Wob-verzoek inzake geheimhoudingsprocedure en geheime documenten

Het Woo-verzoek is geweigerd of afgwezen door Gemeente Wassenaar.

________________________________________
Liset Hamming heeft de Wob-Knop gebruikt om onderstaand bericht te sturen.

Meer informatie over de Wob-Knop: https://www.wob-knop.nl/help. Voor Wob-ambtenaren: https://www.wob-knop.nl/help/officers

Let op: Uw antwoord op dit bericht wordt aan Liset Hamming verstuurd en tegelijkertijd, automatisch, op de Wob-knop (www.wob-knop.nl) gepubliceerd. Alle informatie op de Wob-Knop is openbaar en voor iedereen toegankelijk, dus ook de inhoud van uw antwoord. Houd hier rekening mee bij het plaatsen van handtekeningen en het vermelden van persoonlijke gegevens!
________________________________________

Betreft: Wob-verzoek inzake geheimhoudingsprocedure en geheime documenten

Geacht college van burgemeester en wethouders,

Met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob) verzoek ik, Liset Hamming, journalist, u om openbaarmaking van hieronder nader te specificeren documenten en informatie bij of onder u in het kader van de bestuurlijke aangelegenheid: geheimhoudingsprocedure en geheime documenten.

Dit Wob-verzoek ziet op de jaren 2018 en 2019.

In de afhandeling vraag ik u rekening te houden met het publieke belang van de journalistiek als controleur van een goede en democratische bestuursvoering.

Corona

Voordat ik overga tot mijn verzoek, wil ik u laten weten dat ik me ervan bewust ben dat het coronavirus en de maatregelen die zijn afgeroepen om het virus te bestrijden voor iedereen ingewikkelde en onbekende gevolgen heeft.

Eind maart 2020 besloot ik daarom om tot vandaag, 2 juni 2020, te wachten met het indienen van dit Wob-verzoek. Inmiddels lijkt de situatie inderdaad gestabiliseerd. Natuurlijk begrijp ik dat er ook bij gemeenten na deze roerige tijd nog steeds veel op het bord ligt. Toch zie ik geen reden om mijn Wob-verzoek nog langer uit te stellen.

Wat wellicht mede gezien de bijzondere situatie waarin we verkeren wel goed is om te benadrukken: ik vraag niet om openbaarmaking van geheime documenten. Ik vraag dus ook niet om opheffing van de geheimhouding van geheime documenten.

Toelichting onderzoek

Voor een journalistiek onderzoek naar openbaarheid en geheimhouding bij gemeenten schrijf ik over de ‘stand’ van geheimhouding bij Nederlandse gemeenten. De centrale onderzoeksvraag is: hoeveel geheime documenten liggen er bij Nederlandse gemeenten?

Meer over dit journalistieke onderzoek kunt u in ieder geval vanaf 15 juni 2020 vinden via de website: www.gemeentegeheimen.nl

Documenten

Concreet verzoek ik u om (kopie van of inzage in) de volgende documenten of informatie:

1. Protocol en/of beleidsdocumenten met betrekking tot geheimhouding van documenten binnen en/of de geheimhoudingsprocedure van uw gemeente;

2. Overzicht, index of register met het op 31 december 2019 totaal aantal geheime documenten binnen uw gemeente, inclusief per geheim document gespecificeerd:

2.1. De (aard van de) inhoud van het geheim verklaarde document;
2.2. De datum waarop het document geheim is verklaard;
2.3. De datum waarop de geheimhouding is bekrachtigd voor zover van toepassing;
2.4. Het belang op grond waarvan het document geheim is verklaard;
2.5. Welk orgaan binnen uw gemeente – burgemeester, college van burgemeester en wethouders, commissie, gemeenteraad of individuele gemeenteraadsleden – om de geheimhouding heeft verzocht;
2.6. Onder welke voorwaarden de geheimhouding van kracht was of is;
2.7. Onder welke voorwaarden de geheimhouding is of kan worden opgeheven.

