vermelden op het stuk. Een 
Voor de burgemeester is nog een bijzondere rol weggelegd als het gaat 
vermelding op het stuk is echter geen harde voorwaarde om de 
om opleggen van geheimhouding. Hij is verplicht om er serieus op toe te 
geheimhouding te doen gelden. Belangrijk is dat het voor de 
zien of niet ten onrechte door het college van B en W wordt besloten tot 
geadresseerde duidelijk is dat er een geheimhoudingsplicht is opgelegd en 
geheimhouding. Aanvullend is voor de gemeente Enschede bepaald dat 
ten aanzien van welke stukken deze geheimhoudingsplicht geldt. Zo kan 
vóór de afloop van de besloten raadsvergadering de gemeenteraad beslist 
worden volstaan door het geheime stuk te laten vergezellen van een brief 
of geheimhouding zal worden opgelegd over hetgeen tijdens deze 
met in de aanhef ‘persoonlijk en geheim’, waarbij in die brief staat vermeld 
besloten vergadering is behandeld. Wordt geheimhouding opgelegd dan 
dat is besloten aan de ontvanger ervan geheimhouding op te leggen ten 
bevestigt de voorzitter van de gemeenteraad dit via een geheim schrijven 
aanzien van (een deel) het bijgesloten stuk.  
binnen 24 uren aan de leden van de gemeenteraad. Om de 
 
geheimhouding te waarborgen mag een gemeenteraadslid een stuk 
Het opleggen van geheimhouding is een besluit in de zin van de Awb. Dit 
waarop geheimhouding is opgelegd alleen inzien bij de griffie. Bovendien 
betekent dat gemotiveerd moet worden waarom geheimhouding wordt 
worden notulen van een besloten vergadering niet openbaar gemaakt, 
opgelegd. Onduidelijk is op welk niveau de geheimhouding gemotiveerd 
tenzij de raad(scommissie) anders beslist.  
moet worden. Kan worden volstaan met een motivering voor een set aan 
 
stukken, voor een individueel stuk of moet op alineaniveau worden 
 
gemotiveerd waarom die passage niet in de openbaarheid mag komen? 
 
De wet en de jurisprudentie geven hier nog geen duidelijkheid over. Wel is 
 
duidelijk dat als de geheimhouding wordt opgeheven, het stuk daarmee 
 
Wob-baar is. In dat geval dient wel concreet gemotiveerd te worden 
 
waarom een document of onderdeel daarvan niet openbaar gemaakt kan 
 
worden. In een enkel geval is in de jurisprudentie bepaald dat documenten 
 
met uitzondering van één of enkele volzinnen openbaar gemaakt moest 
 
worden.  

 

In onderstaande het opleggen van geheimhouding vanuit het ‘zendende’ 
Ad 1 Ook mondelinge informatie kan onder geheimhouding vallen. De 
bestuursorgaan schematisch weergegeven: 
geheimhouding over die informatie hoeft niet bekrachtigd te worden 
 
aangezien het niet gaat om stukken. Wel moet er worden beslist over 
Overleggen van 
… de raad 
… het college 
… een 
opheffing. 
stukken aan een 
commissie 
 
ander orgaan 
Ad 2 Op grond van artikel 25 lid 2 Gemeentewet kan ook informatie onder 
met verplichting 
geheimhouding worden verstrekt aan leden van de raad. Hier geldt ook 
tot 
geen bekrachtigingseis. 
geheimhouding 
Die eis geldt alleen bij oplegging aan de raad als orgaan. Hier moet wel 
Door het college 
Door het college, 
Door het college, 
Het college, aan 
worden uitgekeken dat de bekrachtigingseis niet wordt ontweken door alle 
aan… 
aan de raad: op 
aan zichzelf: op 
een commissie: 
raadsleden zelfde geheime informatie te geven. Dan is de facto sprake van 
grond van artikel 
grond van artikel 
op grond van 
de raad.  
25 lid 2. 
55 lid 2. 
artikel 86 lid 2. 
 
