Wob-verzoek inzake geheimhoudingsprocedure en geheime documenten
________________________________________
Liset Hamming heeft de Wob-Knop gebruikt om onderstaand bericht te sturen.
Meer informatie over de Wob-Knop: https://www.wob-knop.nl/help. Voor Wob-ambtenaren: https://www.wob-knop.nl/help/officers
Let op: Uw antwoord op dit bericht wordt aan Liset Hamming verstuurd en tegelijkertijd, automatisch, op de Wob-knop (www.wob-knop.nl) gepubliceerd. Alle informatie op de Wob-Knop is openbaar en voor iedereen toegankelijk, dus ook de inhoud van uw antwoord. Houd hier rekening mee bij het plaatsen van handtekeningen en het vermelden van persoonlijke gegevens!
________________________________________
Betreft: Wob-verzoek inzake geheimhoudingsprocedure en geheime documenten
Geacht college van burgemeester en wethouders,
Met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob) verzoek ik, Liset Hamming, journalist, u om openbaarmaking van hieronder nader te specificeren documenten en informatie bij of onder u in het kader van de bestuurlijke aangelegenheid: geheimhoudingsprocedure en geheime documenten.
Dit Wob-verzoek ziet op de jaren 2018 en 2019.
In de afhandeling vraag ik u rekening te houden met het publieke belang van de journalistiek als controleur van een goede en democratische bestuursvoering.
Corona
Voordat ik overga tot mijn verzoek, wil ik u laten weten dat ik me ervan bewust ben dat het coronavirus en de maatregelen die zijn afgeroepen om het virus te bestrijden voor iedereen ingewikkelde en onbekende gevolgen heeft.
Eind maart 2020 besloot ik daarom om tot vandaag, 2 juni 2020, te wachten met het indienen van dit Wob-verzoek. Inmiddels lijkt de situatie inderdaad gestabiliseerd. Natuurlijk begrijp ik dat er ook bij gemeenten na deze roerige tijd nog steeds veel op het bord ligt. Toch zie ik geen reden om mijn Wob-verzoek nog langer uit te stellen.
Wat wellicht mede gezien de bijzondere situatie waarin we verkeren wel goed is om te benadrukken: ik vraag niet om openbaarmaking van geheime documenten. Ik vraag dus ook niet om opheffing van de geheimhouding van geheime documenten.
Toelichting onderzoek
Voor een journalistiek onderzoek naar openbaarheid en geheimhouding bij gemeenten schrijf ik over de ‘stand’ van geheimhouding bij Nederlandse gemeenten. De centrale onderzoeksvraag is: hoeveel geheime documenten liggen er bij Nederlandse gemeenten?
Meer over dit journalistieke onderzoek kunt u in ieder geval vanaf 15 juni 2020 vinden via de website: www.gemeentegeheimen.nl
Documenten
Concreet verzoek ik u om (kopie van of inzage in) de volgende documenten of informatie:
1. Protocol en/of beleidsdocumenten met betrekking tot geheimhouding van documenten binnen en/of de geheimhoudingsprocedure van uw gemeente;
2. Overzicht, index of register met het op 31 december 2019 totaal aantal geheime documenten binnen uw gemeente, inclusief per geheim document gespecificeerd:
2.1. De (aard van de) inhoud van het geheim verklaarde document;
2.2. De datum waarop het document geheim is verklaard;
2.3. De datum waarop de geheimhouding is bekrachtigd voor zover van toepassing;
2.4. Het belang op grond waarvan het document geheim is verklaard;
2.5. Welk orgaan binnen uw gemeente – burgemeester, college van burgemeester en wethouders, commissie, gemeenteraad of individuele gemeenteraadsleden – om de geheimhouding heeft verzocht;
