Notitie transparant bestuur en protocol geheimhouding.pdf

Transparant Bestuur
Notitie met protocol openbaarheid en geheimhouding in
het gemeentebestuur

september 2015

Uitgave
: college van burgemeester en wethouders / gemeenteraad
Datum
: augustus 2015
Versie
: definitief
| 1

link to page 4 link to page 5 link to page 6 link to page 8 link to page 10 link to page 13 link to page 17 link to page 18

Inhoud

1  Aanleiding en doel van deze notitie
3
2  Protocol: Openbaarheid en geheimhouding
4
3.  Aandachtspunten bij geheimhouding
5
4.  Wat is het kader voor openbaarheid en geheimhouding?
7
Bijlage 1: Hoe gaat het opleggen van geheimhouding in zijn werk?
9
Bijlage 2: Wettelijke bepalingen
12
Bijlage 3: Uittreksel Reglement van orde voor de raad
16
Bijlage 4: Voorbeeld raadsvoorstel bekrachtigen geheimhouding
17

| 2

Inleiding

1  Aanleiding en doel van deze notitie
Aanleiding
Openbaarheid van bestuur is een kernwaarde van onze democratie. Bestuurlijke documenten
zijn openbaar en goed toegankelijk. Als er reden is tot het opleggen van geheimhouding op
informatie of stukken moet dit daarom zorgvuldig gebeuren en mag dit nooit lichtvaardig gedaan
worden. Transparantie is daarom het uitgangspunt. Het is goed om heldere afspraken te
maken over in welke gevallen en volgens welke werkwijze geheimhouding op te leggen en te
bekrachtigen en deze regelmatig tegen het licht te houden. Het maakt dat bestuur en organisa-
tie scherp blijven op dit aspect. Dit zal uitdrukkelijk moeten worden gemotiveerd bij het opstel en
van college- en raadsvoorstellen.

Reikwijdte protocol
Doel van het protocol in deze notitie is om een aantal praktische regels op te stellen hoe om te
gaan met openbaarheid en geheimhouding van bestuurlijke documenten. Deze notitie gaat
dus alleen in op het informatieverkeer tussen raad en college. Goede interne werkafspraken
voor de gehele organisatie zijn hierbij belangrijk. Deze zijn nader uitgewerkt en ter informatie
opgenomen in de bijlagen. Verder wordt niet ingegaan wordt op het karakter van interne docu-
menten als ambtelijke adviezen aan het col ege, mailverkeer of ingekomen brieven.

Wettelijke grondslag geheimhouding
Voor geheimhouding en  openbaarheid zijn twee wettelijke regimes van toepassing: de Ge-
meentewet en de Wet openbaarheid bestuur (Wob). De Gemeentewet gaat over de relatie col-
lege – raad, de Wob over de relatie bestuur – burger. De gebruikte terminologie verschilt. In de
Gemeentewet wordt gesproken over geheime en openbare informatie. In de Wob gaat het om
niet-openbaar versus openbaar. In hoofdstuk 4 van deze notitie wordt dit nader beschreven.

Status Protocol
De algemene uitgangspunten zoals in hoofdstuk 2 omschreven rond het opleggen en bekrach-
tigen van geheimhouding is in samenwerking tussen het college en raad als gezamenlijk pro-
duct opgesteld en zodanig vastgesteld. Dit protocol zal onderdeel uitmaken van het Reglement
van Orde van de raad. Verder kan de overige informatie in deze notitie beschouwd worden als
achtergrondinformatie.

Artikel 55A Protocol Geheimhouding
Gemeenteraad en college van burgemeester en wethouders maken afspraken over de omgang
met geheime stukken en mondeling gewisselde informatie. Deze afspraken worden opgenomen
in een Protocol Geheimhouding. Dit Protocol behoeft de instemming van de gemeenteraad en
het col ege van burgemeester en wethouders.

Leeswijzer
In deze notitie wordt de juridische en de politieke context met betrekking tot geheimhouding
geschetst. In hoofdstuk 2 is het informatieverkeer met betrekking tot openbaarheid geheimhou-
ding aangegeven in een protocol met 12 praktische regels.
In hoofdstuk 3 worden de verschil ende rol en in het bestuurlijk verkeer aangeduid en wordt
ingegaan op de mogelijke besluiten en de noodzakelijke onderbouwing van de besluiten.
Hoofdstuk 4 geeft een beschrijving van de specifieke wettelijke grondslag voor geheimhouding.
In de bijlage staan relevante wetsartikelen en enige jurisprudentie. Ook staan hierbij ter informa-
tie interne werkafspraken voor de organisatie vermeld.
| 3

2  Protocol: Openbaarheid en geheimhouding
Afspraken tussen gemeenteraad en college van burgemeester en wethouders

1.  Het uitgangspunt is dat alle college- en raadsstukken openbaar zijn.

2.  Alleen de Gemeentewet en de Wet openbaarheid van bestuur geven handvatten en titels om
geheimhouding op te leggen in een expliciet genomen college- en/of raadsbesluit.