Op de hierna volgende pagina het Schema opleggen, bekrachtigen en 
Door een 
Door een 
Door een 
Door een 
opheffen geheimhouding (stukken) volgend uit de artikelen 25, 55 en 86 
commissie aan…  commissie, aan 
commissie aan 
commissie aan 
van de Gemeentewet. 
de raad: op grond 
het college: op 
zichzelf: op grond 
 
van artikel 25 lid 
grond van artikel 
van artikel 86 lid 
 
2. 
55 lid 2. 
2. 
 
Door de 
Door de 
Door de 
Door de 
 
burgemeester 
burgemeester, 
burgemeester, 
burgemeester, 
 
aan… 
aan de raad: op 
aan het college: 
aan een 
 
grond van artikel 
op grond van 
commissie: op 
 
25 lid 2. 
artikel 55 lid 2. 
grond van artikel 
 
86 lid 2. 
 
 
 
 
Bijzondere aandacht verdienen de situaties waarin: 
 
1.   
Mondelinge informatie wordt verstrekt onder geheimhouding en; 
 
2.   
geheime informatie wordt verstrekt aan raadsleden op grond van 
 
artikel 25 lid 2 Gemeentewet; 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
DOOR 
AAN 
BEKRACHTIGING 
BEVOEGD TOT OPHEFFEN 
Opgelegd door college 
College 
Niet nodig. Als het college zich echter m.b.t. een schriftelijk 
College. Als het college zich echter m.b.t. de geheime informatie 
stuk tot de raad richt, dient de raad de geheimhouding te 
(schriftelijk of mondeling) tot de raad heeft gericht, is alleen de raad 
bekrachtigen.  
nog bevoegd. 
 
Commissie 
Niet nodig. Tenzij de commissie het stuk alsnog aan de raad 
College of raad. Als het stuk aan de raad is voorgelegd, is alleen 
voorlegt, dan dient de raad te bekrachtigen. 
de raad nog bevoegd. 
 
Raad  
Door de raad, in eerstvolgende vergadering die door meer 
Raad 
dan de helft van de leden wordt bezocht. 
Opgelegd door 
College 
Niet nodig.  
Burgemeester of raad. Als het college zich m.b.t. het stuk tot de 
burgemeester 
raad heeft gericht, is alleen de raad nog bevoegd. 
 
Commissie 
Niet nodig. Tenzij de commissie het stuk alsnog aan de raad 
Burgemeester of raad. Vanaf het moment van bekrachtigen is 
voorlegt, dan dient de raad te bekrachtigen. 
alleen de raad bevoegd. 
 
Raad 
Door de raad, in eerstvolgende vergadering die door meer 
Raad 
dan de helft van de leden wordt bezocht. 
Opgelegd door 
Commissie 
Niet nodig 
Voorzitter of raad. Als de commissie zich m.b.t. het stuk tot de raad 
commissievoorzitter  
heeft gericht, is alleen de raad nog bevoegd. 
Opgelegd door 
College 
Niet nodig 
Commissie of raad. Als het college zich m.b.t. het stuk tot de raad 
commissie 
heeft gericht, is alleen de raad nog bevoegd. 
 
Commissie 
Niet nodig 
Commissie. Als de commissie zich m.b.t. het stuk tot de raad heeft 
gericht, is alleen de raad nog bevoegd. 
 
