No.:
Portefeuillehouder:
Burgemeester Van de Velde -
de Wilde
Afdeling:
Concernzaken
Behandelaar:
J. Duine
De raad van de gemeente Tholen
Tholen, 12 november 2019
Onderwerp: Voorstel tot vaststelling van het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de
accountantscontrole vanaf boekjaar 2020
Geachte raad,
Aanleiding en probleemstelling
Op 25 juni 2015 heeft u BDO Audit & Assurance B.V. conform artikel 213 lid 2 Gemeentewet
aangewezen als accountant voor de periode 2015-2017. Deze periode is conform het vastgestelde
Programma van Eisen twee maal met één jaar verlengd. Het huidige contract loopt derhalve tot en
met boekjaar 2019 en kan niet meer verlengd worden. Hierdoor dient de accountantscontrole opnieuw
aanbesteed te worden.
Ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet heeft uw raad in 2003 de ''Controleverordening gemeente
Tholen'' vastgesteld. In deze verordening zijn nadere regels omtrent de wettelijk verplichte
accountantscontrole vastgelegd. In artikel 2 van de controleverordening is het volgende opgenomen:
1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming
van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar;
2.
Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. De raad stelt
voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.
Het onderhavige raadsvoorstel behandelt het conform artikel 2 lid 2 vast te stellen Programma van
Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole vanaf boekjaar 2020.
Doelstellingen en gewenste resultaten
De aanbesteding moet leiden tot een meerjarig contract met een professionele partij op basis van een
goede prijs-kwaliteit verhouding.
Kaders
- Europese aanbestedingsrichtlijnen
Varianten
Om de kosten van het contract te beperken en het contract voor inschrijvers aantrekkelijker te maken,
is ervoor gekozen om samen met de gemeenten Geertruidenberg, Rucphen, Halderberge, Alphen-
Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen en GR ABG het contract op de markt te zetten. Vanwege de
omvang van het contract is een Europese aanbesteding noodzakelijk.
Overwegingen/motivering per variant
Het voorliggende Programma van Eisen is opgesteld door een ambtelijke projectgroep, bestaande uit
controllers en/of hoofden financiën van de deelnemende gemeenten en een afvaardiging van het
Inkoopbureau.
- 2 -
Gunning vindt plaats op basis van een beoordelingsmatrix, die aan de hand van de gunningscriteria
uit het Programma van Eisen wordt opgesteld. De gunning van de opdracht vindt plaats op basis van
het gunningscriterium “beste prijs-kwaliteit verhouding”. Dit houdt in dat er naast prijstechnische ook
op kwalitatieve aspecten wordt beoordeeld.
Het bijgaande Programma van Eisen dient tot publicatie van de aanbesteding geheim te blijven, zodat
alle mogelijke inschrijvende partijen gelijktijdig over dit Programma van Eisen beschikken en ieders
concurrentiepositie in deze aanbestedingsprocedure niet onevenredig wordt bevoor- of benadeeld
door voorkennis. Het is voor de gemeente van economisch en financieel belang dat onevenredige
bevoor- of benadeling van alle mogelijke partijen wordt voorkomen en de aanbestedingsprocedure
correct verloopt. Daarom hebben we op dit Programma van Eisen geheimhouding opgelegd en wordt
aan u voorgesteld om deze geheimhouding te bekrachtigen in het belang van artikel 10, tweede lid
onder b (de economische en financiële belangen van de gemeente) en g (het voorkomen van
onevenredige bevoordeling of benadeling van de bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke
personen of rechtspersonen dan wel van derden) van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB). De
geheimhouding vervalt op het moment van publicatie van dit Programma van Eisen, het moment
waarop de termijn van inschrijving start.
