Wob-verzoek inzake geheimhoudingsprocedure en geheime documenten

Het Woo-verzoek is gedeeltelijk toegewezen.

________________________________________
Liset Hamming heeft de Wob-Knop gebruikt om onderstaand bericht te sturen.

Meer informatie over de Wob-Knop: https://www.wob-knop.nl/help. Voor Wob-ambtenaren: https://www.wob-knop.nl/help/officers

Let op: Uw antwoord op dit bericht wordt aan Liset Hamming verstuurd en tegelijkertijd, automatisch, op de Wob-knop (www.wob-knop.nl) gepubliceerd. Alle informatie op de Wob-Knop is openbaar en voor iedereen toegankelijk, dus ook de inhoud van uw antwoord. Houd hier rekening mee bij het plaatsen van handtekeningen en het vermelden van persoonlijke gegevens!
________________________________________

Betreft: Wob-verzoek inzake geheimhoudingsprocedure en geheime documenten

Geacht college van burgemeester en wethouders,

Met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob) verzoek ik, Liset Hamming, journalist, u om openbaarmaking van hieronder nader te specificeren documenten en informatie bij of onder u in het kader van de bestuurlijke aangelegenheid: geheimhoudingsprocedure en geheime documenten.

Dit Wob-verzoek ziet op de jaren 2018 en 2019.

In de afhandeling vraag ik u rekening te houden met het publieke belang van de journalistiek als controleur van een goede en democratische bestuursvoering.

Corona

Voordat ik overga tot mijn verzoek, wil ik u laten weten dat ik me ervan bewust ben dat het coronavirus en de maatregelen die zijn afgeroepen om het virus te bestrijden voor iedereen ingewikkelde en onbekende gevolgen heeft.

Eind maart 2020 besloot ik daarom om tot vandaag, 2 juni 2020, te wachten met het indienen van dit Wob-verzoek. Inmiddels lijkt de situatie inderdaad gestabiliseerd. Natuurlijk begrijp ik dat er ook bij gemeenten na deze roerige tijd nog steeds veel op het bord ligt. Toch zie ik geen reden om mijn Wob-verzoek nog langer uit te stellen.

Wat wellicht mede gezien de bijzondere situatie waarin we verkeren wel goed is om te benadrukken: ik vraag niet om openbaarmaking van geheime documenten. Ik vraag dus ook niet om opheffing van de geheimhouding van geheime documenten.

Toelichting onderzoek

Voor een journalistiek onderzoek naar openbaarheid en geheimhouding bij gemeenten schrijf ik over de ‘stand’ van geheimhouding bij Nederlandse gemeenten. De centrale onderzoeksvraag is: hoeveel geheime documenten liggen er bij Nederlandse gemeenten?

Meer over dit journalistieke onderzoek kunt u in ieder geval vanaf 15 juni 2020 vinden via de website: www.gemeentegeheimen.nl

Documenten

Concreet verzoek ik u om (kopie van of inzage in) de volgende documenten of informatie:

1. Protocol en/of beleidsdocumenten met betrekking tot geheimhouding van documenten binnen en/of de geheimhoudingsprocedure van uw gemeente;

2. Overzicht, index of register met het op 31 december 2019 totaal aantal geheime documenten binnen uw gemeente, inclusief per geheim document gespecificeerd:

2.1. De (aard van de) inhoud van het geheim verklaarde document;
2.2. De datum waarop het document geheim is verklaard;
2.3. De datum waarop de geheimhouding is bekrachtigd voor zover van toepassing;
2.4. Het belang op grond waarvan het document geheim is verklaard;
2.5. Welk orgaan binnen uw gemeente – burgemeester, college van burgemeester en wethouders, commissie, gemeenteraad of individuele gemeenteraadsleden – om de geheimhouding heeft verzocht;
2.6. Onder welke voorwaarden de geheimhouding van kracht was of is;
2.7. Onder welke voorwaarden de geheimhouding is of kan worden opgeheven.