Raad 
Door de raad, in eerstvolgende vergadering die door meer 
Raad 
dan de helft van de leden wordt bezocht 
Opgelegd door raad 
Raad 
Niet nodig 
Raad 




Bekrachtiging kan met een gewone meerderheid, op voorwaarde dat 
2.4 Wat is het verschil tussen ‘vertrouwelijk’ en ‘geheim’  
minimaal de helft van het aantal zitting hebbende leden ter vergadering 
De Circulaire Wettelijke regeling inzake geheimhouding d.d. 29 april 2016 
aanwezig is. Het opleggen van geheimhouding met terugwerkende kracht 
geeft aan dat de term vertrouwelijk moet worden vermeden in de 
is niet mogelijk. 
bestuurlijke praktijk. Deze term komt niet voor in de Gemeentewet en in de 
Wob. Alleen schending van geheimhouding is strafbaar gesteld. Om 
3.2 Welke uitzonderingen zijn er op het bekrachtigen van de geheimhouding  
helderheid te hebben over het karakter van stukken geniet het de voorkeur 
De gemeenteraad hoeft in de volgende situaties de geheimhouding niet te 
alleen de term geheimhouding te gebruiken. 
bekrachtigen:  
tukken die niet ter kennisneming komen van de gemeenteraad, maar 
2.5 Hoelang blijft de geheimhouding voortduren?  
bijvoorbeeld alleen van individuele raadsleden (eventueel in 
Hoofdregel is dat de opgelegde geheimhouding blijft voortduren totdat het 
raadscommissieverband). Het college beslist in die situatie wanneer het 
orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd deze weer opheft. Wanneer 
geheimhoudingskarakter vervalt. 
echter het college, de burgemeester of een commissie de gemeenteraad 
e bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de 
geheimhouding oplegt op stukken, beslist de gemeenteraad over het 
gemeenteraad vallen, bv die van een gemeenschappelijke regeling.  
opheffen van de geheimhouding en niet langer het orgaan dat de 
 
geheimhouding heeft opgelegd. Dit geldt ook in het geval dat het college of 
een commissie zichzelf geheimhouding heeft opgelegd en de raad daarin 
geheimhouding heeft opgelegd. 
kent. In die situatie is alleen de raad nog bevoegd om de geheimhouding 
op te heffen en niet langer het college dat of de commissie die 
4 Opheffen geheimhouding  
geheimhouding oorspronkelijk had opgelegd. Dit heeft betrekking op alle 
vormen van informatie, dus ook op niet-schriftelijke informatie.  
4.1 Wie kan de geheimhouding opheffen?  
Het primaat over (het opheffen van) geheimhouding ligt bij de 
3 Bekrachtigen van geheimhouding  
gemeenteraad. Hoofdregel is dat het orgaan dat de geheimhouding heeft 
opgelegd deze weer kan opheffen. Wanneer echter het college, de 
3.1 Wat is het bekrachtigen van geheimhouding?  
burgemeester of een commissie de gemeenteraad geheimhouding oplegt 
De gemeenteraad moet zelf beslissen of de opgelegde geheimhouding 
op stukken, beslist de gemeenteraad over het opheffen van de 
voortduurt. Met andere woorden: de door anderen opgelegde 
geheimhouding en niet langer het orgaan dat de geheimhouding heeft 
geheimhouding op stukken aan de gemeenteraad heeft een voorlopig 
opgelegd. Dit geldt ook in het geval dat het college of een commissie 
karakter. Bekrachtigt de gemeenteraad de door anderen opgelegde 
zichzelf geheimhouding heeft opgelegd en de raad daarin kent. In die 
geheimhouding op stukken niet in de eerstvolgende vergadering, dan 
situatie is alleen de raad nog bevoegd om de geheimhouding op te heffen 
vervalt de opgelegde geheimhouding. Het vervallen van de geheimhouding 
en niet langer het college dat of de commissie die geheimhouding 
betekent echter niet dat informatie (direct) openbaar is. Afgewogen moet 
oorspronkelijk had opgelegd. Dit heeft betrekking op alle vormen van 
worden of op grond van de uitzonderingsgronden van de Wob informatie 
informatie, dus ook op niet-schriftelijke informatie.  
niet verstrekt mag worden.  