3. Onderliggende documenten met daarin de onder punt 2 verzochte informatie, waaronder in ieder geval:

3.1. Geheimhoudingsbesluiten; en
3.2. Bekrachtingsbesluiten, voor zover van toepassing.

Subsidiair

Indien het onder punt 2 verzochte (i) niet binnen uw gemeente als document(en) aanwezig is of (ii) het genereren van het verzochte overzicht, index of register naar uw mening niet mogelijk en/of te omvangrijk is, verzoek ik u om (kopie van of inzage in) de volgende documenten of informatie:

4. Het aantal geheim verklaarde documenten binnen uw gemeente in 2018 en 2019 inclusief per geheim verklaard document gespecificeerd:

4.1. De (aard van de) inhoud van het geheim verklaarde document;
4.2. De datum waarop het document geheim is verklaard;
4.3. De datum waarop de geheimhouding is bekrachtigd voor zover van toepassing;
4.4. Het belang op grond waarvan het document geheim is verklaard;
4.5. Welk orgaan binnen uw gemeente – burgemeester, college van burgemeester en wethouders, commissie, gemeenteraad of individuele gemeenteraadsleden – om de geheimhouding heeft verzocht;
4.6. Onder welke voorwaarden de geheimhouding van kracht was of is;
4.7. Onder welke voorwaarden de geheimhouding is of kan worden opgeheven;

5. Onderliggende documenten met daarin de onder punt 4 gevraagde informatie, waaronder in ieder geval:

5.1. Geheimhoudingsbesluiten; en
5.2. Bekrachtingsbesluiten voor zover van toepassing.

Mocht u beschikken over andere documenten die – aanvullend of in plaats van gevraagde documenten – inzicht geven in deze bestuurlijke aangelegenheid, dan verzoek ik u die documenten ook te verstrekken.

Géén verzoek om (opheffing van geheimhouding van) geheime documenten
Voor de zekerheid herhaal ik hier dat ik zowel primair als subsidiair niet om openbaarmaking van de geheime documenten binnen uw gemeente vraag. Ik vraag dus ook niet om opheffing van de geheimhouding van de geheime documenten.

Geanonimiseerde documenten
Als u van mening bent dat persoonsgegevens openbaarmaking van de gevraagde documenten of informatie in de weg staat, verzoek ik u om een geanonimiseerde versie van de gevraagde documenten of informatie.

Samenvattingen van documenten
Mocht u van mening zijn dat u documenten wegens persoonlijke beleidsopvattingen moet weigeren, verzoek ik u om een zakelijke weergave van de inhoud of een samenvatting van de gevraagde documenten.

Insluiting alle gegevensdragers
Met documenten bedoel ik vastlegging ongeacht de gegevensdrager. Dus naast klassieke papieren documenten ook digitale bestanden, sms-jes, WhatsApp-berichten, audio- en videobestanden.

Doorgeleiding
Daar waar documenten zich niet onder u bevinden en/of u ermee bekend bent dat ook bij één of meer andere (bestuurs)organen informatie berust met betrekking tot dit onderwerp, verzoek ik u zonder oprekken van termijnen om doorgeleiding van dit verzoek naar het juiste (bestuurs)orgaan. Ik ontvang daarvan graag bericht.

Motivering bij weigering
Bij gehele of gedeeltelijke weigering van een document of informatie verzoek ik u de weigering per document respectievelijk per alinea te motiveren. Niet alleen met verwijzing naar het betreffende Wob-artikel, maar tevens met onderbouwing van de afweging van de weigeringsgrond ten opzichte van het algemeen belang van openbaarheid.

Toelichting Wob-verzoek
Als u vragen heeft over de precieze interpretatie of de gewenste afhandeling van dit verzoek dan ben ik graag bereid om nadere toelichting te geven. Ik verzoek u hierover binnen twee weken na ontvangst van mijn Wob-verzoek contact op te nemen.

Toelichting gebruik 'Wob-Knop' voor dit verzoek

Ik stuur u dit Wob-verzoek digitaal via een voor Nederland nieuw platform: de Wob-Knop (www.wob-knop.nl). De Wob-Knop is ontwikkeld om het verkrijgen en doorzoeken van openbare overheidsinformatie soepeler te laten verlopen. Na een testfase bent u samen met 346 andere Nederlandse gemeenten de eerste die een Wob-verzoek via dit platform ontvangt. De overige 8 gemeenten hebben geen e-mailadres.

De Wob-Knop is eind 2019 met hulp van de Nederlandse Vereniging voor Onderzoeksjournalistiek (VVOJ) in Nederland geïntroduceerd. De software voor de Wob-Knop is ontwikkeld in het Verenigd Koninkrijk waar inmiddels al meer dan 300.000 verzoeken om overheidsinformatie op deze manier zijn afgehandeld. Ook voor verzoeken om overheidsinformatie aan EU-instellingen wordt van deze software gebruikgemaakt. Inmiddels zijn er platformen in België, Frankrijk, Duitsland en nog dertig andere landen over de wereld. Een uitgebreide toelichting voor Wob-ambtenaren vindt u via https://www.wob-knop.nl/help/officers.

