Dit is een bijlage die opent in hetzelfde venster 'Wob-verzoek inzake geheimhoudingsprocedure en geheime documenten'.

No.:  
 
 
 
Portefeuillehouder: 
 
Burgemeester Van de Velde - 
 
de Wilde 
 
 
 
Afdeling: 
 
Concernzaken 
 
 
 
Behandelaar: 
 
J. Duine 
 De raad van de gemeente Tholen  
 
  
 
 
 
 
Tholen, 12 november 2019 
 
Onderwerp: Voorstel tot vaststelling van het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de 
accountantscontrole vanaf boekjaar 2020 
 
 
Geachte raad, 
 
 
Aanleiding en probleemstelling 
Op  25  juni  2015  heeft  u  BDO  Audit  &  Assurance  B.V.  conform  artikel  213  lid  2  Gemeentewet 
aangewezen  als  accountant  voor  de  periode  2015-2017.  Deze  periode  is  conform  het  vastgestelde 
Programma  van  Eisen  twee  maal  met  één  jaar  verlengd.  Het  huidige  contract  loopt  derhalve  tot  en 
met boekjaar 2019 en kan niet meer verlengd worden. Hierdoor dient de accountantscontrole opnieuw 
aanbesteed te worden. 
 
Ingevolge  artikel  213,  lid  1  Gemeentewet  heeft  uw  raad  in  2003  de  ''Controleverordening  gemeente 
Tholen''  vastgesteld.  In  deze  verordening  zijn  nadere  regels  omtrent  de  wettelijk  verplichte 
accountantscontrole vastgelegd. In artikel 2 van de controleverordening is het volgende opgenomen: 
 
1. 
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming 
van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar;  

2. 
Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. De raad stelt 
voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. 

 
Het  onderhavige  raadsvoorstel  behandelt  het  conform  artikel  2  lid  2  vast  te  stellen  Programma  van 
Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole vanaf boekjaar 2020.  
 
Doelstellingen en gewenste resultaten 
De aanbesteding moet leiden tot een meerjarig contract met een professionele partij op basis van een 
goede prijs-kwaliteit verhouding.  
 
Kaders 
-  Europese aanbestedingsrichtlijnen 
 
Varianten 
Om de kosten van het contract te beperken en het contract voor inschrijvers aantrekkelijker te maken, 
is  ervoor  gekozen  om  samen  met  de  gemeenten  Geertruidenberg,  Rucphen,  Halderberge,  Alphen-
Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en  Rijen  en GR  ABG het contract op de markt te zetten.  Vanwege de 
omvang van het contract is een Europese aanbesteding noodzakelijk. 
 
Overwegingen/motivering per variant 
Het voorliggende Programma van Eisen is opgesteld door een ambtelijke projectgroep, bestaande uit 
controllers  en/of  hoofden  financiën  van  de  deelnemende  gemeenten  en  een  afvaardiging  van  het 
Inkoopbureau.  
 
 

- 2 - 
Gunning  vindt  plaats  op  basis  van  een  beoordelingsmatrix,  die  aan  de  hand  van  de  gunningscriteria 
uit het Programma van Eisen wordt opgesteld. De gunning van de opdracht vindt plaats op basis van 
het gunningscriterium “beste prijs-kwaliteit verhouding”. Dit houdt in dat er naast prijstechnische ook 
op kwalitatieve aspecten wordt beoordeeld.  
 
Het bijgaande Programma van Eisen dient tot publicatie van de aanbesteding geheim te blijven, zodat 
alle  mogelijke  inschrijvende  partijen  gelijktijdig  over  dit  Programma  van  Eisen  beschikken  en  ieders 
concurrentiepositie  in  deze  aanbestedingsprocedure  niet  onevenredig  wordt  bevoor-  of  benadeeld 
door  voorkennis.  Het  is  voor  de  gemeente  van  economisch  en  financieel  belang  dat  onevenredige 
bevoor-  of  benadeling  van  alle  mogelijke  partijen  wordt  voorkomen  en  de  aanbestedingsprocedure 
correct verloopt. Daarom hebben we op dit Programma van Eisen geheimhouding opgelegd en wordt 
aan  u  voorgesteld  om  deze  geheimhouding  te  bekrachtigen  in  het  belang  van  artikel  10,  tweede  lid 
onder  b  (de  economische  en  financiële  belangen  van  de  gemeente)  en  g  (het  voorkomen  van 
onevenredige  bevoordeling  of  benadeling  van  de  bij  de  aangelegenheid  betrokken  natuurlijke 
personen of rechtspersonen dan wel van derden) van de  Wet openbaarheid van bestuur (WOB). De 
geheimhouding  vervalt  op  het  moment  van  publicatie  van  dit  Programma  van  Eisen,  het  moment 
waarop de termijn van inschrijving start. 
 