2.6. Onder welke voorwaarden de geheimhouding van kracht was of is;
2.7. Onder welke voorwaarden de geheimhouding is of kan worden opgeheven.
3. Onderliggende documenten met daarin de onder punt 2 verzochte informatie, waaronder in ieder geval:
3.1. Geheimhoudingsbesluiten; en
3.2. Bekrachtingsbesluiten, voor zover van toepassing.
Subsidiair
Indien het onder punt 2 verzochte (i) niet binnen uw gemeente als document(en) aanwezig is of (ii) het genereren van het verzochte overzicht, index of register naar uw mening niet mogelijk en/of te omvangrijk is, verzoek ik u om (kopie van of inzage in) de volgende documenten of informatie:
4. Het aantal geheim verklaarde documenten binnen uw gemeente in 2018 en 2019 inclusief per geheim verklaard document gespecificeerd:
4.1. De (aard van de) inhoud van het geheim verklaarde document;
4.2. De datum waarop het document geheim is verklaard;
4.3. De datum waarop de geheimhouding is bekrachtigd voor zover van toepassing;
4.4. Het belang op grond waarvan het document geheim is verklaard;
4.5. Welk orgaan binnen uw gemeente – burgemeester, college van burgemeester en wethouders, commissie, gemeenteraad of individuele gemeenteraadsleden – om de geheimhouding heeft verzocht;
4.6. Onder welke voorwaarden de geheimhouding van kracht was of is;
4.7. Onder welke voorwaarden de geheimhouding is of kan worden opgeheven;
5. Onderliggende documenten met daarin de onder punt 4 gevraagde informatie, waaronder in ieder geval:
5.1. Geheimhoudingsbesluiten; en
5.2. Bekrachtingsbesluiten voor zover van toepassing.
Mocht u beschikken over andere documenten die – aanvullend of in plaats van gevraagde documenten – inzicht geven in deze bestuurlijke aangelegenheid, dan verzoek ik u die documenten ook te verstrekken.
Géén verzoek om (opheffing van geheimhouding van) geheime documenten
Voor de zekerheid herhaal ik hier dat ik zowel primair als subsidiair niet om openbaarmaking van de geheime documenten binnen uw gemeente vraag. Ik vraag dus ook niet om opheffing van de geheimhouding van de geheime documenten.
Geanonimiseerde documenten
Als u van mening bent dat persoonsgegevens openbaarmaking van de gevraagde documenten of informatie in de weg staat, verzoek ik u om een geanonimiseerde versie van de gevraagde documenten of informatie.
Samenvattingen van documenten
Mocht u van mening zijn dat u documenten wegens persoonlijke beleidsopvattingen moet weigeren, verzoek ik u om een zakelijke weergave van de inhoud of een samenvatting van de gevraagde documenten.
Insluiting alle gegevensdragers
Met documenten bedoel ik vastlegging ongeacht de gegevensdrager. Dus naast klassieke papieren documenten ook digitale bestanden, sms-jes, WhatsApp-berichten, audio- en videobestanden.
Doorgeleiding
Daar waar documenten zich niet onder u bevinden en/of u ermee bekend bent dat ook bij één of meer andere (bestuurs)organen informatie berust met betrekking tot dit onderwerp, verzoek ik u zonder oprekken van termijnen om doorgeleiding van dit verzoek naar het juiste (bestuurs)orgaan. Ik ontvang daarvan graag bericht.
Motivering bij weigering
Bij gehele of gedeeltelijke weigering van een document of informatie verzoek ik u de weigering per document respectievelijk per alinea te motiveren. Niet alleen met verwijzing naar het betreffende Wob-artikel, maar tevens met onderbouwing van de afweging van de weigeringsgrond ten opzichte van het algemeen belang van openbaarheid.
Toelichting Wob-verzoek
Als u vragen heeft over de precieze interpretatie of de gewenste afhandeling van dit verzoek dan ben ik graag bereid om nadere toelichting te geven. Ik verzoek u hierover binnen twee weken na ontvangst van mijn Wob-verzoek contact op te nemen.
Toelichting gebruik 'Wob-Knop' voor dit verzoek
Ik stuur u dit Wob-verzoek digitaal via een voor Nederland nieuw platform: de Wob-Knop (www.wob-knop.nl). De Wob-Knop is ontwikkeld om het verkrijgen en doorzoeken van openbare overheidsinformatie soepeler te laten verlopen. Na een testfase bent u samen met 346 andere Nederlandse gemeenten de eerste die een Wob-verzoek via dit platform ontvangt. De overige 8 gemeenten hebben geen e-mailadres.
De Wob-Knop is eind 2019 met hulp van de Nederlandse Vereniging voor Onderzoeksjournalistiek (VVOJ) in Nederland geïntroduceerd. De software voor de Wob-Knop is ontwikkeld in het Verenigd Koninkrijk waar inmiddels al meer dan 300.000 verzoeken om overheidsinformatie op deze manier zijn afgehandeld. Ook voor verzoeken om overheidsinformatie aan EU-instellingen wordt van deze software gebruikgemaakt. Inmiddels zijn er platformen in België, Frankrijk, Duitsland en nog dertig andere landen over de wereld. Een uitgebreide toelichting voor Wob-ambtenaren vindt u via https://www.wob-knop.nl/help/officers.
