Procedures geheimhouding
Handreiking
Griffie & Concernstaf / JZ
2018
link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 12
Inhoud
Aanleiding ................................................................................................ 1
1.1 Waarom moet zorgvuldig worden omgegaan met geheimhouding?
............................................................................................................. 1
1.2 Wat is het juridisch kader voor het opleggen, bekrachtigen en
opheffen van geheimhouding? ............................................................ 1
2 Opleggen van geheimhouding ............................................................. 1
2.1 Wie kunnen geheimhouding opleggen? ........................................ 1
2.2 Voor wie geldt de geheimhouding? ............................................... 1
2.3 Aan welke eisen moet geheimhouding voldoen? .......................... 1
2.4 Wat is het verschil tussen ‘vertrouwelijk’ en ‘geheim’.................... 6
2.5 Hoelang blijft de geheimhouding voortduren? ............................... 6
3 Bekrachtigen van geheimhouding ........................................................ 6
3.1 Wat is het bekrachtigen van geheimhouding? .............................. 6
3.2 Welke uitzonderingen zijn er op het bekrachtigen van de
geheimhouding .................................................................................... 6
4 Opheffen geheimhouding ..................................................................... 6
4.1 Wie kan de geheimhouding opheffen? .......................................... 6
5 Werkafspraken in Enschede................................................................. 7
5.1 Welke gemeentelijke procedures zijn er voor het opleggen,
bekrachtigen en opheffen van geheimhouding in Enschede? ............ 7
5.2 Welke gemeentelijke verbeteringen worden verder in gang gezet?
............................................................................................................. 8
5.3 Communicatie .............................................................................. 11
Aanleiding
Daarnaast kunnen het college, de burgemeester en (de voorzitter van) een
De bestuurlijke driehoek heeft in oktober 2017 de opdracht gegeven om
commissie geheimhouding opleggen op de inhoud van stukken die zijn
een aantal documenten te actualiseren. Denk aan reglementen van orde,
overgelegd.
regels over informatievoorziening etc. Daarnaast is de opdracht gegeven
2.2 Voor wie geldt de geheimhouding?
om de procedures van oplegging, bekrachtiging en opheffing van
De geheimhouding geldt voor ‘al en’ die bij de behandeling aanwezig
geheimhouding in de praktijk te verbeteren. Het raadspresidium heeft op 3
waren en voor allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen.
november 2017 positief gereageerd op een voorstel werkafspraken
De geheimhouding geldt daarmee ook voor de burgemeester,
geheimhouding van de raadsgriffier. In het kernteam is afgesproken deze
commissielid-niet-raadslid, deskundigen en ambtenaren die kennis kunnen
werkafspraken nader uit te werken.
nemen van de stukken. De geheimhouding over hetgeen is behandeld
1.1 Waarom moet zorgvuldig worden omgegaan met geheimhouding?
tijdens de besloten vergadering moet tijdens die besloten vergadering
Het opleggen van geheimhouding kan de vrijheid van meningsuiting en het
worden opgelegd. Na deze besloten vergadering is het niet mogelijk om
doelmatig handelen van het gemeentebestuur beperken. Bovendien kan
over het behandelde alsnog geheimhouding op te leggen.
de samenleving niet beschikken over geheime informatie waardoor hij het
gemeentebestuur minder goed kan controleren.
Daarnaast kunnen het college van B en W, de burgemeester of (de
voorzitter van) een commissie geheimhouding opleggen op stukken die zij
1.2 Wat is het juridisch kader voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen
overleggen aan een ander orgaan, waaronder het college, een commissie
van geheimhouding?
of de gemeenteraad.
Het kader voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van
2.3 Aan welke eisen moet geheimhouding voldoen?
geheimhouding wordt gevormd door de Grondwet, de Gemeentewet, de
Algemene wet bestuursrecht (Awb), de Wet openbaarheid van bestuur
als genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid bestuur (Wob), maar
(Wob) en de jurisprudentie daarover.
hoeft niet te worden opgelegd.
een
Specifieke punten zijn op lokaal niveau in Enschede nader uitgewerkt in
besloten vergadering moet in dezelfde vergadering worden genomen.
onder meer het Reglement van Orde voor de raad van Enschede 2014 en
de Verordening op de stedelijke commissie en de stadsdeelcommissies
2005 (beide stukken worden Q1 2018 geactualiseerd).
van vermelding dat het stuk geheim is of de woordkeuze die daarvoor
2 Opleggen van geheimhouding
wordt gebruikt is van ondergeschikt belang.