3. Onderliggende documenten met daarin de onder punt 2 verzochte informatie, waaronder in ieder geval:

3.1. Geheimhoudingsbesluiten; en
3.2. Bekrachtingsbesluiten, voor zover van toepassing.

Subsidiair

Indien het onder punt 2 verzochte (i) niet binnen uw gemeente als document(en) aanwezig is of (ii) het genereren van het verzochte overzicht, index of register naar uw mening niet mogelijk en/of te omvangrijk is, verzoek ik u om (kopie van of inzage in) de volgende documenten of informatie:

4. Het aantal geheim verklaarde documenten binnen uw gemeente in 2018 en 2019 inclusief per geheim verklaard document gespecificeerd:

4.1. De (aard van de) inhoud van het geheim verklaarde document;
4.2. De datum waarop het document geheim is verklaard;
4.3. De datum waarop de geheimhouding is bekrachtigd voor zover van toepassing;
4.4. Het belang op grond waarvan het document geheim is verklaard;
4.5. Welk orgaan binnen uw gemeente – burgemeester, college van burgemeester en wethouders, commissie, gemeenteraad of individuele gemeenteraadsleden – om de geheimhouding heeft verzocht;
4.6. Onder welke voorwaarden de geheimhouding van kracht was of is;
4.7. Onder welke voorwaarden de geheimhouding is of kan worden opgeheven;

5. Onderliggende documenten met daarin de onder punt 4 gevraagde informatie, waaronder in ieder geval:

5.1. Geheimhoudingsbesluiten; en
5.2. Bekrachtingsbesluiten voor zover van toepassing.

Mocht u beschikken over andere documenten die – aanvullend of in plaats van gevraagde documenten – inzicht geven in deze bestuurlijke aangelegenheid, dan verzoek ik u die documenten ook te verstrekken.

Géén verzoek om (opheffing van geheimhouding van) geheime documenten
Voor de zekerheid herhaal ik hier dat ik zowel primair als subsidiair niet om openbaarmaking van de geheime documenten binnen uw gemeente vraag. Ik vraag dus ook niet om opheffing van de geheimhouding van de geheime documenten.

Geanonimiseerde documenten
Als u van mening bent dat persoonsgegevens openbaarmaking van de gevraagde documenten of informatie in de weg staat, verzoek ik u om een geanonimiseerde versie van de gevraagde documenten of informatie.

Samenvattingen van documenten
Mocht u van mening zijn dat u documenten wegens persoonlijke beleidsopvattingen moet weigeren, verzoek ik u om een zakelijke weergave van de inhoud of een samenvatting van de gevraagde documenten.

Insluiting alle gegevensdragers
Met documenten bedoel ik vastlegging ongeacht de gegevensdrager. Dus naast klassieke papieren documenten ook digitale bestanden, sms-jes, WhatsApp-berichten, audio- en videobestanden.

Doorgeleiding
Daar waar documenten zich niet onder u bevinden en/of u ermee bekend bent dat ook bij één of meer andere (bestuurs)organen informatie berust met betrekking tot dit onderwerp, verzoek ik u zonder oprekken van termijnen om doorgeleiding van dit verzoek naar het juiste (bestuurs)orgaan. Ik ontvang daarvan graag bericht.

Motivering bij weigering
Bij gehele of gedeeltelijke weigering van een document of informatie verzoek ik u de weigering per document respectievelijk per alinea te motiveren. Niet alleen met verwijzing naar het betreffende Wob-artikel, maar tevens met onderbouwing van de afweging van de weigeringsgrond ten opzichte van het algemeen belang van openbaarheid.

Toelichting Wob-verzoek
Als u vragen heeft over de precieze interpretatie of de gewenste afhandeling van dit verzoek dan ben ik graag bereid om nadere toelichting te geven. Ik verzoek u hierover binnen twee weken na ontvangst van mijn Wob-verzoek contact op te nemen.