Alle informatie op de website van de Wob-Knop is openbaar en voor iedereen toegankelijk. Zowel dit Wob-verzoek als de berichten en de openbaar gemaakte documenten worden rechtstreeks aan de indiener van het Wob-verzoek/de overheidsinstantie verstuurd en tegelijkertijd, automatisch, op de website van de Wob-Knop gepubliceerd. Houd hier rekening mee bij plaatsen van handtekeningen en het vermelden van persoonlijke gegevens.

Er is en wordt nog steeds hard gewerkt aan zo volledig, correct en duidelijk mogelijke informatie op de website van de Wob-Knop. Mocht u onvolledige, onjuiste en/of onduidelijke informatie op de Wob-Knop tegenkomen, laat het mij of via de Wob-Knop dan alstublieft weten.

Hoe kunt u dit verzoek afdoen?

De Wob-Knop genereert voor ieder Wob-verzoek een e-mailadres van waaruit het verzoek wordt verstuurd naar de overheidsinstantie, in dit geval uw gemeente. U kunt op het verzoek reageren door op ‘antwoord’ of ‘reply’ te klikken zoals u dat bij e-mailberichten gewend bent.

Uw bericht wordt vervolgens rechtstreeks naar de indiener van het verzoek verstuurd en tegelijkertijd, automatisch. op de website van de Wob-Knop gepubliceerd. Op de website van de Wob-Knop kunt u de Wob-verzoeken die via de Wob-Knop zijn verstuurd terugvinden. Ditzelfde geldt voor de berichten en voor de uiteindelijk openbaar gemaakte documenten.

Alle informatie op de Wob-Knop is openbaar en voor iedereen toegankelijk. Let op: dus ook handtekeningen en persoonlijke gegevens. De Wob-Knop probeert in ieder geval e-mailadressen automatisch uit de berichten te filteren maar de beste manier om, indien gewenst, informatie niet te openbaren is door ze niet in (de bijlagen van) uw berichten te plaatsen.

Controle e-mailadres overheidsinstantie

Het is mogelijk dat dit verzoek u bereikt op een e-mailadres dat u liever niet voor Wob-verzoeken gebruikt. Mocht u in de toekomst Wob-verzoeken via de Wob-Knop op een ander e-mailadres willen ontvangen, dan kunt u dit aan mij of via de Wob-Knop doorgeven.

Slotopmerkingen

Ik verzoek u nadrukkelijk om de gevraagde informatie en documenten via de Wob-Knop te verstrekken. Van documenten die alleen analoog (hard copy) in uw archief aanwezig zijn, ontvang ik graag een digitale kopie. Mocht u voornemens zijn om kosten in rekening te brengen, verzoek ik u mij hierover vooraf te informeren.

Graag ontvang ik per 'reply' op deze e-mail bevestiging van de ontvangst van dit Wob-verzoek.

Tot slot wijs ik u op de wettelijke termijn van vier (4) weken voor het beslissen op dit Wob-verzoek. Geen of onvoldoende antwoord op de vervaldatum zal ik opvatten als een afwijzing.

Hoogachtend,

Liset Hamming

1 bijlage

Geachte mevrouw Hamming,

 

Dank voor uw e-mail waarin u met een beroep op de Wet openbaarheid van
bestuur (hierna: Wob) verzoekt om openbaarmaking van documenten en
informatie “in het kader van de bestuurlijke aangelegenheid:
geheimhoudingsprocedure en geheime documenten".

 

Met uw mail, gericht aan het college van burgemeester en wethouders van
gemeente Wassenaar (hierna: het college) heeft u kennelijk de bedoeling om
een Wob-verzoek te doen. Het college heeft in het besluit “Besluit
openstellen elektronische weg Wob- en Who-verzoeken Wassenaar” van 21
december 2017
(https://wettenpocket.overheid.nl/portal/...)
echter bepaald dat het indienen van een Wob- of Who-verzoek per e-mail of
faxbericht niet mogelijk is. Als Wob-verzoek bedoelde verzoeken die
desondanks via e-mail binnenkomen, kunnen niet in behandeling worden
genomen.