2.1 Wie kunnen geheimhouding opleggen?
Het college van B en W, (de voorzitter van) een commissie of de
gemeenteraad kunnen binnen het eigen orgaan geheimhouding opleggen
over hetgeen in een vergadering met gesloten deuren is behandeld.
1
Achtergrond
Dubbel werk bij een Wob-verzoek kan dus worden voorkomen wanneer de
Geheimhouding kan alleen worden opgelegd op grond van een belang als
opgelegde geheimhouding en de daarbij behorende motivering zich zoveel
genoemd in artikel 10 van de Wob. Dit betekent echter niet dat het
mogelijk beperkt tot onderdelen van een stuk.
gemeentebestuur verplicht is om geheimhouding op te leggen als aan één
Bovendien wordt hiermee de transparantie en openbaarheid van het
van deze gronden is voldaan. Het gemeentebestuur heeft op dit punt
openbaar bestuur gediend.
beleidsvrijheid. Het opleggen van geheimhouding op stukken is alleen
mogelijk wanneer een stuk niet eerder openbaar is geweest. Is het stuk
Uit recente jurisprudentie (23 november 2016 Afdeling
een stuk eenmaal openbaar gemaakt, dan blijft dit stuk naar het oordeel
bestuursrechtspraak) is gebleken dat een verzoek om openbaarmaking
van de bestuursrechter openbaar.
van documenten waarop geheimhouding is gelegd, altijd tevens moet
worden opgevat als verzoek om opheffing van die geheimhouding.
Om onduidelijkheden en bewijsproblemen te voorkomen heeft het de
voorkeur de opgelegde geheimhouding te vermelden op het stuk. Een
Voor de burgemeester is nog een bijzondere rol weggelegd als het gaat
vermelding op het stuk is echter geen harde voorwaarde om de
om opleggen van geheimhouding. Hij is verplicht om er serieus op toe te
geheimhouding te doen gelden. Belangrijk is dat het voor de
zien of niet ten onrechte door het college van B en W wordt besloten tot
geadresseerde duidelijk is dat er een geheimhoudingsplicht is opgelegd en
geheimhouding. Aanvullend is voor de gemeente Enschede bepaald dat
ten aanzien van welke stukken deze geheimhoudingsplicht geldt. Zo kan
vóór de afloop van de besloten raadsvergadering de gemeenteraad beslist
worden volstaan door het geheime stuk te laten vergezellen van een brief
of geheimhouding zal worden opgelegd over hetgeen tijdens deze
met in de aanhef ‘persoonlijk en geheim’, waarbij in die brief staat vermeld
besloten vergadering is behandeld. Wordt geheimhouding opgelegd dan
dat is besloten aan de ontvanger ervan geheimhouding op te leggen ten
bevestigt de voorzitter van de gemeenteraad dit via een geheim schrijven
aanzien van (een deel) het bijgesloten stuk.
binnen 24 uren aan de leden van de gemeenteraad. Om de
geheimhouding te waarborgen mag een gemeenteraadslid een stuk
Het opleggen van geheimhouding is een besluit in de zin van de Awb. Dit
waarop geheimhouding is opgelegd alleen inzien bij de griffie. Bovendien
betekent dat gemotiveerd moet worden waarom geheimhouding wordt
worden notulen van een besloten vergadering niet openbaar gemaakt,
opgelegd. Onduidelijk is op welk niveau de geheimhouding gemotiveerd
tenzij de raad(scommissie) anders beslist.
moet worden. Kan worden volstaan met een motivering voor een set aan
stukken, voor een individueel stuk of moet op alineaniveau worden
gemotiveerd waarom die passage niet in de openbaarheid mag komen?
De wet en de jurisprudentie geven hier nog geen duidelijkheid over. Wel is
duidelijk dat als de geheimhouding wordt opgeheven, het stuk daarmee
Wob-baar is. In dat geval dient wel concreet gemotiveerd te worden
waarom een document of onderdeel daarvan niet openbaar gemaakt kan
worden. In een enkel geval is in de jurisprudentie bepaald dat documenten
met uitzondering van één of enkele volzinnen openbaar gemaakt moest
worden.