Alle informatie op de website van de Wob-Knop is openbaar en voor iedereen toegankelijk. Zowel dit Wob-verzoek als de berichten en de openbaar gemaakte documenten worden rechtstreeks aan de indiener van het Wob-verzoek/de overheidsinstantie verstuurd en tegelijkertijd, automatisch, op de website van de Wob-Knop gepubliceerd. Houd hier rekening mee bij plaatsen van handtekeningen en het vermelden van persoonlijke gegevens.
Er is en wordt nog steeds hard gewerkt aan zo volledig, correct en duidelijk mogelijke informatie op de website van de Wob-Knop. Mocht u onvolledige, onjuiste en/of onduidelijke informatie op de Wob-Knop tegenkomen, laat het mij of via de Wob-Knop dan alstublieft weten.
Hoe kunt u dit verzoek afdoen?
De Wob-Knop genereert voor ieder Wob-verzoek een e-mailadres van waaruit het verzoek wordt verstuurd naar de overheidsinstantie, in dit geval uw gemeente. U kunt op het verzoek reageren door op ‘antwoord’ of ‘reply’ te klikken zoals u dat bij e-mailberichten gewend bent.
Uw bericht wordt vervolgens rechtstreeks naar de indiener van het verzoek verstuurd en tegelijkertijd, automatisch. op de website van de Wob-Knop gepubliceerd. Op de website van de Wob-Knop kunt u de Wob-verzoeken die via de Wob-Knop zijn verstuurd terugvinden. Ditzelfde geldt voor de berichten en voor de uiteindelijk openbaar gemaakte documenten.
Alle informatie op de Wob-Knop is openbaar en voor iedereen toegankelijk. Let op: dus ook handtekeningen en persoonlijke gegevens. De Wob-Knop probeert in ieder geval e-mailadressen automatisch uit de berichten te filteren maar de beste manier om, indien gewenst, informatie niet te openbaren is door ze niet in (de bijlagen van) uw berichten te plaatsen.
Controle e-mailadres overheidsinstantie
Het is mogelijk dat dit verzoek u bereikt op een e-mailadres dat u liever niet voor Wob-verzoeken gebruikt. Mocht u in de toekomst Wob-verzoeken via de Wob-Knop op een ander e-mailadres willen ontvangen, dan kunt u dit aan mij of via de Wob-Knop doorgeven.
Slotopmerkingen
Ik verzoek u nadrukkelijk om de gevraagde informatie en documenten via de Wob-Knop te verstrekken. Van documenten die alleen analoog (hard copy) in uw archief aanwezig zijn, ontvang ik graag een digitale kopie. Mocht u voornemens zijn om kosten in rekening te brengen, verzoek ik u mij hierover vooraf te informeren.
Graag ontvang ik per 'reply' op deze e-mail bevestiging van de ontvangst van dit Wob-verzoek.
Tot slot wijs ik u op de wettelijke termijn van vier (4) weken voor het beslissen op dit Wob-verzoek. Geen of onvoldoende antwoord op de vervaldatum zal ik opvatten als een afwijzing.
Hoogachtend,
Liset Hamming
Goedendag,
Wij hebben uw e-mail in goede orde ontvangen. Wij nemen deze mail in
behandeling en geven u spoedig antwoord. Niet altijd leent de inhoud van
een e-mailbericht zich voor beantwoording via email. Afhankelijk van de
inhoud van uw mail nemen wij of telefonisch of per mail contact met u op.
Met vriendelijke groet,
Gemeente Brummen
Geachte mevrouw Hamming,
Uw onderstaande verzoek via wob-knop.nl is ontvangen. Wij hebben de
beheerder van die website om andere contactgegevens van u gevraagd, maar
daar helaas nog geen reactie op ontvangen.
Elektronische weg niet opengesteld
De gemeente Brummen heeft de elektronische weg niet opengesteld voor
wob-verzoeken. Aangezien wij echter geen gegevens van u hebben behalve het
e-mailadres via wob-knop.nl, zijn wij toch genoodzaakt om via deze weg te
reageren.