Ook als de geheimhouding is opgelegd aan een raadscommissie of aan 
2 Het eerste lid is mede van toepassing op instellingen en daartoe behorende of 
individuele raadsleden bestaat de mogelijkheid om de geheimhouding door 
daarvoor werkzame personen die door een bestuursorgaan worden betrokken bij 
de raad te laten opheffen. Hiertoe moet de commissie respectievelijk de 
de uitvoering van zijn taak, en op instellingen en daartoe behorende of daarvoor 
werkzame personen die een bij of krachtens de wet toegekende taak uitoefenen.  

individuele raadsleden wel een verzoek bij de gemeenteraad indienen om 
 
de geheimhouding op te heffen.  
Collegevergadering en besluitenlijst 
 
Artikel 54 Gemeentewet bepaalt dat de vergaderingen van het college met 
De geheimhoudingsplicht kan door de raad alleen maar worden 
gesloten deuren worden gehouden, voor zover het college niet anders  
opgeheven indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden 
heeft bepaald. Binnen deze besloten vergadering bespreekt het college 
de vergadering bezoekt. Specifiek voor de Enschedese situatie is bepaald 
zaken ter beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming.  
dat de geheimhouding alleen tijdens een besloten vergadering kan worden 
Op dit moment kennen het Reglement van orde collegevergadering (2002) 
opgeheven en dat wordt overlegd met het orgaan dat de geheimhouding 
en de Nota invulling actieve informatieplicht (college; 2012) en de Regeling 
heeft opgelegd.  
inlichtingenplicht (raad; 2002) de afspraak dat er twee besluitenlijsten 
5 Werkafspraken in Enschede 
worden opgemaakt; een openbare en een niet openbare lijst. Ook kent het 
college tot op heden de figuur van de gesloten envelop. Hier worden 
5.1 Welke gemeentelijke procedures zijn er voor het opleggen, bekrachtigen 
vertrouwelijke stukken mee aangeduid, waarop geen geheimhouding rust. 
en opheffen van geheimhouding in Enschede?  
 
Op grond van het geactualiseerde Reglement van Orde 
Eén integrale procedure voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van 
collegevergadering (13 maart 2018 vastgesteld) geldt het volgende. De 
geheimhouding ontbreekt in Enschede.  
agenda met alle bijlagen, die aan het college wordt overgelegd tijdens de 
  
vergadering is geheim tenzij en totdat het college besluit dat de inhoud van 
Achtergrond  
de agendapunten openbaar is. Deze oplegging van geheimhouding wordt 
De medewerkers van de gemeente Enschede zijn zelf verantwoordelijk 
geacht bij aanvang van iedere vergadering te geschieden. Na 
voor de beslissing om informatie te classificeren als geheim en de wijze 
besluitvorming wordt aangegeven welke documenten openbaar kunnen 
waarop ze dat procedureel borgen in het besluitvormingsproces. Nog 
worden en welke als geheim geclassificeerd blijven en waarop 
voordat er sprake is van een bestuursorgaan en het bijbehorende 
geheimhouding wordt opgelegd. Hierbij wordt in de praktijk aansluiting 
geheimhoudingsregime, zijn ambtenaren gebonden aan artikel 2:5 Awb. 
gezocht bij de geheimhoudingsartikelen van de Gemeentewet en bij de 
 
Wob.  
Artikel 2:5 Awb: 
 
1 Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan 
en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke 

Er volgt vervolgens 1 besluitenlijst, welke wordt aangeboden aan de raad 
karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde 
en wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website. De term gesloten 
van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een 
enveloppe verdwijnt. Een voorstel is ofwel openbaar, uitgesteld openbaar 
geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, 
of blijft geheim totdat de geheimhouding wordt opgeheven.  
behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit 
 
zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.  