2
In onderstaande het opleggen van geheimhouding vanuit het ‘zendende’
Ad 1 Ook mondelinge informatie kan onder geheimhouding vallen. De
bestuursorgaan schematisch weergegeven:
geheimhouding over die informatie hoeft niet bekrachtigd te worden
aangezien het niet gaat om stukken. Wel moet er worden beslist over
Overleggen van
… de raad
… het college
… een
opheffing.
stukken aan een
commissie
ander orgaan
Ad 2 Op grond van artikel 25 lid 2 Gemeentewet kan ook informatie onder
met verplichting
geheimhouding worden verstrekt aan leden van de raad. Hier geldt ook
tot
geen bekrachtigingseis.
geheimhouding
Die eis geldt alleen bij oplegging aan de raad als orgaan. Hier moet wel
Door het college
Door het college,
Door het college,
Het college, aan
worden uitgekeken dat de bekrachtigingseis niet wordt ontweken door alle
aan…
aan de raad: op
aan zichzelf: op
een commissie:
raadsleden zelfde geheime informatie te geven. Dan is de facto sprake van
grond van artikel
grond van artikel
op grond van
de raad.
25 lid 2.
55 lid 2.
artikel 86 lid 2.
Op de hierna volgende pagina het Schema opleggen, bekrachtigen en
Door een
Door een
Door een
Door een
opheffen geheimhouding (stukken) volgend uit de artikelen 25, 55 en 86
commissie aan… commissie, aan
commissie aan
commissie aan
van de Gemeentewet.
de raad: op grond
het college: op
zichzelf: op grond
van artikel 25 lid
grond van artikel
van artikel 86 lid
2.
55 lid 2.
2.
Door de
Door de
Door de
Door de
burgemeester
burgemeester,
burgemeester,
burgemeester,
aan…
aan de raad: op
aan het college:
aan een
grond van artikel
op grond van
commissie: op
25 lid 2.
artikel 55 lid 2.
grond van artikel
86 lid 2.
Bijzondere aandacht verdienen de situaties waarin:
1.
Mondelinge informatie wordt verstrekt onder geheimhouding en;
2.
geheime informatie wordt verstrekt aan raadsleden op grond van
artikel 25 lid 2 Gemeentewet;
3
DOOR
AAN
BEKRACHTIGING
BEVOEGD TOT OPHEFFEN
Opgelegd door
college
College
Niet nodig. Als het college zich echter m.b.t. een schriftelijk
College. Als het college zich echter m.b.t. de geheime informatie
stuk tot de raad richt, dient de raad de geheimhouding te
(schriftelijk of mondeling) tot de raad heeft gericht, is alleen de raad
bekrachtigen.
nog bevoegd.
Commissie
Niet nodig. Tenzij de commissie het stuk alsnog aan de raad
College of raad. Als het stuk aan de raad is voorgelegd, is alleen
voorlegt, dan dient de raad te bekrachtigen.
de raad nog bevoegd.
Raad
Door de raad, in eerstvolgende vergadering die door meer
Raad
dan de helft van de leden wordt bezocht.
Opgelegd door
College
Niet nodig.
Burgemeester of raad. Als het college zich m.b.t. het stuk tot de
burgemeester
raad heeft gericht, is alleen de raad nog bevoegd.
Commissie
Niet nodig. Tenzij de commissie het stuk alsnog aan de raad
Burgemeester of raad. Vanaf het moment van bekrachtigen is
voorlegt, dan dient de raad te bekrachtigen.
alleen de raad bevoegd.
Raad
Door de raad, in eerstvolgende vergadering die door meer
Raad
dan de helft van de leden wordt bezocht.
Opgelegd door
Commissie
Niet nodig
Voorzitter of raad. Als de commissie zich m.b.t. het stuk tot de raad
commissievoorzitter
heeft gericht, is alleen de raad nog bevoegd.
Opgelegd door
College
Niet nodig
Commissie of raad. Als het college zich m.b.t. het stuk tot de raad
commissie
heeft gericht, is alleen de raad nog bevoegd.
Commissie
Niet nodig
Commissie. Als de commissie zich m.b.t. het stuk tot de raad heeft
gericht, is alleen de raad nog bevoegd.
