Geacht college,

Met een beroep op de Wet open overheid (Woo) verzoekt Stichting SPOON (Samenwerking Passieve Openbaarmaking Overheidsinformatie Nederland) om informatie bij of onder u in relatie tot uw beleid met betrekking tot het wel en niet openstellen van bepaalde elektronische wegen om Woo-verzoeken in te kunnen dienen.

Toelichting

Op 14 juli jl. schreef uw medewerker aan ons, als stichting die het webplatform de Woo-Knop beheert, het volgende:

“Geachte heer/mevrouw,

Gisteren ontving ik via een collega die het emailadres [email address] in beheer heeft een Woo-verzoek. Dit is via de website Woo-knop bij ons als gemeente Apeldoorn ingediend. De gemeente Apeldoorn heeft het indienen via de digitale weg opgesteld door middel van het invullen van een specifiek Woo-contactformulier. U vindt dit op onze website onder de volgende link:https://www.apeldoorn.nl/procedures-meld...

Het indienen van een Woo-verzoek via email is bij onze gemeente niet mogelijk en wordt dan ook niet in behandeling genomen. Dit staat ook duidelijk op onze site (onder dezelfde link) vermeld.

Zoals u zelf op uw eigen site al benoemd is een overheidsorgaan verplicht de digitale weg voor het indienen open te stellen, met die kanttekening dat het bestuursorgaan zelf de mogelijkheid heeft om aan te geven hoe dit dient te gebeuren. Dit is bij de gemeente Apeldoorn via het eerder genoemde E-formulier, of desgewenst per post.

Wij zullen Woo-verzoeken, ingediend via uw website en daarna doorgezonden naar ons e-mailadres, dan ook niet in behandeling nemen.

Vriendelijk doch dringend verzoek ik u tevens om uw gebruikers hierover in te lichten en expliciet aan te geven, met vermelding van onze links, dat gemeente Apeldoorn alleen de werkwijze hanteert zoals op onze site aangegeven. Middels uw huidige handelswijze schept u verwachtingen die niet stroken met de door bestuursorganen gekozen wegen.

Hopende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.”

Op 18 juli heeft Stichting SPOON als volgt op deze e-mail gereageerd:

“Dank voor uw bericht. Uw zorg dat we voorzichtig moeten zijn met het wekken van verwachtingen deel ik. Recent hebben we daarom bij gemeenten die niet expliciet aangeven verzoeken per mail in behandeling te nemen, op de site een waarschuwing geplaatst.

Tegelijkertijd zijn we van mening dat de opstelling van uw gemeente en andere gemeenten die verzoeken per mail niet toestaan in strijd is met de wet, zeker als het gebruik van DigiD hierbij verplicht is. Ik ben daarom benieuwd wat voor u de redenen zijn om geen mailadres voor Woo-verzoeken open te stellen en licht ook graag verder toe waarom wij denken dat het kunnen indienen van Woo-verzoeken via de Woo-Knop in het belang van zowel verzoekers als bestuursorganen kan zijn. Ook zou ik graag met u bespreken wat een praktische oplossing zou kunnen zijn.

Heeft u eind deze week of maandag a.s. een moment?”

Op dit voorstel is van de zijde van uw gemeente geen antwoord gekomen.

Dat betekent dat SPOON als beheerder van de Woo-Knop met vragen is blijven zitten over de redenen waarom uw gemeente de toegang voor het doen van een Woo-verzoek heeft vormgegeven zoals zij dat gedaan heeft.

Gewenste documenten

Met betrekking tot het onderwerp van dit Woo-verzoek is SPOON concreet op zoek naar de volgende documenten:

Alle interne beleidsdocumenten en correspondentie met betrekking tot uw keuze voor en vormgeving van de door u gemeente aangewezen elektronische weg voor Woo-verzoeken en de hieraan ten grondslag liggende overwegingen, ter voorbereiding op en na de inwerkingtreding van de Woo (1 mei 2022). In het bijzonder gaat het daarbij om uw keuze om Woo-verzoeken alleen toe te staan via een speciaal daartoe aangewezen contactformulier op uw website en niet ook via een algemeen of specifiek mailadres, het verplicht gebruik van DigiD daarbij, en het verplicht doorlopen van een keuzemenu alvorens het Woo-verzoek te kunnen versturen.

Mondelinge toelichting

Mocht u vragen hebben over de precieze interpretatie of de gewenste afhandeling van dit verzoek, dan is SPOON graag bereid een nadere toelichting te geven. Zij verzoekt u hierover zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van dit Woo-verzoek contact op te nemen.

Concepten

Conceptdocumenten zijn uitgesloten van dit verzoek.

