2020/14954
Indicatietermijnen bij het opleggen van geheimhouding
Ten behoeve van bestuurlijke besluitvorming
Geheimhoudingsgrond
Aantal jaren
Toelichting
(artikel 10 Wob)
Lid 1 absolute
Voor de hieronder genoemde gronden wordt
weigeringsgronden
beoordeeld of het belang voor geheimhouding
aanwezig is + op welke delen van de documenten
a. eenheid van de Kroon
20 jaar
Betreft landsbelang, geheimhouding blijft op de
documenten rusten tot aan overbrenging van de
documenten naar het statisch archief; documenten
worden bij overbrengen naar statische archief beoordeeld
op openbaarheidsgronden Archiefwet.
b. veiligheid van de Staat
20 jaar
Betreft landsbelang, geheimhouding blijft op de
documenten rusten tot aan overbrenging van de
documenten naar het statisch archief; documenten
worden bij overbrengen naar statische archief beoordeeld
op openbaarheidsgronden Archiefwet.
c. bedrijfs- en
5 jaar
Na 5 jaar zijn prijzen en afzetmarktgegevens veelal
fabricagegevens die
verouderd, of dat voor deze gegevens ook geldt, wordt na
vertrouwelijk zijn
vijf jaar een beoordeling gemaakt of deze gegevens nog
meegedeeld
up to date zijn of verouderd.
d. persoonsgegeven als
20 jaar
Bijzondere persoonsgegevens bezitten een bijzondere
bedoeld in artikelen 9, 10
status, geheimhouding blijft op de documenten rusten tot
en 87 Avg
aan overbrenging van de documenten naar het statisch
archief; documenten worden bij overbrengen naar
statische archief beoordeeld op openbaarheidsgronden
Archiefwet
Lid 2 relatieve
Voor de hieronder genoemde gronden wordt
weigeringsgronden
beoordeeld of het belang voor geheimhouding
aanwezig is + welke delen van de documenten.
Daarna wordt dat belang afgewogen tegen het
openbaarheidsbelang.
a. betrekkingen van NL
20 jaar
Landsbelang, geheimhouding blijft op de documenten
met andere staten en
rusten tot aan overbrenging van de documenten naar het
internationale
statisch archief; documenten worden bij overbrengen
organisaties
naar statische archief beoordeeld op
openbaarheidsgronden Archiefwet.
b. economische of
5 jaar
Na 5 jaar wordt beoordeeld of prijzen en andere
financiële belangen van
financiële gegevens verouderd zijn of dat deze nog
de staat, gemeente of
relevant zijn op de markt;
ander bestuursorgaan
c. opsporing en
2 jaar
Na 2 jaar wordt beoordeeld of vervolging heeft
vervolging van strafbare
plaatsgevonden of dat onderzoek nog loopt; heeft
feiten
vervolging plaatsgevonden en is het proces nog niet
afgerond, dan blijft geheimhouding erop rusten;
Betreft de geheimhouding inzicht in de wijze van
opsporing en vervolging (onderzoeksstrategieën en –
methoden), dan kan na 2 jaar beoordeeld worden of
bescherming van deze wijze nog nodig is.
Openbaar Ministerie en politie worden steeds om advies
gevraagd bij de vraag naar opheffen geheimhouding ivm
opsporing en vervolging van strafbare feiten. Dit advies
telt zwaar in de afweging of geheimhouding kan worden
opgeheven, omdat de opsporing en vervolging tot het
taakveld van politie en justitie behoren
Nb: voor wat betreft de in deze documenten
1
2020/14954
voorkomende persoonsgegevens:
deze vallen onder Wet politiegegevens, de Wet justitiële
en strafvorderlijke gegevens, de Europese regelgeving
over de verwerking van persoonsgegevens met het oog
op de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en
vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging
van straffen en de Algemene Verordening
Gegevensbescherming. De termijnen voor
Geheimhouding op de in deze documenten voorkomende
persoonsgegevens worden beoordeeld onder lid 1 onder
d (bijzondere persoonsgegevens) en lid 2 onder e
(persoonlijke levenssfeer).
d. inspectie, controle en
2 jaar
Na twee jaar wordt beoordeeld of inspectie, controle en
toezicht door
toezicht heeft geleid tot een aanschrijving (besluit) of
bestuursorganen
boete; Is de inspectie, controle en toezicht gevolgd door
een besluit of boete en procedure is nog niet afgerond,
dan wordt geheimhouding niet opgeheven tot twee jaar
nadat de procedure is geëindigd;
Betreft de geheimhouding inzicht in de wijze van inspectie
controle en toezicht door bestuursorganen, dan kan na 2
jaar beoordeeld worden of bescherming van deze wijze
nog nodig is.