Raad
Door de raad, in eerstvolgende vergadering die door meer
Raad
dan de helft van de leden wordt bezocht
Opgelegd door
raad
Raad
Niet nodig
Raad
Bekrachtiging kan met een gewone meerderheid, op voorwaarde dat
2.4 Wat is het verschil tussen ‘vertrouwelijk’ en ‘geheim’
minimaal de helft van het aantal zitting hebbende leden ter vergadering
De Circulaire Wettelijke regeling inzake geheimhouding d.d. 29 april 2016
aanwezig is. Het opleggen van geheimhouding met terugwerkende kracht
geeft aan dat de term vertrouwelijk moet worden vermeden in de
is niet mogelijk.
bestuurlijke praktijk. Deze term komt niet voor in de Gemeentewet en in de
Wob. Alleen schending van geheimhouding is strafbaar gesteld. Om
3.2 Welke uitzonderingen zijn er op het bekrachtigen van de geheimhouding
helderheid te hebben over het karakter van stukken geniet het de voorkeur
De gemeenteraad hoeft in de volgende situaties de geheimhouding niet te
alleen de term geheimhouding te gebruiken.
bekrachtigen:
tukken die niet ter kennisneming komen van de gemeenteraad, maar
2.5 Hoelang blijft de geheimhouding voortduren?
bijvoorbeeld alleen van individuele raadsleden (eventueel in
Hoofdregel is dat de opgelegde geheimhouding blijft voortduren totdat het
raadscommissieverband). Het college beslist in die situatie wanneer het
orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd deze weer opheft. Wanneer
geheimhoudingskarakter vervalt.
echter het college, de burgemeester of een commissie de gemeenteraad
e bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de
geheimhouding oplegt op stukken, beslist de gemeenteraad over het
gemeenteraad vallen, bv die van een gemeenschappelijke regeling.
opheffen van de geheimhouding en niet langer het orgaan dat de
geheimhouding heeft opgelegd. Dit geldt ook in het geval dat het college of
een commissie zichzelf geheimhouding heeft opgelegd en de raad daarin
geheimhouding heeft opgelegd.
kent. In die situatie is alleen de raad nog bevoegd om de geheimhouding
op te heffen en niet langer het college dat of de commissie die
4 Opheffen geheimhouding
geheimhouding oorspronkelijk had opgelegd. Dit heeft betrekking op alle
vormen van informatie, dus ook op niet-schriftelijke informatie.
4.1 Wie kan de geheimhouding opheffen?
Het primaat over (het opheffen van) geheimhouding ligt bij de
3 Bekrachtigen van geheimhouding
gemeenteraad. Hoofdregel is dat het orgaan dat de geheimhouding heeft
opgelegd deze weer kan opheffen. Wanneer echter het college, de
3.1 Wat is het bekrachtigen van geheimhouding?
burgemeester of een commissie de gemeenteraad geheimhouding oplegt
De gemeenteraad moet zelf beslissen of de opgelegde geheimhouding
op stukken, beslist de gemeenteraad over het opheffen van de
voortduurt. Met andere woorden: de door anderen opgelegde
geheimhouding en niet langer het orgaan dat de geheimhouding heeft
geheimhouding op stukken aan de gemeenteraad heeft een voorlopig
opgelegd. Dit geldt ook in het geval dat het college of een commissie
karakter. Bekrachtigt de gemeenteraad de door anderen opgelegde
zichzelf geheimhouding heeft opgelegd en de raad daarin kent. In die
geheimhouding op stukken niet in de eerstvolgende vergadering, dan
situatie is alleen de raad nog bevoegd om de geheimhouding op te heffen
vervalt de opgelegde geheimhouding. Het vervallen van de geheimhouding
en niet langer het college dat of de commissie die geheimhouding
betekent echter niet dat informatie (direct) openbaar is. Afgewogen moet
oorspronkelijk had opgelegd. Dit heeft betrekking op alle vormen van
worden of op grond van de uitzonderingsgronden van de Wob informatie
informatie, dus ook op niet-schriftelijke informatie.
niet verstrekt mag worden.
Ook als de geheimhouding is opgelegd aan een raadscommissie of aan
2 Het eerste lid is mede van toepassing op instellingen en daartoe behorende of
individuele raadsleden bestaat de mogelijkheid om de geheimhouding door
daarvoor werkzame personen die door een bestuursorgaan worden betrokken bij
de raad te laten opheffen. Hiertoe moet de commissie respectievelijk de
de uitvoering van zijn taak, en op instellingen en daartoe behorende of daarvoor
werkzame personen die een bij of krachtens de wet toegekende taak uitoefenen.
individuele raadsleden wel een verzoek bij de gemeenteraad indienen om
de geheimhouding op te heffen.