Voorkeur digitale verstrekking

SPOON verzoekt u de gevraagde informatie in digitale vorm via deze site te verstrekken. Indien u voornemens bent om hiervoor kosten in rekening te brengen, verzoekt zij u vooraf contact met ons op te nemen onder opgave van de hoogte daarvan.

Slotopmerkingen

Graag ontvangt SPOON een bevestiging van de ontvangst van dit Woo-verzoek.

Bij uitblijven van een besluit na het verlopen van de wettelijke termijnen of een weigering dit verzoek in behandeling te nemen zal SPOON zich wenden tot de bestuursrechter.

Met vriendelijke groet,
Stichting SPOON

Tim Staal en Liset Hamming, bestuurders

[gezien de aard van het geschil dat ten grondslag ligt aan deze bezwaarprocedure, volgt tevens een exemplaar van dit bezwaarschrift per post]

Geachte gemeente, geacht college,

Bij deze maakt Stichting SPOON (hierna: SPOON) bezwaar tegen uw weigering d.d. 10 oktober 2023 om haar Woo-verzoek d.d. 2 oktober m.b.t. uw beleid aangaande het wel en niet openstellen van bepaalde elektronische wegen voor het kunnen indienen van een Woo-verzoek, bij u bekend onder kenmerk 4779220 (hierna: het verzoek), in behandeling te nemen.

Uw weigering is voor de toepassing van wettelijke voorschriften over bezwaar en beroep gelijkgesteld met een besluit, waardoor bezwaar tegen deze weigering open staat.

Wij zien bij dezen dan ook af van de door u in uw brief van 10 oktober jl. geboden gelegenheid om het verzoek op de – volgens u – juiste wijze in te dienen. Daarmee kunnen we er reeds vanuit gaan dat u zult gaan besluiten om het verzoek van SPOON niet te behandelen.

Bijgaand treft u de statuten van de stichting.

Bezwaargronden
De door u verstrekte reden voor het niet in behandeling nemen van het verzoek zoals deze bij u is ingediend, is de wijze waarop [of vorm waarin] het verzoek is ingediend, namelijk per e-mail.

U stelt dat een Woo-verzoek alleen elektronisch kan worden ingediend op de door u aangewezen wijze, dat wil zeggen via het e-formulier op uw website. Ook stelt u dat DigiD daarbij als handtekening geldt, met de implicatie dat het gebruik van DigiD daarom verplicht is.

Verder blijkt op de website dat wie gebruik wil maken van het e-formulier eerst verplicht wordt om een aantal voorvragen te beantwoorden, alvorens bij het formulier terecht te komen.

Op uw website geeft u bovendien geen informatie over waarom u enkel het e-formulier toestaat.

SPOON maakt bezwaar op de volgende gronden:

1. Het verplicht stellen van DigiD is in strijd met artikel 4.1, tweede lid van de Woo;
2. Het verplicht doorlopen van een aantal voorvragen raakt aan de vormvrijheid van Woo-verzoeken en werpt onnodige drempels op en is daarom in strijd met artikel 4.1, eerste en tweede lid van de Woo;
3. Het niet in behandeling nemen van Woo-verzoeken die niet op de door u aangewezen elektronische weg zijn binnengekomen is onvoldoende gemotiveerd, in strijd met de bedoeling van de wetgever en niet proportioneel en daarom in strijd met artikel 4.1 van de Woo;

Hieronder zal SPOON, alvorens deze gronden verder toe te lichten, eerst het relevante wettelijk kader weergeven.

Wettelijk kader

[cursief steeds van SPOON]

Artikel 4.1 Wet open overheid

1. Eenieder kan een verzoek om publieke informatie richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf. In het laatste geval beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan op het verzoek.
2. Een verzoek kan mondeling of schriftelijk worden ingediend en kan elektronisch worden verzonden op de door het bestuursorgaan aangegeven wijze.

Memorie van Toelichting bij artikel 4.1, tweede lid, van de Woo

‘In het tweede lid wordt nadrukkelijk bepaald dat een verzoek zowel mondeling als schriftelijk kan worden ingediend. Hiermee wordt aangesloten bij de systematiek uit de Wob. Daaraan is ten opzichte van de Wob toegevoegd dat een verzoek ook elektronisch kan worden verzonden. Ieder orgaan dat onder de toepassing van de Woo valt, zal dus de mogelijkheid moeten bieden om verzoeken elektronisch in te dienen. Een elektronisch verzoek moet wel worden ingediend op het door het orgaan aangewezen e-mailadres, overeenkomstig artikel 2:13, eerste lid, Awb, zoals dat komt te luiden na de inwerkingtreding van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer.