Toelichting gebruik 'Wob-Knop' voor dit verzoek

Ik stuur u dit Wob-verzoek digitaal via een voor Nederland nieuw platform: de Wob-Knop (www.wob-knop.nl). De Wob-Knop is ontwikkeld om het verkrijgen en doorzoeken van openbare overheidsinformatie soepeler te laten verlopen. Na een testfase bent u samen met 346 andere Nederlandse gemeenten de eerste die een Wob-verzoek via dit platform ontvangt. De overige 8 gemeenten hebben geen e-mailadres.

De Wob-Knop is eind 2019 met hulp van de Nederlandse Vereniging voor Onderzoeksjournalistiek (VVOJ) in Nederland geïntroduceerd. De software voor de Wob-Knop is ontwikkeld in het Verenigd Koninkrijk waar inmiddels al meer dan 300.000 verzoeken om overheidsinformatie op deze manier zijn afgehandeld. Ook voor verzoeken om overheidsinformatie aan EU-instellingen wordt van deze software gebruikgemaakt. Inmiddels zijn er platformen in België, Frankrijk, Duitsland en nog dertig andere landen over de wereld. Een uitgebreide toelichting voor Wob-ambtenaren vindt u via https://www.wob-knop.nl/help/officers.

Alle informatie op de website van de Wob-Knop is openbaar en voor iedereen toegankelijk. Zowel dit Wob-verzoek als de berichten en de openbaar gemaakte documenten worden rechtstreeks aan de indiener van het Wob-verzoek/de overheidsinstantie verstuurd en tegelijkertijd, automatisch, op de website van de Wob-Knop gepubliceerd. Houd hier rekening mee bij plaatsen van handtekeningen en het vermelden van persoonlijke gegevens.

Er is en wordt nog steeds hard gewerkt aan zo volledig, correct en duidelijk mogelijke informatie op de website van de Wob-Knop. Mocht u onvolledige, onjuiste en/of onduidelijke informatie op de Wob-Knop tegenkomen, laat het mij of via de Wob-Knop dan alstublieft weten.

Hoe kunt u dit verzoek afdoen?

De Wob-Knop genereert voor ieder Wob-verzoek een e-mailadres van waaruit het verzoek wordt verstuurd naar de overheidsinstantie, in dit geval uw gemeente. U kunt op het verzoek reageren door op ‘antwoord’ of ‘reply’ te klikken zoals u dat bij e-mailberichten gewend bent.

Uw bericht wordt vervolgens rechtstreeks naar de indiener van het verzoek verstuurd en tegelijkertijd, automatisch. op de website van de Wob-Knop gepubliceerd. Op de website van de Wob-Knop kunt u de Wob-verzoeken die via de Wob-Knop zijn verstuurd terugvinden. Ditzelfde geldt voor de berichten en voor de uiteindelijk openbaar gemaakte documenten.

Alle informatie op de Wob-Knop is openbaar en voor iedereen toegankelijk. Let op: dus ook handtekeningen en persoonlijke gegevens. De Wob-Knop probeert in ieder geval e-mailadressen automatisch uit de berichten te filteren maar de beste manier om, indien gewenst, informatie niet te openbaren is door ze niet in (de bijlagen van) uw berichten te plaatsen.

Controle e-mailadres overheidsinstantie

Het is mogelijk dat dit verzoek u bereikt op een e-mailadres dat u liever niet voor Wob-verzoeken gebruikt. Mocht u in de toekomst Wob-verzoeken via de Wob-Knop op een ander e-mailadres willen ontvangen, dan kunt u dit aan mij of via de Wob-Knop doorgeven.

Slotopmerkingen

Ik verzoek u nadrukkelijk om de gevraagde informatie en documenten via de Wob-Knop te verstrekken. Van documenten die alleen analoog (hard copy) in uw archief aanwezig zijn, ontvang ik graag een digitale kopie. Mocht u voornemens zijn om kosten in rekening te brengen, verzoek ik u mij hierover vooraf te informeren.

Graag ontvang ik per 'reply' op deze e-mail bevestiging van de ontvangst van dit Wob-verzoek.

Tot slot wijs ik u op de wettelijke termijn van vier (4) weken voor het beslissen op dit Wob-verzoek. Geen of onvoldoende antwoord op de vervaldatum zal ik opvatten als een afwijzing.