Collegevergadering en besluitenlijst
Artikel 54 Gemeentewet bepaalt dat de vergaderingen van het college met
De geheimhoudingsplicht kan door de raad alleen maar worden
gesloten deuren worden gehouden, voor zover het college niet anders
opgeheven indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden
heeft bepaald. Binnen deze besloten vergadering bespreekt het college
de vergadering bezoekt. Specifiek voor de Enschedese situatie is bepaald
zaken ter beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming.
dat de geheimhouding alleen tijdens een besloten vergadering kan worden
Op dit moment kennen het Reglement van orde collegevergadering (2002)
opgeheven en dat wordt overlegd met het orgaan dat de geheimhouding
en de Nota invulling actieve informatieplicht (college; 2012) en de Regeling
heeft opgelegd.
inlichtingenplicht (raad; 2002) de afspraak dat er twee besluitenlijsten
5 Werkafspraken in Enschede
worden opgemaakt; een openbare en een niet openbare lijst. Ook kent het
college tot op heden de figuur van de gesloten envelop. Hier worden
5.1 Welke gemeentelijke procedures zijn er voor het opleggen, bekrachtigen
vertrouwelijke stukken mee aangeduid, waarop geen geheimhouding rust.
en opheffen van geheimhouding in Enschede?
Op grond van het geactualiseerde Reglement van Orde
Eén integrale procedure voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van
collegevergadering (13 maart 2018 vastgesteld) geldt het volgende. De
geheimhouding ontbreekt in Enschede.
agenda met alle bijlagen, die aan het college wordt overgelegd tijdens de
vergadering is geheim tenzij en totdat het college besluit dat de inhoud van
Achtergrond
de agendapunten openbaar is. Deze oplegging van geheimhouding wordt
De medewerkers van de gemeente Enschede zijn zelf verantwoordelijk
geacht bij aanvang van iedere vergadering te geschieden. Na
voor de beslissing om informatie te classificeren als geheim en de wijze
besluitvorming wordt aangegeven welke documenten openbaar kunnen
waarop ze dat procedureel borgen in het besluitvormingsproces. Nog
worden en welke als geheim geclassificeerd blijven en waarop
voordat er sprake is van een bestuursorgaan en het bijbehorende
geheimhouding wordt opgelegd. Hierbij wordt in de praktijk aansluiting
geheimhoudingsregime, zijn ambtenaren gebonden aan artikel 2:5 Awb.
gezocht bij de geheimhoudingsartikelen van de Gemeentewet en bij de
Wob.
Artikel 2:5 Awb:
1 Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan
en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke
Er volgt vervolgens 1 besluitenlijst, welke wordt aangeboden aan de raad
karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde
en wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website. De term gesloten
van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een
enveloppe verdwijnt. Een voorstel is ofwel openbaar, uitgesteld openbaar
geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens,
of blijft geheim totdat de geheimhouding wordt opgeheven.
behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit
zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
7
Om de medewerkers te ondersteunen in deze verandering, zal de
Toetsing wettelijke grondslag oplegging en motivering
invulinstructie van college- en raadsvoorstellen worden aangevuld met
informatie over wanneer artikel 10 Wob van toepassing is. Daarnaast heeft
Toetsingscommissie ten behoeve van het college
de afdeling Juridische Zaken de Hand-out artikel 10 Wet openbaarheid van
Voordat een geheim voorstel op de agenda van het college van B&W komt
bestuur ter beschikking gesteld via IntEns om de collega’s te ondersteunen
te staan, wordt het eerst gescreend door de voorzitter van de
bij het motiveren waarom één of meerdere gronden uit art. 10 Wob van
toetsingscommissie (loco-gemeentesecretaris).
toepassing zijn.
Screening vindt plaats aan de hand van de criteria die zijn opgenomen in
de invulinstructies bij het agendaformulier collegevoorstel.
Digitale ondersteuning besluitvormingsproces en
informatievoorziening van college naar raad.
Toetsing ten behoeve van de raad(commissies)
Corsa & I-babs
De raadsgriffie screent alle door het college aangeboden raadsvoorstellen
Corsa is een digitaal systeem dat het hele proces van bestuurlijke
voor de gemeenteraads- en commissievergaderingen. De raadsgriffie
besluitvorming ondersteunt. Uitgangspunt is dat elk stuk voor bestuurlijke
beoordeelt deze stukken op bestuurlijke en juridische aspecten en of het
besluitvorming wordt ingebracht in Corsa en I-babs dossier.
stuk aan alle criteria voldoet om gepubliceerd te worden via
www.raad053.nl (relatie traject RIS en BIS) en het Gemeenteblad. Ook
De keuze voor geheimhouding brengt met zich dat de inhoud van het
toetst de raadsgriffie de opgelegde geheimhouding inhoudelijk en houdt
(deel)dossier en het stuk geheim blijft, totdat een besluit wordt genomen
bij, samen met de Concernstaf, wanneer de geheimhouding moet worden
om de geheimhouding op te heffen en de inhoud openbaar te maken.
opgeheven.