 

Om de medewerkers te ondersteunen in deze verandering, zal de 
Toetsing wettelijke grondslag oplegging en motivering 
invulinstructie van college- en raadsvoorstellen worden aangevuld met 
 
informatie over wanneer artikel 10 Wob van toepassing is. Daarnaast heeft 
Toetsingscommissie ten behoeve van het college  
de afdeling Juridische Zaken de Hand-out artikel 10 Wet openbaarheid van 
Voordat een geheim voorstel op de agenda van het college van B&W komt 
bestuur ter beschikking gesteld via IntEns om de collega’s te ondersteunen 
te staan, wordt het eerst gescreend door de voorzitter van de 
bij het motiveren waarom één of meerdere gronden uit art. 10 Wob van 
toetsingscommissie (loco-gemeentesecretaris).  
toepassing zijn.  
Screening vindt plaats aan de hand van de criteria die zijn opgenomen in 
 
de invulinstructies bij het agendaformulier collegevoorstel. 
Digitale ondersteuning besluitvormingsproces en 
 
informatievoorziening van college naar raad. 
Toetsing ten behoeve van de raad(commissies)  
Corsa & I-babs 
De raadsgriffie screent alle door het college aangeboden raadsvoorstellen 
Corsa is een digitaal systeem dat het hele proces van bestuurlijke 
voor de gemeenteraads- en commissievergaderingen. De raadsgriffie  
besluitvorming ondersteunt. Uitgangspunt is dat elk stuk voor bestuurlijke 
beoordeelt deze stukken op bestuurlijke en juridische aspecten en of het 
besluitvorming wordt ingebracht in Corsa en I-babs dossier.  
stuk aan alle criteria voldoet om gepubliceerd te worden via 
 
www.raad053.nl (relatie traject RIS en BIS)  en het Gemeenteblad. Ook 
De keuze voor geheimhouding brengt met zich dat de inhoud van het 
toetst de raadsgriffie de opgelegde geheimhouding inhoudelijk en houdt 
(deel)dossier en het stuk geheim blijft, totdat een besluit wordt genomen 
bij, samen met de Concernstaf, wanneer de geheimhouding moet worden 
om de geheimhouding op te heffen en de inhoud openbaar te maken.  
opgeheven.  
 
 
 5.2 Welke gemeentelijke verbeteringen worden verder in gang gezet?  
 
 
 
Om de procedures correct, eenduidig en integraal toe te passen, heeft de 
 
bestuurlijke driehoek de volgende afspraken gemaakt: 
 
 
 
1. De Gemeentewet kent maar één smaak: geheim 
 
Formeel kent de Gemeentewet twee mogelijkheden: openbaar of geheim
 
Andere wetten spreken over vertrouwelijk. De dreiging van strafrechtelijke 
 
vervolging is bij het naar buiten brengen van vertrouwelijke informatie niet 
 
van toepassing. 
 
Afspraak: Het college gebruikt voor documenten die aan de raad, 
 
raadscommissies of leden van de raad worden overlegd en die niet 
 
openbaar mogen worden, de term ‘geheim’. De term vertrouwelijk wordt 
 
niet meer gebruikt in de aanbieding van documenten door het college aan 
 
de raad, raadscommissies of leden van de raad. 

 