De  aanbestedende  gemeenten  zullen  na  de  aanbesteding  ieder  afzonderlijk  een  overeenkomst 
aangaan met de winnende inschrijver op basis van dit Programma van Eisen. De overeenkomst wordt 
aangegaan  voor  een  vaste  periode  van  drie  jaar  en  biedt  de  opdrachtgever  de  mogelijkheid  om  de 
looptijd één keer met één jaar te verlengen. Het ingangsjaar van de overeenkomst betreft het boekjaar 
2020.  Verlenging  van  de  overeenkomst  door  middel  van  de  optie  geschiedt  automatisch  en 
stilzwijgend. In beginsel eindigt de overeenkomst hierdoor van rechtswege (na afloop van de volledige 
termijn  inclusief  verlenging)  op  30  juni  2024,  dan  wel  eerder  na  tijdige  opzegging  door  de 
opdrachtgever. 
 
In  de  begroting  is  structureel  een  budget  beschikbaar  van  ca.  €  50.000  (excl.  btw).  Gezien  de 
toegenomen  eisen  van  de  Autoriteit  Financiële  Markten  (AFM)  bestaat  de  kans  dat  voor  hogere 
bedragen  wordt  ingeschreven.  Indien  het  beschikbare  budget  niet  toereikend  is,  wordt  dit 
meegenomen bij kadernota 2021. 
 
Verdere procedure/planning 
De aanbestedingsprocedure ziet er, na vaststelling van het Programma van Eisen, als volgt uit: 
 

Publicatie Programma van Eisen door Inkoopbureau West-Brabant (19 december 2019); 

Sluitingstermijn indiening vragen (16 januari 2020); 

Publicatie Nota van Inlichtingen (23 januari 2020); 

Sluitingstermijn indiening inschrijvingen (20 februari 2020); 

Beoordeling inschrijvingen (maart 2020); 

Aanwijzing accountant (16 april 2020); 

Voorlopige gunning; mededeling aan inschrijvers (medio mei 2020); 

Bezwaartermijn (20  dagen); 

Definitieve gunning (begin juni 2020); 

Ondertekening overeenkomst (ingangsdatum 1 juli 2020).  
 
Ons  college  heeft  op  grond  van  artikel  2  lid 2  van  de  Controleverordening  de  taak  om  de 
aanbestedingsprocedure,  met  inachtneming  van  het  Programma  van  Eisen,  feitelijk  uit  te  voeren.  In 
het  belang  van  een  efficiënte  aanbestedingsprocedure  hebben  we  een  projectgroep,  bestaande  uit 
portefeuillehouder  financiën,  gemeentesecretaris,  concerncontroller  en  leidinggevende  financiën, 
gemachtigd om de namens ons college de feitelijke aanbesteding uit te voeren.  
 
De  aanwijzing  van  de  accountant  is  een  bevoegdheid  van  uw  raad  (artikel  213  lid  2  Gemeentewet). 
Door  middel  van  een  raadsvoorstel  wordt  u  op  16  april  2020  voorgesteld  om  in  te  stemmen  met  de 
aanwijzing van de accountant. 
 
 

- 3 - 
Voorstel 
Wij stellen u voor om:  
 
1. 
Op  grond  van  artikel  23,  derde  lid  van  de  Gemeentewet  over  het  Programma  van  Eisen 
Accountantscontrole 2020-2022 met gesloten deuren te vergaderen. 
2. 
De  op  dit  raadsvoorstel  en  op  het  Programma  van  Eisen  Accountantscontrole  2020-2022 
gevestigde  geheimhouding  te  bekrachtigen  op  grond  van  artikel  25  lid  3  van  de  Gemeentewet 
juncto artikel 10 lid 2 onder b en g van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB). 
3. 
Op grond van artikel 23, vierde lid en artikel 25, eerste lid van de Gemeentewet, juncto artikel 10, 
tweede  lid  onder  b  en  g  van  de  WOB  geheimhouding  tevens  op  te  leggen  op  het  afzonderlijke 
verslag van de beraadslagingen over het Programma van Eisen Accountantscontrole 2020-2022. 
4. 
De  opgelegde  geheimhouding  te  laten  vervallen  op  het  moment  van  publicatie  van  het 
Programma van Eisen Accountantscontrole 2020-2022. 
5. 
Het Programma van Eisen Accountantscontrole 2020-2022 vast te stellen. 
 
 
Hoogachtend, 
 
Burgemeester en wethouders van Tholen, 
de secretaris 
de burgemeester 
 
 
 
 
 
S. Nieuwkoop 
G.J. van de Velde - de Wilde 
 
 
 
 

- 4 - 
No.:  
 
Portefeuillehouder: 
 
Burgemeester Van de Velde - 
 
de Wilde 
 
 
 
 
 
Afdeling: 
 
Concernzaken 
 
 
 
Behandelaar: 
 
J. Duine 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Bijlage(n) 
Mee te sturen:  
Ter inzage te leggen: 
 
 
Programma van Eisen Accountantscontrole 2020-2022