Hoogachtend,

Liset Hamming

Gemeente Meierijstad

Geachte mw. Hamming,

Naar aanleiding van uw mail/wob-verzoek d.d. 2 juni 2020 ga ik hieronder
successievelijk in op uw vragen. Ik verwijs u naar onze reactie per
vraag/opmerking.

Documenten

Concreet verzoek ik u om (kopie van of inzage in) de volgende documenten
of informatie:

1. Protocol en/of beleidsdocumenten met betrekking tot geheimhouding van
documenten binnen en/of de geheimhoudingsprocedure van uw gemeente;
Onze reactie: Wij hebben een dergelijk protocol en/of beleidsdocumenten
niet vastgesteld.

2. Overzicht, index of register met het op 31 december 2019 totaal aantal
geheime documenten binnen uw gemeente, inclusief per geheim document
gespecificeerd:
Onze reactie: Wij beschikken niet over een dergelijk overzicht/index of
register.

2.1. De (aard van de) inhoud van het geheim verklaarde document;
        2.2. De datum waarop het document geheim is verklaard;
        2.3. De datum waarop de geheimhouding is bekrachtigd voor zover
van toepassing;
        2.4. Het belang op grond waarvan het document geheim is verklaard;
        2.5. Welk orgaan binnen uw gemeente – burgemeester, college van
burgemeester en wethouders, commissie, gemeenteraad of individuele
gemeenteraadsleden – om de geheimhouding heeft verzocht;
        2.6. Onder welke voorwaarden de geheimhouding van kracht was of
is;
        2.7. Onder welke voorwaarden de geheimhouding is of kan
worden opgeheven.

3. Onderliggende documenten met daarin de onder punt 2 verzochte
informatie, waaronder in ieder geval:
Onze reactie: zie onze reactie op vraag 2.

3.1. Geheimhoudingsbesluiten; en
                3.2. Bekrachtingsbesluiten, voor zover van toepassing.
Onze reactie: zie onze reactie op vraag 2.

Subsidiair

Indien het onder punt 2 verzochte (i) niet binnen uw gemeente als
document(en) aanwezig is of (ii) het genereren van het verzochte
overzicht, index of register naar uw mening niet mogelijk en/of te
omvangrijk is, verzoek ik u om (kopie van of inzage in) de volgende
documenten of informatie:

4. Het aantal geheim verklaarde documenten binnen uw gemeente in 2018 en
2019 inclusief per geheim verklaard document gespecificeerd:
Onze reactie: In de periode 2018/2019 zijn geen documenten geheim
verklaard.

4.1. De (aard van de) inhoud van het geheim verklaarde document;
        4.2. De datum waarop het document geheim is verklaard;
        4.3. De datum waarop de geheimhouding is bekrachtigd voor zover
van toepassing;
        4.4. Het belang op grond waarvan het document geheim is verklaard;
        4.5. Welk orgaan binnen uw gemeente – burgemeester, college van
burgemeester en wethouders, commissie, gemeenteraad of individuele
gemeenteraadsleden – om de geheimhouding heeft verzocht;
        4.6. Onder welke voorwaarden de geheimhouding van kracht was of
is;
        4.7. Onder welke voorwaarden de geheimhouding is of kan worden
opgeheven;

5. Onderliggende documenten met daarin de onder punt 4 gevraagde
informatie,     waaronder in ieder geval:
Onze reactie: Zie onze reactie op vraag 4.

5.1. Geheimhoudingsbesluiten; en

5.2. Bekrachtingsbesluiten voor zover van toepassing.

Onze reactie: Zie onze reactie op vraag 4.

Mocht u beschikken over andere documenten die – aanvullend of in plaats
van gevraagde documenten – inzicht geven in deze bestuurlijke
aangelegenheid, dan verzoek ik u die documenten ook te verstrekken.
Onze reactie: Over de periode 2018/2019 beschikken wij niet over
dergelijke documenten.