2. De kenbaarheid (wettelijke grondslag) en motivering van de 
5. Beschikbaarheid geheime stukken voor de raadsleden 
redenen voor het opleggen van geheimhouding 
De geheime stukken worden voor een bepaalde periode ter inzage gelegd 
Het is in het belang van een openbaar en transparant bestuur dat 
in het betreffende kastje bij de griffie. Zodra de raad de geheimhouding op 
geheimhouding niet lichtvaardig wordt opgelegd. Een enkele verwijzing 
de stukken heeft bekrachtigd kunnen stukken onder het college worden 
naar het belang uit artikel 10 Wob  is niet voldoende reden tot 
bewaard. Indien het stukken betreft die onder art. 55 Gemeentewet aan de 
geheimhouding. Voor diegenen aan wie geheimhouding wordt opgelegd, 
raad worden aangeboden, blijven deze in het kastje totdat de raad de 
moet het kenbaar zijn waarom een document geheim dient te blijven. Dit is 
geheimhouding opheft of de functionaliteit van die passieve 
mede van belang in de situatie waarin het opleggen van de 
terinzagelegging door de tijd is verlopen. 
geheimhouding door de raad bekrachtigd moet worden. Voorkomen moet 
Afspraak: de raadsgriffie bewaakt dat geheime stukken (art. 25, 55 resp. 
worden dat de raad een voorlopig opgelegde geheimhoudingsplicht niet 
86 Gemeentewet) ter inzage liggen in het betreffende kastje bij de griffie,  
bekrachtigt omdat hij geen of onvoldoende kennis draagt van de redenen 
en ziet ook toe op de functionele termijnen van bewaring in dat kastje en 
daarvoor. 
op het feit dat het maken van kopieën verboden is. 
Afspraak: Het college vermeldt zowel de wettelijke grondslag als de 
 
inhoudelijke motivering voor de geheimhouding op de stukken die hij als 
6. Mondelinge informatie 
geheim aan de raad aanbiedt. 
Wij definiëren hoe we met mondelinge informatie omgaan.  
 
 
3. Voorkeursregel: hoofddocumenten openbaar, bijlagen geheim 
  Embargo (uitgesteld openbaar) 
Gestreefd dient te worden naar het zoveel mogelijk scheiden van de 
Definitie uit de Van Dale: Onder embargo wordt verstaan het verbod om tot 
openbare informatie in het hoofddocument en de geheime informatie in 
een bepaalde datum te publiceren uit gegeven informatie.  
bijlage(n). 
De raadsleden kunnen onder embargo kennisnemen van mondelinge 
Afspraak: Bij omvangrijke documenten geldt de voorkeursregel dat het 
informatie van het college. Hiervan kan gebruik worden gemaakt in 
hoofddocument openbaar wordt en de geheime informatie in bijlage(n) bij 
situaties waarin het college bepaalde informatie allereerst aan de Raad of 
het hoofddocument wordt vastgelegd. 
aan een raadscommissie wil verstrekken, alvorens de informatie algemeen 
 
bekend wordt. In een dergelijke situatie kan afgesproken worden dat de 
4. Herkenbaarheid geheime documenten 
leden zich aan een embargo houden, dat per definitie kortdurend en 
Geheime documenten moeten als zodanig duidelijk herkenbaar zijn. De 
tijdelijk is. Het opleggen van geheimhouding is niet noodzakelijk.  
Gemeentewet schrijft voor dat op de documenten melding wordt gemaakt 
 
van het geheime karakter. Een vermelding op het stuk is echter geen 
  Geheim 
harde voorwaarde om de geheimhouding te doen gelden. 
Indien echter wel geheimhouding wordt gewenst op mondeling ingebrachte 
Afspraak: Iedere pagina van een geheim document wordt door het college 
informatie, dan gebeurt dat tijdens de betreffende vergadering. In die 
voorzien van de aanduiding ‘geheim’ in kapitalen en 18 punts lettergrootte. 
vergadering achter gesloten deuren wordt deze geheimhouding aan het 
Ook via de digitale weg moeten waarborgen voor geheimhouding worden 
begin van de vergadering opgelegd, zodat het collegelid de zekerheid van 
ingebouwd.  
de geheimhouding heeft voordat hij de informatie inbrengt.  
 