De aanbestedende gemeenten zullen na de aanbesteding ieder afzonderlijk een overeenkomst
aangaan met de winnende inschrijver op basis van dit Programma van Eisen. De overeenkomst wordt
aangegaan voor een vaste periode van drie jaar en biedt de opdrachtgever de mogelijkheid om de
looptijd één keer met één jaar te verlengen. Het ingangsjaar van de overeenkomst betreft het boekjaar
2020. Verlenging van de overeenkomst door middel van de optie geschiedt automatisch en
stilzwijgend. In beginsel eindigt de overeenkomst hierdoor van rechtswege (na afloop van de volledige
termijn inclusief verlenging) op 30 juni 2024, dan wel eerder na tijdige opzegging door de
opdrachtgever.
In de begroting is structureel een budget beschikbaar van ca. € 50.000 (excl. btw). Gezien de
toegenomen eisen van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) bestaat de kans dat voor hogere
bedragen wordt ingeschreven. Indien het beschikbare budget niet toereikend is, wordt dit
meegenomen bij kadernota 2021.
Verdere procedure/planning
De aanbestedingsprocedure ziet er, na vaststelling van het Programma van Eisen, als volgt uit:
-
Publicatie Programma van Eisen door Inkoopbureau West-Brabant (19 december 2019);
-
Sluitingstermijn indiening vragen (16 januari 2020);
-
Publicatie Nota van Inlichtingen (23 januari 2020);
-
Sluitingstermijn indiening inschrijvingen (20 februari 2020);
-
Beoordeling inschrijvingen (maart 2020);
-
Aanwijzing accountant (16 april 2020);
-
Voorlopige gunning; mededeling aan inschrijvers (medio mei 2020);
-
Bezwaartermijn (20 dagen);
-
Definitieve gunning (begin juni 2020);
-
Ondertekening overeenkomst (ingangsdatum 1 juli 2020).
Ons college heeft op grond van artikel 2 lid 2 van de Controleverordening de taak om de
aanbestedingsprocedure, met inachtneming van het Programma van Eisen, feitelijk uit te voeren. In
het belang van een efficiënte aanbestedingsprocedure hebben we een projectgroep, bestaande uit
portefeuillehouder financiën, gemeentesecretaris, concerncontroller en leidinggevende financiën,
gemachtigd om de namens ons college de feitelijke aanbesteding uit te voeren.
De aanwijzing van de accountant is een bevoegdheid van uw raad (artikel 213 lid 2 Gemeentewet).
Door middel van een raadsvoorstel wordt u op 16 april 2020 voorgesteld om in te stemmen met de
aanwijzing van de accountant.
- 3 -
Voorstel
Wij stellen u voor om:
1.
Op grond van artikel 23, derde lid van de Gemeentewet over het Programma van Eisen
Accountantscontrole 2020-2022 met gesloten deuren te vergaderen.
2.
De op dit raadsvoorstel en op het Programma van Eisen Accountantscontrole 2020-2022
gevestigde geheimhouding te bekrachtigen op grond van artikel 25 lid 3 van de Gemeentewet
juncto artikel 10 lid 2 onder b en g van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB).
3.
Op grond van artikel 23, vierde lid en artikel 25, eerste lid van de Gemeentewet, juncto artikel 10,
tweede lid onder b en g van de WOB geheimhouding tevens op te leggen op het afzonderlijke
verslag van de beraadslagingen over het Programma van Eisen Accountantscontrole 2020-2022.
4.
De opgelegde geheimhouding te laten vervallen op het moment van publicatie van het
Programma van Eisen Accountantscontrole 2020-2022.
5.
Het Programma van Eisen Accountantscontrole 2020-2022 vast te stellen.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van Tholen,
de secretaris
de burgemeester
S. Nieuwkoop
G.J. van de Velde - de Wilde
- 4 -
No.:
Portefeuillehouder:
Burgemeester Van de Velde -
de Wilde
Afdeling:
Concernzaken
Behandelaar:
J. Duine
Bijlage(n)
Mee te sturen:
Ter inzage te leggen:
Programma van Eisen Accountantscontrole 2020-2022