Geanonimiseerde documenten
Als u van mening bent dat persoonsgegevens openbaarmaking van de gevraagde
documenten of informatie in de weg staat, verzoek ik u om een
geanonimiseerde versie van de gevraagde documenten of informatie.
Onze reactie: niet van toepassing/zie onze reactie op voorgaande vragen.

Samenvattingen van documenten
Mocht u van mening zijn dat u documenten wegens persoonlijke
beleidsopvattingen moet weigeren, verzoek ik u om een zakelijke weergave
van de inhoud of een samenvatting van de gevraagde documenten.
Onze reactie: niet van toepassing/zie onze reactie op voorgaande vragen.

Insluiting alle gegevensdragers
Met documenten bedoel ik vastlegging ongeacht de gegevensdrager. Dus naast
klassieke papieren documenten ook digitale bestanden, sms-jes,
WhatsApp-berichten, audio- en videobestanden.
Onze reactie: niet van toepassing/zie onze reactie op voorgaande vragen.

Doorgeleiding
Daar waar documenten zich niet onder u bevinden en/of u ermee bekend bent
dat ook bij één of meer andere (bestuurs)organen informatie berust met
betrekking tot dit onderwerp, verzoek ik u zonder oprekken van termijnen
om doorgeleiding van dit verzoek naar het juiste (bestuurs)orgaan. Ik
ontvang daarvan graag bericht.
Onze reactie: niet van toepassing/zie onze reactie op voorgaande vragen.

Motivering bij weigering
Bij gehele of gedeeltelijke weigering van een document of informatie
verzoek ik u de weigering per document respectievelijk per alinea te
motiveren. Niet alleen met verwijzing naar het betreffende Wob-artikel,
maar tevens met onderbouwing van de afweging van de weigeringsgrond ten
opzichte van het algemeen belang van openbaarheid.
Onze reactie: niet van toepassing/zie onze reactie op voorgaande vragen.

Hoogachtend,

Namens college van B&W

 

AJM van Gerwen
Strateeg Meierijstad

Toelichting Wob-verzoek
Als u vragen heeft over de precieze interpretatie of de gewenste
afhandeling van dit verzoek dan ben ik graag bereid om nadere toelichting
te geven. Ik verzoek u hierover binnen twee weken na ontvangst van mijn
Wob-verzoek contact op te nemen.

Toelichting gebruik 'Wob-Knop' voor dit verzoek

Ik stuur u dit Wob-verzoek digitaal via een voor Nederland nieuw platform:
de Wob-Knop ([1]www.wob-knop.nl). De Wob-Knop is ontwikkeld om het
verkrijgen en doorzoeken van openbare overheidsinformatie soepeler te
laten verlopen. Na een  testfase bent u samen met 346 andere Nederlandse
gemeenten de eerste die een Wob-verzoek via dit platform ontvangt. De
overige 8 gemeenten hebben geen e-mailadres.

De Wob-Knop is eind 2019 met hulp van de Nederlandse Vereniging voor
Onderzoeksjournalistiek (VVOJ) in Nederland geïntroduceerd. De software
voor de Wob-Knop is ontwikkeld in het Verenigd Koninkrijk waar inmiddels
al meer dan 300.000 verzoeken om overheidsinformatie op deze manier zijn
afgehandeld. Ook voor verzoeken om overheidsinformatie aan EU-instellingen
wordt van deze software gebruikgemaakt. Inmiddels zijn er platformen in
België, Frankrijk, Duitsland en nog dertig andere landen over de wereld.
Een uitgebreide toelichting voor Wob-ambtenaren vindt u via
[2]https://www.wob-knop.nl/help/officers.

Alle informatie op de website van de Wob-Knop is openbaar en voor iedereen
toegankelijk. Zowel dit Wob-verzoek als de berichten en de openbaar
gemaakte documenten worden rechtstreeks aan de indiener van het
Wob-verzoek/de overheidsinstantie verstuurd en tegelijkertijd,
automatisch, op de website van de Wob-Knop gepubliceerd. Houd hier
rekening mee bij plaatsen van handtekeningen en het vermelden van
persoonlijke gegevens.