5.2 Welke gemeentelijke verbeteringen worden verder in gang gezet?
Om de procedures correct, eenduidig en integraal toe te passen, heeft de
bestuurlijke driehoek de volgende afspraken gemaakt:
1. De Gemeentewet kent maar één smaak: geheim
Formeel kent de Gemeentewet twee mogelijkheden:
openbaar of
geheim.
Andere wetten spreken over vertrouwelijk. De dreiging van strafrechtelijke
vervolging is bij het naar buiten brengen van vertrouwelijke informatie niet
van toepassing.
Afspraak: Het college gebruikt voor documenten die aan de raad,
raadscommissies of leden van de raad worden overlegd en die niet
openbaar mogen worden, de term ‘geheim’. De term vertrouwelijk wordt
niet meer gebruikt in de aanbieding van documenten door het college aan
de raad, raadscommissies of leden van de raad.
8
2. De kenbaarheid (wettelijke grondslag) en motivering van de
5. Beschikbaarheid geheime stukken voor de raadsleden
redenen voor het opleggen van geheimhouding
De geheime stukken worden voor een bepaalde periode ter inzage gelegd
Het is in het belang van een openbaar en transparant bestuur dat
in het betreffende kastje bij de griffie. Zodra de raad de geheimhouding op
geheimhouding niet lichtvaardig wordt opgelegd. Een enkele verwijzing
de stukken heeft bekrachtigd kunnen stukken onder het college worden
naar het belang uit artikel 10 Wob is niet voldoende reden tot
bewaard. Indien het stukken betreft die onder art. 55 Gemeentewet aan de
geheimhouding. Voor diegenen aan wie geheimhouding wordt opgelegd,
raad worden aangeboden, blijven deze in het kastje totdat de raad de
moet het kenbaar zijn waarom een document geheim dient te blijven. Dit is
geheimhouding opheft of de functionaliteit van die passieve
mede van belang in de situatie waarin het opleggen van de
terinzagelegging door de tijd is verlopen.
geheimhouding door de raad bekrachtigd moet worden. Voorkomen moet
Afspraak: de raadsgriffie bewaakt dat geheime stukken (art. 25, 55 resp.
worden dat de raad een voorlopig opgelegde geheimhoudingsplicht niet
86 Gemeentewet) ter inzage liggen in het betreffende kastje bij de griffie,
bekrachtigt omdat hij geen of onvoldoende kennis draagt van de redenen
en ziet ook toe op de functionele termijnen van bewaring in dat kastje en
daarvoor.
op het feit dat het maken van kopieën verboden is.
Afspraak: Het college vermeldt zowel de wettelijke grondslag als de
inhoudelijke motivering voor de geheimhouding op de stukken die hij als
6. Mondelinge informatie
geheim aan de raad aanbiedt.
Wij definiëren hoe we met mondelinge informatie omgaan.
3. Voorkeursregel: hoofddocumenten openbaar, bijlagen geheim
Embargo (uitgesteld openbaar)
Gestreefd dient te worden naar het zoveel mogelijk scheiden van de
Definitie uit de Van Dale: Onder embargo wordt verstaan het
verbod om tot
openbare informatie in het hoofddocument en de geheime informatie in
een bepaalde datum te publiceren uit gegeven informatie.
bijlage(n).
De raadsleden kunnen onder embargo kennisnemen van mondelinge
Afspraak: Bij omvangrijke documenten geldt de voorkeursregel dat het
informatie van het college. Hiervan kan gebruik worden gemaakt in
hoofddocument openbaar wordt en de geheime informatie in bijlage(n) bij
situaties waarin het college bepaalde informatie allereerst aan de Raad of
het hoofddocument wordt vastgelegd.
aan een raadscommissie wil verstrekken, alvorens de informatie algemeen
bekend wordt. In een dergelijke situatie kan afgesproken worden dat de
4. Herkenbaarheid geheime documenten
leden zich aan een embargo houden, dat per definitie kortdurend en
Geheime documenten moeten als zodanig duidelijk herkenbaar zijn. De
tijdelijk is. Het opleggen van geheimhouding is niet noodzakelijk.