In artikel 4.1, tweede lid, Woo worden alle organen verplicht om de elektronische weg open te stellen en aan te geven op welke wijze zij te bereiken zijn voor elektronisch ingediende verzoeken. Daarmee heeft de verzoeker altijd de mogelijkheid om zijn verzoek elektronisch in te dienen, maar behouden organen de mogelijkheid om zelf aan te geven hoe dat dient te gebeuren.

Uit jurisprudentie van de Afdeling bestuursrechtspraak volgt dat een bestuursorgaan een elektronisch ingediend Wob-verzoek niet hoeft te behandelen als het niet is ingediend op de door het bestuursorgaan aangegeven wijze. In afwijking van die jurisprudentie geldt dat het bestuursorgaan overeenkomstig het nieuwe artikel 2:16, eerste lid, onderdeel a, Awb, zoals dat komt te luiden na de inwerkingtreding van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, het verzoek in behandeling moet nemen als is onderkend dat een(onjuist ingediend) verzoek is ontvangen. De beslistermijn van dat verzoek gaat overeenkomstig het nieuwe artikel 2:24 Awb lopen nadat het verzoek intern is doorgeleid en de verzoeker hiervan op de hoogte is gesteld.

Overigens is het niet de bedoeling om bij elektronische verzoeken onnodige drempels aan te brengen. Zo is het niet proportioneel om bij het openstellen van elektronische informatieverzoeken DigiD voor te schrijven.’

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer / Awb

Artikel 2:16 Awb, eerste lid, onder a
1. Indien een bericht als bedoeld in artikel 2:13, eerste lid, niet is verzonden op de voor dat bericht aangewezen wijze, kan een bestuursorgaan ermee volstaan de afzender te wijzen op de juiste wijze van verzending, tenzij:
a. het bestuursorgaan het bericht zonder nadere bewerking kan behandelen als ware het op de juiste wijze ingediend;

Artikel 2:24 Awb
Indien een bericht met toepassing van artikel 2:16, eerste lid, onder a, wordt behandeld, vangt een bij wettelijk voorschrift bepaalde behandeltermijn aan op het tijdstip van interne doorgeleiding, mits het bestuursorgaan de afzender onverwijld mededeling doet van de doorgeleiding en het tijdstip waarop de termijn aanvangt.

Toepassing

Ad 1. Verplicht gebruik DigiD
Hierover kan SPOON kort zijn. De Memorie van Toelichtingbij de Woo (hierna: MvT) laat er geen enkel misverstand over bestaan dat het verplicht gebruik van DigiD bij de indiening van een Woo-verzoek een verboden drempel is: ‘Zo is het niet proportioneel om bij het openstellen van elektronische informatieverzoeken DigiD voor te schrijven.’ Dit wordt ook onderschreven door bijvoorbeeld de VNG.

Ad 2. Verplicht doorlopen en beantwoorden van voorvragen
Uit artikel 4.1, tweede lid van de Woo volgt enkel dat bestuursorganen mogen aanwijzen op welke elektronische wijze Woo-verzoeken naar haar worden verzonden. Op geen enkele manier gaat van het artikellid de suggestie uit dat hierbij drempels mogen worden opgeworpen die bij verzoeken per post niet worden opgeworpen. Ook blijkt op geen enkele wijze dat een elektronisch verzoek minder vormvrij zou zijn dan een verzoek per post. De initiatiefnemers van de Woo schrijven dan ook in de MvT: ‘Overigens is het niet de bedoeling om bij elektronische verzoeken onnodige drempels aan te brengen.’

De vragen die uw gemeente stelt (zie de meegestuurde screenshots), kunnen potentiele Woo-verzoekers op het verkeerde been zetten en afschrikken van het doen van een Woo-verzoek. Burgers weten op voorhand vaak niet of het document dat zij zoeken al openbaar is of niet. Veel informatie die officieel reeds openbaar is, is namelijk niet of moeilijk vindbaar. Ook kennen niet alle burgers termen als ‘omgevingsvergunning’ of ‘bestemmingsplan’. Tot slot is het onjuist dat informatie waarvan burgers niet willen dat deze voor eenieder openbaar wordt, bijvoorbeeld omdat deze over henzelf gaat, zonder meer niet via een Woo-verzoek kan of moet worden opgevraagd (zie artikel 5.5 Woo).

Uw verplichting om voorvragen te doorlopen en te beantwoorden is dan ook in strijd met artikel 4.1, eerste lid, Woo (vormvrijheid Woo-verzoek) en artikel 4.1, tweede lid, Woo (geen onnodige drempels bij aanwijzen wijze van verzending elektronische weg).

Daarmee wil SPOON overigens geenszins veronderstellen dat u deze vragen stelt met de bedoeling om potentiele Woo-verzoekers af te schrikken.