Er is en wordt nog steeds hard gewerkt aan zo volledig, correct en
duidelijk mogelijke informatie op de website van de Wob-Knop. Mocht u
onvolledige, onjuiste en/of onduidelijke informatie op de Wob-Knop
tegenkomen, laat het mij of via de Wob-Knop dan alstublieft weten.

Hoe kunt u dit verzoek afdoen?

De Wob-Knop genereert voor ieder Wob-verzoek een e-mailadres van waaruit
het verzoek wordt verstuurd naar de overheidsinstantie, in dit geval uw
gemeente. U kunt op het verzoek reageren door op ‘antwoord’ of ‘reply’ te
klikken zoals u dat bij e-mailberichten gewend bent.

Uw bericht wordt vervolgens rechtstreeks naar de indiener van het verzoek
verstuurd en tegelijkertijd, automatisch. op de website van de Wob-Knop
gepubliceerd. Op de website van de Wob-Knop kunt u de Wob-verzoeken die
via de Wob-Knop zijn verstuurd terugvinden. Ditzelfde geldt voor de
berichten en voor de uiteindelijk openbaar gemaakte documenten.

Alle informatie op de Wob-Knop is openbaar en voor iedereen toegankelijk.
Let op: dus ook handtekeningen en persoonlijke gegevens. De Wob-Knop
probeert in ieder geval e-mailadressen automatisch uit de berichten te
filteren maar de beste manier om, indien gewenst, informatie niet te
openbaren is door ze niet in (de bijlagen van) uw berichten te plaatsen.

Controle e-mailadres overheidsinstantie

Het is mogelijk dat dit verzoek u bereikt op een e-mailadres dat u liever
niet voor Wob-verzoeken gebruikt. Mocht u in de toekomst Wob-verzoeken via
de Wob-Knop op een ander e-mailadres willen ontvangen, dan kunt u dit aan
mij of via de Wob-Knop doorgeven.

Slotopmerkingen

Ik verzoek u nadrukkelijk om de gevraagde informatie en documenten via de
Wob-Knop te verstrekken. Van documenten die alleen analoog (hard copy) in
uw archief aanwezig zijn, ontvang ik graag een digitale kopie. Mocht u
voornemens zijn om kosten in rekening te brengen, verzoek ik u mij
hierover vooraf te informeren.

Graag ontvang ik per 'reply' op deze e-mail bevestiging van de ontvangst
van dit Wob-verzoek.

Tot slot wijs ik u op de wettelijke termijn van vier (4) weken voor het
beslissen op dit Wob-verzoek. Geen of onvoldoende antwoord op de
vervaldatum zal ik opvatten als een afwijzing.

Hoogachtend,

Liset Hamming

-------------------------------------------------------------------

Gebruik ajb dit e-mailadres voor antwoord op dit verzoek.
[3][Wob #229 e-mail]

Is [4] [Gemeente Meierijstad vraag e-mailadres] het verkeerde e-mailadres voor Openbaarheid van
bestuur Wob-verzoeken aan Gemeente Meierijstad? Als dat het geval is,
gelieve ons dan te contacteren via dit formulier:
[5]https://www.wob-knop.nl/change_request/n...

Disclaimer: dit bericht en alle latere follow-up berichten worden vrij
toegankelijk op internet geplaatst. Ons privacy- en auteursrechtsbeleid:
[6]https://www.wob-knop.nl/help/officers

Dank voor uw begrip dat in bepaalde gevallen de publicatie van verzoeken
en antwoorden uitgesteld wordt.

Als je deze dienstverlening inzake openbaarheid van bestuur, dankzij deze
website, nuttig vindt, kan je aan de webmaster van uw organisatie vragen
om een link te plaatsen naar onze website.

-------------------------------------------------------------------

References

Visible links
1. http://www.wob-knop.nl/
2. https://www.wob-knop.nl/help/officers
3. mailto:[Wob #229 e-mail]
4. mailto: [Gemeente Meierijstad vraag e-mailadres]
5. https://www.wob-knop.nl/change_request/n...
6. https://www.wob-knop.nl/help/officers