Nb: voor wat betreft de in deze documenten
voorkomende persoonsgegevens:
deze vallen onder Wet politiegegevens, de Wet justitiële
en strafvorderlijke gegevens, de Europese regelgeving
over de verwerking van persoonsgegevens met het oog
op de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en
vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging
van straffen en de Algemene Verordening
Gegevensbescherming. De termijnen voor
Geheimhouding op de in deze documenten voorkomende
persoonsgegevens worden beoordeeld onder lid 1 onder
d (bijzondere persoonsgegevens) en lid 2 onder e
(persoonlijke levenssfeer).
e. eerbiediging van de
10 jaar
Ook na overbrengen naar statisch archief van dossiers
persoonlijke levenssfeer
worden deze gegevens slechts onder bepaalde
omstandigheden openbaar gemaakt;
Anders dan bijzondere persoonsgegevens (lid 1 onder d
met een termijn van 20 jaar) betreft het hier een relatieve
weigeringsgrond en vindt bij het opleggen van
geheimhouding beoordeling plaats of het belang van
bescherming van de persoonlijke levenssfeer voorgaat
voor openbaarheid van de gegevens.
Na 10 jaar vindt hier dan opnieuw deze afweging plaats
tussen het belang van eerbiediging van de persoonlijke
levenssfeer en het openbaarheidsbelang.
f. het belang, dat de
Nadat
Geheimhouding kan worden opgeheven direct nadat de
geadresseerde erbij heeft geadresseer
geadresseerde kennis heeft genomen van de informatie.
als eerste kennis te
de kennis
kunnen nemen van de
heeft
informatie
genomen
g. onevenredige
2 jaar
Dit betreft een zeer uiteenlopend spectrum van
bevoordeling of
toepassingen. Bij financiële gegevens van bedrijven (niet
benadeling van bij de
onder bedrijfs- en fabricagegegevens) kan bijvoorbeeld
aangelegenheid
worden aangesloten bij de in lid 1 onder c genoemde 5
betrokkenen
jaar ivm de daar genoemde reden).
2
2020/14954
Toelichting op de tabel:
Het opleggen van geheimhouding gebeurt (en kan alleen) op basis van de gronden die zijn genoemd
in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (de Wob). Deze zogenaamde Wob-
‘weigeringsgronden’ – ook wel ‘uitsluitingsgronden’ genoemd – zijn belangen op basis waarvan
informatie onder de Wob niet openbaar wordt gemaakt. Als het om geheimhouding gaat, zijn dit de
grondslagen om op deze informatie geheimhouding te leggen. Door het opleggen van geheimhouding
wordt deze informatie niet openbaar gemaakt, maar kan wel worden gedeeld tussen bestuursorganen.
Kolom 1: daarin zijn de geheimhoudingsgronden weergegeven in kolom 1. De gehele tekst van artikel
10, leden 1 en 2 van de Wob, is onderaan dit document integraal overgenomen, zodat de
weigeringsgronden daar in zijn geheel kunnen worden nagelezen.
Kolom 2: per grond is in deze kolom een indicatietermijn gegeven hoe lang de geheimhouding op de
informatie in eerste instantie zal blijven rusten. Hiervan kan gemotiveerd worden afgeweken.
Kolom 3: In deze staat een korte toelichting waarom voor de betreffende indicatietermijn is gekozen
en evt bijzonderheden die bij het bepalen van de termijn moeten/kunnen worden meegewogen.
Te beschermen belang en het openbaarheidsbelang
Alle in artikel 10 in lid 1 genoemde gronden zijn ‘absolute weigeringsgronden’ (zie aangegeven in de
tabel). Voor de daar genoemde belangen wordt getoetst of de bescherming van dit belang nog nodig
is en dus of geheimhouding nog moet worden voortgezet of worden opgeheven.
Ale in lid artikel 10 lid 2 genoemde gronden zijn ‘relatieve weigeringsgronden’. Daarvoor wordt niet
alleen bepaald of het daar genoemde belang bescherming behoeft. Wanneer het belang inderdaad
aanwezig is, dan wordt de bescherming hiervan daarna afgewogen tegen het algemeen belang van
openbaarheid van de informatie. Bijvoorbeeld: als het belang van het beschermen van financiële
belangen van de gemeente aanwezig is (artikel 10, lid 2 onder b Wob) dan wordt dit daarna
afgewogen tegen belang van openbaarheid, dus het toch wel openbaar maken van deze gegevens.