 

Indien het een informele bijeenkomst is (dus geen raad of 
  Overleg in fracties mogelijk 
commissievergadering) kan de geheimhouding door het college of de 
Overleg tussen fractiegenoten over aldus verstrekte mondelinge geheime 
burgemeester op grond van art 55 Gemeentewet worden opgelegd. Hierbij 
informatie is mogelijk met hen die behoren tot de zogenaamde ‘kring van 
wordt de mogelijkheid geboden aan aanwezigen om te vertrekken indien 
geadresseerden’. Behoudens in enkele bijzondere situaties hebben alle 
zij zich niet aan deze geheimhouding wensen te houden. Tegelijk wordt 
raadsleden en alle commissieleden-niet raadslid zijnde, toegang tot de 
aan het eind van de vergadering de mogelijkheid aan de aanwezigen 
vergaderingen van de raad en raadscommissies en derhalve ook toegang 
geboden om exact te bepalen op welke gewisselde informatie de 
tot de verslagen van deze vergaderingen. Zij behoren tot de kring van 
geheimhouding concreet betrekking heeft. Dit om te voorkomen dat 
geadresseerden. Binnen deze kring is onderling overleg over de verstrekte 
raadsleden informatie die zij al hadden of anderszins konden verkrijgen, 
geheime informatie toegestaan, óók met hen die weliswaar niet aanwezig 
niet meer mogen delen omdat deze nu geheim zijn geworden omdat zij zijn 
waren bij de betreffende vergadering, maar wel van het verslag ervan  
ingebracht door het college of de burgemeester. Om te zorgen dat alle 
kennis hebben kunnen nemen. Op deze wijze wordt invulling gegeven aan 
raadsleden kennis kunnen nemen van de betreffende geheime informatie, 
het belangrijke uitgangspunt dat alle leden van de raad exact dezelfde 
wordt er altijd een – geheim - verslag van deze bijeenkomsten gemaakt. 
rechten hebben op inlichtingen van het college, geheim of niet. 
Dit – geheime – verslag ligt ter inzage voor alle raadsleden in het geheime 
 
kastje van de griffie. Deze geheimhouding wordt gerespecteerd tot de raad 
7. Bekrachtiging geheimhouding door de gemeenteraad. 
haar opheft. Deze werkwijze houdt de facto in dat de raad als geheel is 
De gemeenteraad kan de geheimhouding bekrachtigen die is opgelegd op 
geïnformeerd en zal de raad de geheimhouding moeten bekrachtigen. 
documenten die door het college, de burgemeester of een commissie 
 
onder (voorlopige) geheimhouding aan de raad zijn overgelegd. Doet de 
  Altijd een verslag 
raad dit niet, dan vervalt de geheimhouding.  
Conform artikel 23 van de Gemeentewet wordt van een vergadering met 
Afspraak: De bekrachtiging van geheimhouding geschiedt als volgt: 
gesloten deuren een afzonderlijk (audio)verslag opgemaakt, dat niet 
· De bekrachtiging van geheimhouding van documenten die door het 
openbaar wordt gemaakt tenzij de raad anders beslist.  
college of de burgemeester onder (voorlopige) geheimhouding worden 
Zodra geheimhouding geldt voor uitsluitend mondeling gewisselde 
overgelegd aan de raad, wordt op de agenda van de eerstvolgende 
informatie, is een verslag het enige middel om achteraf openbaarheid te 
vergadering van de raad geplaatst door middel van een concreet 
kunnen verstrekken.  
raadsvoorstel van het betreffende bestuursorgaan. 
 
· Tijdens de behandeling in de raad kunnen raadsleden de reden voor 
  WOB is van toepassing bij opleggen geheimhouding 
geheimhouding ter discussie stellen. Dit vormt een agendapunt voor de 
mondelinge informatie 
vergadering. Alvorens dit agendapunt aan de orde is, worden de deuren 
Bij het opleggen van de geheimhouding dient het college of het individuele 
van de zaal gesloten. 
lid van het college één van de gronden van artikel 10 van de WOB in te 
. Een lid van de raad kan een voorstel tot wijziging van bekrachtiging 
roepen. 
indienen bij wijze van amendement. Dit amendement krijgt een reguliere 
 
behandeling in de besloten vergadering. 
 