 

Ik stel u daarom hierbij in de gelegenheid om uw Wob-verzoek schriftelijk
en ondertekend in te dienen. U kunt dat doen door een brief te sturen
naar:

 

Gemeente Wassenaar

Postbus 499

2240 AL WASSENAAR

 

Ook kunt u gebruik maken van de formulieren op de website van de gemeente
Wassenaar. Gaat u daarvoor naar www.wassenaar.nl en voert u de term
“wob-verzoek” in, in de zoekbalk, rechtsboven in het scherm. Het bovenste
zoekresultaat leidt u vervolgens naar het benodigde formulier.

 

Totdat u uw verzoek op de juiste wijze heeft ingediend, wordt het niet in
behandeling genomen.

 

Daarnaast wil ik u, wellicht ten overvloede, attent maken op het volgende:
Zoals u weet dient, gelet op art. 3, eerste lid, van de Wob, de in het
kader van de Wob verzochte informatie betrekking te hebben op documenten
als bedoeld in art. 1 onder a, Wob. Dat betekent dat een verzoek om
openbaarmaking van nog te genereren of op te maken schriftelijke stukken
(bv. overzichten), niet kwalificeert als Wob-verzoek in de zin van art. 3,
eerste lid, Wob. Het feit dat de schriftelijke stukken waar een dergelijk
verzoek het oog op heeft nog opgemaakt of gegenereerd moeten worden,
betekent immers dat ze nog niet onder het bestuursorgaan berusten.
Dergelijke schriftelijke stukken kwalificeren daarom niet als document in
de zin van art. 1, onder a, Wob. Aan een verzoek om nog niet bestaande
documenten te genereren of op te maken, kan op basis van de Wob dan ook
niet worden voldaan. Het betekent ook dat, wanneer de gegevens waar u op
doelt, niet in documenten zijn neergelegd, deze op grond van de Wob niet
aan u kunnen worden verstrekt.

 

Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

 

Met vriendelijke groet, 

Juridisch adviseur publiek- en privaatrecht

 

T: 14 070

E. [mailadres]

 

 

[1]www.voorschoten.nl

[2]www.wassenaar.nl

References

Visible links
1. http://www.voorschoten.nl/
2. http://www.wassenaar.nl/

1 bijlage

Geachte mevrouw Hamming,

 

Op 2 juni 2020 heeft u met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur
(hierna: Wob) gemeente Wassenaar verzocht om openbaarmaking van documenten
en informatie “in het kader van de bestuurlijke aangelegenheid:
geheimhoudingsprocedure en geheime documenten".

 

Mail van 8 juni 2020

Bij mail d.d. 8 juni 2020 heb ik u meegedeeld dat de mail niet is
opengesteld voor het indienen van Wob-verzoeken. Ik heb u in de
gelegenheid gesteld om uw Wob-verzoek schriftelijk en ondertekend in te
dienen. U heeft geen gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. Ook heeft u
niet gereageerd op mijn mail.

 

Voornemen

Gelet op het bepaalde in artikel 4:5 van de Awb, stel ik u hierbij
nogmaals in de gelegenheid om uw aanvraag tot het geven van een
beschikking op uw verzoek om informatie, binnen twee weken schriftelijk en
ondertekend in te dienen. Doet u dit niet of niet tijdig, dan bestaat
thans het voornemen om, onder toepassing van artikel 4:5, vierde lid, Awb,
te besluiten om uw aanvraag niet te behandelen.

 

Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.

 

 

Met vriendelijke groet, 

 

Juridisch adviseur publiek- en privaatrecht

 

T: 14 070

E. [1][mailadres]

 

 

[2]www.voorschoten.nl

[3]www.wassenaar.nl

References

Visible links
1. mailto:[mailadres]
2. http://www.voorschoten.nl/
3. http://www.wassenaar.nl/

2 bijlagen

Geachte mevrouw Hamming,

 

Met deze mail stuur ik u het besluit buitenbehandelingstelling namens het
college van burgemeester en wethouders van gemeente Wassenaar. Voor meer
informatie verwijs ik u naar de bijlage.

 

 

Met vriendelijke groet, 

 

Mr. S.J.H. (Bas) van der Poel

Juridisch adviseur publiek- en privaatrecht

 

T. 088 - 654 91 77

KCC: 14 070 (Wassenaar) 14 071 (Voorschoten)

E. [mailadres]

 

 

[1]www.voorschoten.nl

[2]www.wassenaar.nl

 

References

Visible links
1. http://www.voorschoten.nl/
2. http://www.wassenaar.nl/