Uw bericht van 2 juni jl. kunnen wij niet als wob-verzoek in behandeling
nemen. Wij stellen u in de gelegenheid om uw verzoek binnen vier weken
per post in te dienen. Indien wij geen verzoek van u per post ontvangen,
laten wij uw bericht van 2 juni jl. verder buiten behandeling.
Voor de volledigheid vermelden we alvast dat wij geen register bijhouden
van geheime documenten en ook geen protocol hebben vastgesteld voor de
geheimhoudingsprocedure, zodat u een afweging kunt maken of u uw verzoek
alsnog per post indient.
Tot slot
Bij vragen kunt u contact opnemen met mevrouw Finkers via het algemene
telefoonnummer 0575-568 233, onder vermelding van zaaknummer Z047199.
Met vriendelijke groet
Namens burgemeester en wethouders van Brummen,
[persoonsnaam]
Jurist
-----Oorspronkelijk bericht-----
Van: Liset Hamming [[1]mailto:[mailadres]]
Verzonden: dinsdag 2 juni 2020 17:16
Aan: Gemeente Brummen
Onderwerp: Openbaarheid van bestuur Wob-verzoek inzake Wob-verzoek inzake
geheimhoudingsprocedure en geheime documenten
________________________________________
Liset Hamming heeft de Wob-Knop gebruikt om onderstaand bericht te sturen.
Meer informatie over de Wob-Knop: [2]https://www.wob-knop.nl/help. Voor
Wob-ambtenaren: [3]https://www.wob-knop.nl/help/officers
Let op: Uw antwoord op dit bericht wordt aan Liset Hamming verstuurd en
tegelijkertijd, automatisch, op de Wob-knop ([4]www.wob-knop.nl)
gepubliceerd. Alle informatie op de Wob-Knop is openbaar en voor iedereen
toegankelijk, dus ook de inhoud van uw antwoord. Houd hier rekening mee
bij het plaatsen van handtekeningen en het vermelden van persoonlijke
gegevens!
Liset Hamming heeft een opmerking geplaatst ()
[Dit bericht ontving ik per mail dd 4/11/2020 van de gemeente Brummen]
Geachte mevrouw Hamming,
De ontvangst van uw wob-verzoek hebben wij op 11 juni jl. aan u bevestigd. Tevens hebben wij aangegeven dat de elektronische weg niet is opengesteld voor het indienen van Wob-verzoeken. Wij hebben u gewezen op de mogelijkheid om uw verzoek eventueel per post in te dienen. Wij hebben geen verzoek per post ontvangen.
Aangezien u niet binnen 4 weken na het verstrijken van de door ons geboden termijn een besluit van ons heeft ontvangen, reageren wij hieronder inhoudelijk op uw verzoek. Tevens bieden wij onze excuses aan voor deze late reactie.
Besluit afwijzing verzoek
Wij wijzen uw verzoek af.
Toelichting
De gemeente Brummen houdt geen register bij van geheime documenten en beschikt ook niet over een vastgesteld protocol voor de geheimhoudingsprocedure. De artikelen 25 en 55 van de Gemeentewet vormen de basis voor het opleggen van geheimhouding.
De door u opgevraagde documenten zijn voor wat betreft de raad al openbaar en voor een ieder toegankelijk. Hiervoor verwijzen wij u naar www.brummen.nl. Uw verzoek valt voor dat deel niet onder de reikwijdte van de Wet openbaarheid van bestuur.
Voor wat het college betreft, in de door u bedoelde periode heeft het college geen andere besluiten over het opleggen van geheimhouding genomen dan de onderwerpen die aan de raad zijn voorgelegd. De besluiten die aan de raad zijn voorgelegd zijn, zoals hierboven al aangegeven, openbaar.
Bezwaar
Tegen de afwijzing van uw verzoek kunt u binnen zes weken na verzending van dit bericht bezwaar maken.
Indien u bezwaar wilt maken tegen het gedeelte dat betrekking heeft op raadsbesluiten, wilt u uw bezwaarschrift dan richten aan de gemeenteraad van Brummen?
Indien u bezwaar wilt maken tegen het gedeelte dat betrekking heeft op collegebesluiten, wilt u uw bezwaarschrift dan richten aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brummen? Het postadres van de gemeente Brummen is: Postbus 5, 6970 AA Brummen.
Tot slot
Bij vragen over dit bericht kunt u contact opnemen met [naam], via het algemene telefoonnummer 0575 - 568 233.
Met vriendelijke groet,
Namens burgemeester en wethouders en namens de gemeenteraad,
[naam]