Zienswijze vragen bij informatie die (ook) van anderen is dan de gemeente
Als in de documenten belangen van anderen dan de gemeente zijn betrokken, dan moeten deze
belanghebbenden bij het opleggen of opheffen van de geheimhouding gevraagd worden of zij vinden
dat hun belangen nog beschermd moeten worden. Deze reactie is een zienswijze en is geregeld in
art. 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht. Deze zienswijze wordt opgevraagd en meegewogen in
het besluit tot opleggen/opheffen van geheimhouding
Indicatietermijn – consistentie en motivering
Een indicatietermijn is een hulpmiddel om geheimhouding niet langer dan nodig op te leggen. Het
geeft duidelijkheid en consistentie bij het opleggen van geheimhouding.
Bij het bepalen van de termijnen is rekening gehouden met de wijziging van de Archiefwet, waarvan
een wetsvoorstel aanhangig is in de Tweede Kamer (kamerstuknummer 34 362). De meest in het oog
springende voorgenomen maatregel daarin is het verkorten van de overbrengingstermijn van
overheidsinformatie naar het statisch (openbaar) archief van de huidige 20 naar een toekomstige 10
jaar. Hierdoor zal blijvend te bewaren informatie eerder de openbare archieven bereiken, waar deze
duurzaam wordt beheerd en beter toegankelijk is voor huidige en toekomstige generaties.
Bij de besluitvorming over het opleggen van geheimhouding zal bij deze termijn kunnen worden
aangesloten. Wel is het zaak om per geval, te beoordelen of de indicatietermijn uit de tabel ook op het
voorliggende geval van toepassing is. Dit maakt dat ook in de toelichting op het opleggen van
geheimhouding goed geformuleerd moet worden waarom voor dit geval bij deze termijn wordt
aangesloten dan wel daarvan wordt afgeweken. Dit maakt bovendien dat ook de onderbouwing
(motivering) van het opleggen van geheimhouding goed onder de aandacht wordt gebracht.
Afloop van de indicatietermijn
Als de indicatietermijn is afgelopen, zoals die bij het opleggen van de geheimhouding was
aangegeven, dan betekent dit niet dat de geheimhouding automatisch is komen te vervallen.
Na afloop van de termijn waarop geheimhouding is opgelegd beoordeelt het bestuursorgaan dat de
geheimhouding kan opheffen of van de informatie inderdaad de geheimhouding kan worden
afgehaald. Wanneer de belangen op basis waarvan geheimhouding was opgelegd nog steeds gelden
3
2020/14954
dan geeft het bestuursorgaan een nieuwe indicatietermijn aan. Dit is geen besluit (tot opleggen
geheimhouding) omdat eerder op de informatie al geheimhouding was opgelegd en dit niet verandert.
Wel is de nieuwe indicatietermijn van belang om te blijven monitoren dat geheimhouding niet te lang
op stukken blijft liggen en tijdig openbaarheid (transparantie) kan worden gegeven van de informatie.
Intern beraad
In de wet openbaarheid van bestuur is voor de beoordeling van actieve (uit eigen beweging door het
bestuursorgaan) en passieve openbaarheid (openbaarmaking op verzoek) naast artikel 10 leden 1 en
2 nog één andere uitzonderingsgrond opgenomen. Dit is de uitzonderingsgrond ‘intern beraad’
opgenomen in artikel 11 van de Wob.
Geheimhouding kan echter alleen worden opgelegd op grond van artikel 10 van de Wob en niet op
grond van artikel 11 Wob intern beraad. Hoe hier mee om te gaan en te beoordelen in het licht van de
geheimhoudingstermijnen.
Veelal geldt voor deze documenten dat deze met een bepaald doel zijn opgesteld ten behoeve van
intern beraad, bijvoorbeeld in verband met een processtrategie, een brainstorm over een
beleidsontwikkeling of strategisch overleg over een bestuursstandpunt. Deze documenten kunnen dan
ook onder een of meer andere uitzonderingsgronden van de Wob vallen, die wel in artikel 10 zijn
genoemd. Dat dient uiteraard van geval tot geval te worden beoordeeld en (indien aan de orde) per
grond te worden gemotiveerd.
Uitzonderingsgronden uit de Wet openbaarheid van bestuur,
Artikel 10:
1.
Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit:
a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen;
b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;
c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen
vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;
d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in de artikelen 9, 10 en 87 van de Algemene
verordening gegevensbescherming, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de
persoonlijke levenssfeer maakt.
2
Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het
belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:
a.
de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties;
b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen
of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen;
c. de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen;
e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
f.
het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de
informatie;
g. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid
betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.
4