Gemeentewet schrijft voor dat op de documenten melding wordt gemaakt
van het geheime karakter. Een vermelding op het stuk is echter geen
Geheim
harde voorwaarde om de geheimhouding te doen gelden.
Indien echter wel geheimhouding wordt gewenst op mondeling ingebrachte
Afspraak: Iedere pagina van een geheim document wordt door het college
informatie, dan gebeurt dat tijdens de betreffende vergadering. In die
voorzien van de aanduiding ‘geheim’ in kapitalen en 18 punts lettergrootte.
vergadering achter gesloten deuren wordt deze geheimhouding aan het
Ook via de digitale weg moeten waarborgen voor geheimhouding worden
begin van de vergadering opgelegd, zodat het collegelid de zekerheid van
ingebouwd.
de geheimhouding heeft voordat hij de informatie inbrengt.
9
Indien het een informele bijeenkomst is (dus geen raad of
Overleg in fracties mogelijk
commissievergadering) kan de geheimhouding door het college of de
Overleg tussen fractiegenoten over aldus verstrekte mondelinge geheime
burgemeester op grond van art 55 Gemeentewet worden opgelegd. Hierbij
informatie is mogelijk met hen die behoren tot de zogenaamde ‘kring van
wordt de mogelijkheid geboden aan aanwezigen om te vertrekken indien
geadresseerden’. Behoudens in enkele bijzondere situaties hebben alle
zij zich niet aan deze geheimhouding wensen te houden. Tegelijk wordt
raadsleden en alle commissieleden-niet raadslid zijnde, toegang tot de
aan het eind van de vergadering de mogelijkheid aan de aanwezigen
vergaderingen van de raad en raadscommissies en derhalve ook toegang
geboden om exact te bepalen op welke gewisselde informatie de
tot de verslagen van deze vergaderingen. Zij behoren tot de kring van
geheimhouding concreet betrekking heeft. Dit om te voorkomen dat
geadresseerden. Binnen deze kring is onderling overleg over de verstrekte
raadsleden informatie die zij al hadden of anderszins konden verkrijgen,
geheime informatie toegestaan, óók met hen die weliswaar niet aanwezig
niet meer mogen delen omdat deze nu geheim zijn geworden omdat zij zijn
waren bij de betreffende vergadering, maar wel van het verslag ervan
ingebracht door het college of de burgemeester. Om te zorgen dat alle
kennis hebben kunnen nemen. Op deze wijze wordt invulling gegeven aan
raadsleden kennis kunnen nemen van de betreffende geheime informatie,
het belangrijke uitgangspunt dat alle leden van de raad exact dezelfde
wordt er altijd een – geheim - verslag van deze bijeenkomsten gemaakt.
rechten hebben op inlichtingen van het college, geheim of niet.
Dit – geheime – verslag ligt ter inzage voor alle raadsleden in het geheime
kastje van de griffie. Deze geheimhouding wordt gerespecteerd tot de raad
7. Bekrachtiging geheimhouding door de gemeenteraad.
haar opheft. Deze werkwijze houdt de facto in dat de raad als geheel is
De gemeenteraad kan de geheimhouding bekrachtigen die is opgelegd op
geïnformeerd en zal de raad de geheimhouding moeten bekrachtigen.
documenten die door het college, de burgemeester of een commissie
onder (voorlopige) geheimhouding aan de raad zijn overgelegd. Doet de
Altijd een verslag
raad dit niet, dan vervalt de geheimhouding.
Conform artikel 23 van de Gemeentewet wordt van een vergadering met
Afspraak: De bekrachtiging van geheimhouding geschiedt als volgt:
gesloten deuren een afzonderlijk (audio)verslag opgemaakt, dat niet
· De bekrachtiging van geheimhouding van documenten die door het
openbaar wordt gemaakt tenzij de raad anders beslist.
college of de burgemeester onder (voorlopige) geheimhouding worden
Zodra geheimhouding geldt voor uitsluitend mondeling gewisselde
overgelegd aan de raad, wordt op de agenda van de eerstvolgende
informatie, is een verslag het enige middel om achteraf openbaarheid te
vergadering van de raad geplaatst door middel van een concreet
kunnen verstrekken.
raadsvoorstel van het betreffende bestuursorgaan.