. Het besluit van de raad wordt openbaar gemaakt nadat de deuren van de 
 
zaal weer zijn geopend. 
10 
 

 
5.3 Communicatie 
9. Geheimhouding is altijd tijdelijk 
De volgende verbetermaatregelen worden de komende periode 
De wet kent enkele specifieke categorieën waarin geheimhouding aan een 
geïmplementeerd: 
wettelijke termijn is gebonden, met als voorbeeld de archiefstukken van 
 
een vertrouwenscommissie (deze blijven voor 75 jaar geheim).  
In het voorstel (dictum) tot opleggen geheimhouding1 moet in ieder geval 
Het spreekt voor zich dat in alle andere gevallen geheimhouding aan (veel) 
de volgende informatie worden opgenomen:  
kortere termijnen moet worden gekoppeld vanuit de basis van 
• Verwijzing naar de gronden uit artikel 10 van de Wet openbaarheid van 
openbaarheid.  
bestuur.  
Afspraak: De bestuursorganen van de gemeente Enschede dienen bij 
• Motivering waarom de stukken en/of de daarbij behorende voordracht 
besluit tot (bekrachtiging) geheimhouding altijd concreet te bepalen op 
(geheel of gedeeltelijk) geheim zijn.  
welke informatie de geheimhouding betrekking heeft en waar mogelijk 
• Duur van de geheimhouding.  
dient een concrete termijn te worden aangegeven tot wanneer een 
• Of geheimhouding geldt voor het gehele besluit (inclusief bijlagen) dan 
document geheim blijft. Het bestuursorgaan dat de geheimhouding oplegt 
wel een deel ervan.  
zal een lijst bijhouden. Voorstellen tot opheffing moeten jaarlijks worden 
• Of de stukken (of een deel daarvan) onder geheimhouding aan de 
aangeboden aan het bestuursorgaan dat geheimhouding heeft opgelegd 
raadscommissie en/of de raad moeten worden overlegd.  
dan wel bekrachtigd. Indien het om geheimhoudingen van de raad gaat, 
 
zal hierover ofwel in een besloten vergadering worden besloten dan wel 
De gemeentelijke organisatie wordt op de invoering van deze nieuwe 
via een hamerstuk. De behandeling van dit voorstel nemen wij op in de 
werkwijze voorbereid door voor de ambtenaren: 
jaaragenda van de raad. Op deze wijze wordt gegarandeerd dat informatie 
 • Advies over de omgang met geheime informatie via intEns en de 
waarop de raad geheimhouding heeft gevestigd, deze geheimhouding 
invulinstructie bestuursvoorstellen (college en raad) te geven; 
tenminste eens per jaar wordt heroverwogen. 
• Cursus schrijven bestuursvoorstel en aan te bieden via de Enschedese 
 
School, waarbij ook expliciet wordt ingegaan op het opleggen, laten 
Relatie Archiefwet 1995 
bekrachtigen en laten opheffen van geheimhouding. En voor de nieuwe 
In principe wordt een overheidsarchief na 20 jaar openbaar gemaakt. De 
raadsleden en collegeleden hiervoor aandacht te geven in het 
stukken gaan dan naar het Stadsarchief. Deze termijn kan soms worden 
introductieprogramma, als onderdeel van duiding actuele reglementen, 
verlengd tot 75 jaar na de datum van een individueel stuk of dossier, op 
vergaderwijze en dit soort gemeente wettelijke bijzonderheden. 
basis van de volgende drie gronden: 
◾De bescherming van de privacy van personen; 
◾Het belang van de Staat; 
◾Onterechte bevoor- of benadeling van personen of instanties; 
De Archiefwet voorziet in de mogelijkheid om toch inzage te krijgen in 
archief waarop een openbaarheidsbeperking rust. Dat kan als het belang 
van de beperking niet opweegt tegen het belang van de raadpleger.  
                                                           
1 Is opgenomen in toelichting agendaformulier. 
11