Tussenconclusie
Om alleen al de twee bovenstaande redenen, vindt SPOON dat u -- omdat u op dit moment niet een elektronische weg biedt die in overeenstemming is met de eisen van de Woo -- het per mail ingediende verzoek van SPOON in behandeling had moeten nemen.

Ad 3. Niet in behandeling nemen van Woo-verzoeken die via een andere elektronische weg binnenkomen
Naar de mening van SPOON gaat uw verplichting om het per e-mail verstuurde Woo-verzoek van SPOON in behandeling te nemen echter een stap verder, in die zin dat, ook als u de verplichting om DigiD te gebruiken en de verplichte voorvragen zou intrekken (waardoor enkel een kaal e-formulier zou overblijven), u alsnog verplicht zou zijn om ook verzoeken die per e-mail worden ingediend in behandeling te nemen.

SPOON licht dat hieronder nader toe.

Gebrek aan motivering
De mogelijkheid tot het opeisen van een bestuurlijke dwangsom in Wob- en nu Woo-zaken in 2016 afgeschaft. Dreigend misbruik daarvan vormt aldus niet langer een reden om Woo-verzoeken per mail in het geheel niet meer toe te staan.

Blijkens de MvT bij de Woo en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, waarover SPOON hierna verder zal uitweiden, gaat bovendien de wettelijke termijn pas lopen op het moment dat een Woo-verzoek, dat niet op de voorgeschreven elektronische wijze is verzonden, binnen het bestuursorgaan op de juist plek terecht is gekomen. Bestuursorganen hoeven dus niet meer te vrezen dat bij een verzoek per mail dat zij pas na een paar dagen in een obscure mailbox ontdekken, een deel van de termijn reeds is verstreken.

U motiveert niet waarom het nodig is om Woo-verzoeken per mail buiten behandeling te laten. In dat licht wordt het niet in behandeling nemen van Woo-verzoeken per mail een onnodige drempel, omdat er geen rechtvaardiging voor bestaat.

Bedoeling van de wetgever
Uit de MvT bij de Woo en de daarin aangehaalde Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer blijkt dat de wetgever voor ogen heeft gehad dat Woo-verzoeken die niet volgens de door het bestuursorgaan aangewezen wijze zijn verzonden, wel degelijk in behandeling worden genomen, zodra zij zijn opgemerkt. Zulke verzoeken moeten worden doorgeleid en vervolgens gewoon in behandeling worden genomen.

In de MvT bij de Woo staat duidelijk dat de wetgever vanaf de inwerkingtreding van de Woo deze handelswijze bij Woo-verzoeken heeft willen voorschrijven.

Proportionaliteit
Meer vanuit het oogpunt van proportionaliteit bekeken, is het bovendien zo dat het technisch gezien geen enkel probleem is om Woo-verzoeken, per e-formulier of per email ingediend, in dezelfde mailbox terecht te laten komen. Zodat in praktisch opzicht nauwelijks meer van twee verschillende wijzen van verzending gesproken kan worden en nauwelijks iets extra’s van bestuursorganen gevergd wordt.

Een flink aantal gemeenten biedt dan ook de mogelijkheid om per mail Woo-verzoeken in te dienen, vaak naast de mogelijkheid om hiervoor een e-formulier te gebruiken. Er zijn trouwens zelfs gemeenten die een Woo-verzoek via WhatsApp accepteren.

Het in behandeling nemen van verzoeken per mail, hoeft uiteraard niet af te doen aan het aanwijzen van een voorkeursroute.

Dit alles beziend stelt SPOON zich op het standpunt dat het niet in behandeling nemen van Woo-verzoeken per mail, die overigens wel aan de vereisten van een Woo-verzoek voldoen, indruist tegen de tekst, bedoeling en MvT bij artikel 4.1, eerste en tweede lid en de binnenkort in werking tredende artikelen 2:16 en 2:24 Awb (nieuw), alsmede met het motiveringsbeginsel en het proportionaliteitsbeginsel.

Concluderend

Concluderend verzoekt SPOON u haar bezwaar gegrond te verklaren en haar verzoek alsnog in behandeling te nemen.

SPOON verzoekt u haar in de gelegenheid te stellen haar bezwaar in een hoorzitting toe te lichten.

Uiteraard is SPOON te allen tijde bereid om in overleg te treden en te zoeken naar een gezamenlijke oplossing.

Wilt u de ontvangst van dit bezwaarschrift schriftelijk of per email bevestigen?

Hoogachtend,

Tim Staal en Liset Hamming,

bestuurders Stichting SPOON

Een volledig overzicht van mijn Woo-verzoek en alle erbij horende correspondentie is beschikbaar op: https://www.woo-knop.nl/request/keuze_di...