· Tijdens de behandeling in de raad kunnen raadsleden de reden voor
WOB is van toepassing bij opleggen geheimhouding
geheimhouding ter discussie stellen. Dit vormt een agendapunt voor de
mondelinge informatie
vergadering. Alvorens dit agendapunt aan de orde is, worden de deuren
Bij het opleggen van de geheimhouding dient het college of het individuele
van de zaal gesloten.
lid van het college één van de gronden van artikel 10 van de WOB in te
. Een lid van de raad kan een voorstel tot wijziging van bekrachtiging
roepen.
indienen bij wijze van amendement. Dit amendement krijgt een reguliere
behandeling in de besloten vergadering.
. Het besluit van de raad wordt openbaar gemaakt nadat de deuren van de
zaal weer zijn geopend.
10
5.3 Communicatie
9. Geheimhouding is altijd tijdelijk
De volgende verbetermaatregelen worden de komende periode
De wet kent enkele specifieke categorieën waarin geheimhouding aan een
geïmplementeerd:
wettelijke termijn is gebonden, met als voorbeeld de archiefstukken van
een vertrouwenscommissie (deze blijven voor 75 jaar geheim).
In het voorstel (dictum) tot opleggen geheimhouding1 moet in ieder geval
Het spreekt voor zich dat in alle andere gevallen geheimhouding aan (veel)
de volgende informatie worden opgenomen:
kortere termijnen moet worden gekoppeld vanuit de basis van
• Verwijzing naar de gronden uit artikel 10 van de Wet openbaarheid van
openbaarheid.
bestuur.
Afspraak: De bestuursorganen van de gemeente Enschede dienen bij
• Motivering waarom de stukken en/of de daarbij behorende voordracht
besluit tot (bekrachtiging) geheimhouding altijd concreet te bepalen op
(geheel of gedeeltelijk) geheim zijn.
welke informatie de geheimhouding betrekking heeft en waar mogelijk
• Duur van de geheimhouding.
dient een concrete termijn te worden aangegeven tot wanneer een
• Of geheimhouding geldt voor het gehele besluit (inclusief bijlagen) dan
document geheim blijft. Het bestuursorgaan dat de geheimhouding oplegt
wel een deel ervan.
zal een lijst bijhouden. Voorstellen tot opheffing moeten jaarlijks worden
• Of de stukken (of een deel daarvan) onder geheimhouding aan de
aangeboden aan het bestuursorgaan dat geheimhouding heeft opgelegd
raadscommissie en/of de raad moeten worden overlegd.
dan wel bekrachtigd. Indien het om geheimhoudingen van de raad gaat,
zal hierover ofwel in een besloten vergadering worden besloten dan wel
De gemeentelijke organisatie wordt op de invoering van deze nieuwe
via een hamerstuk. De behandeling van dit voorstel nemen wij op in de
werkwijze voorbereid door voor de ambtenaren:
jaaragenda van de raad. Op deze wijze wordt gegarandeerd dat informatie
• Advies over de omgang met geheime informatie via intEns en de
waarop de raad geheimhouding heeft gevestigd, deze geheimhouding
invulinstructie bestuursvoorstellen (college en raad) te geven;
tenminste eens per jaar wordt heroverwogen.
• Cursus schrijven bestuursvoorstel en aan te bieden via de Enschedese
School, waarbij ook expliciet wordt ingegaan op het opleggen, laten
Relatie Archiefwet 1995
bekrachtigen en laten opheffen van geheimhouding. En voor de nieuwe
In principe wordt een overheidsarchief na 20 jaar openbaar gemaakt. De
raadsleden en collegeleden hiervoor aandacht te geven in het
stukken gaan dan naar het Stadsarchief. Deze termijn kan soms worden
introductieprogramma, als onderdeel van duiding actuele reglementen,
verlengd tot 75 jaar na de datum van een individueel stuk of dossier, op
vergaderwijze en dit soort gemeente wettelijke bijzonderheden.
basis van de volgende drie gronden:
◾De bescherming van de privacy van personen;
◾Het belang van de Staat;
◾Onterechte bevoor- of benadeling van personen of instanties;
De Archiefwet voorziet in de mogelijkheid om toch inzage te krijgen in
archief waarop een openbaarheidsbeperking rust. Dat kan als het belang
van de beperking niet opweegt tegen het belang van de raadpleger.
1 Is opgenomen in toelichting agendaformulier.
11