3.  Stukken zijn openbaar of geheim (Gemeentewet). Iets daartussen is er niet. Wel kan op stukken
een tijdelijk "EMBARGO" worden gelegd. Dit wordt expliciet gemarkeerd.

4.  Geheimhouding op grond van de Gemeentewet kan alleen worden opgelegd door de burge-
meester (bestuursorgaan), het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad en
een commissie.

5.  Geheimhouding betreft informatie opgenomen in documenten (raadsvoorstel, raadsmededeling,
of bijlagen daarbij) of mondeling verstrekte of gewisselde (beeld)informatie.

6.  Een voorstel voor opleggen of bekrachtigen van geheimhouding bevat een goed onderbouwde
motivering, een verwijzing naar artikelen uit de Gemeentewet, een precieze aanduiding welke in-
formatie geheim moet blijven. Ook wordt hierbij aangegeven en onderbouwd wanneer geheim-
houding kan worden opgeheven. Hiertoe wordt een afzonderlijk voorstel aan de raad voorgelegd.

7.  Geheimhouding opleggen is altijd een afzonderlijk beslispunt voor het college. Voor bekrachtiging
geheimhouding door de raad worden een afzonderlijk raadsvoorstel en –besluit gemaakt, dat het
inhoudelijke raadsvoorstel over het betreffende onderwerp vergezelt

8.  Het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of heeft bekrachtigd (de raad), heft deze ge-
heimhouding ook weer op met een afzonderlijk voorstel en besluit.

9.  Raadsleden hebben de mogelijkheid om over geheime stukken of informatie externe des-
kundigen te raadplegen nadat de raad daarvoor toestemming heeft gegeven.

10. Indien een raadslid bij het college een verzoek doet om informatie met een geheim karakter,
wordt deze informatie verstrekt, met daarbij een expliciete vermelding van het geheime karakter
van de informatie. De Gemeentewet vormt hiervoor de basis. Een verzoek op grond van de Wob
is dan niet aan de orde.

11. Iedereen die kennis heeft van de geheime stukken en de geheimhouding schendt, maakt zich
schuldig aan een ambtsmisdrijf waarvan door de burgemeester aangifte wordt gedaan.

12. De griffie is verantwoordelijk voor de registratie van alle documenten waarop door de raad ge-
heimhouding is gelegd of bekrachtigd. Deze registratie is openbaar.

| 4

3.
Aandachtspunten bij geheimhouding

Wie kunnen geheimhouding opleggen?
De burgemeester (als bestuursorgaan), het college van burgemeester en wethouders, de gemeente-
raad en door de raad ingestelde commissies (bijv. Rekenkamercommissie, Auditcommissie of Be-
zwaarschriftencommissie) kunnen geheimhouding opleggen. Artikel 25 Gemeentewet is de grondslag.

Waarop kan geheimhouding worden opgelegd?
Geheimhouding wordt opgelegd op concrete documenten. Dat kan een raadsvoorstel of raadsmede-
deling zijn, maar ook op een BW-nota kan geheimhouding worden opgelegd. In de meeste gevallen
zal het echter een bijlage betreffen bij deze documenten.
Verder kan door de aanwezigen bij een besloten Raadstafel, commissievergadering of raadsvergade-
ring (bij monde van de voorzitter) op mondeling of via beelden verstrekte informatie geheimhouding
worden opgelegd. Dat moet dan expliciet zo besloten worden.

Wanneer wordt geheimhouding bekrachtigd?
Het bekrachtigen van opgelegde geheimhouding is aan de orde bij stukken die door het col ege, door
de burgemeester of door een commissie aan de raad worden aangeboden. De gemeenteraad moet
dan in zijn eerstvolgende vergadering nadat de stukken zijn ontvangen expliciet besluiten de geheim-
houding te bekrachtigen. Doet de raad dat niet of wordt het vergeten, dan is formeel de geheimhou-
ding over deze stukken opgeheven. Bij het opleggen of bekrachtiging van geheimhouding wordt te-
vens al een indicatie gegeven wanneer geheimhouding kan worden opgeheven.

Onderbouwing: Wob-verzoeken en geheimhouding vereisen expliciete besluiten
Elk besluit om een document geheim of niet-openbaar te verklaren behoort op grond van artikel 3:46
Algemene wet bestuursrecht (Awb) te worden onderbouwd. In de Wob staat in artikel 10 een aantal
redenen waarop een besluit tot geheimhouding/niet-openbaarheid kan worden gebaseerd. In de Ge-
meentewet wordt in de artikelen 25, 55 en 86 voor het opleggen van geheimhouding verwezen naar
gronden die in art 10 van de Wob worden genoemd.

Een opstel er van een BW-nota kan met verwijzing naar de Wob door het college stukken niet-
openbaar laten verklaren. Dit moet expliciet worden aangeduid. Een verzoek tot openbaarmaking op
grond van de Wob kan door het college worden afgewezen. Tot slot kunnen op basis van de Wob de
ambtelijke adviezen (persoonlijke beleidsopvattingen van medewerkers al dan niet in de vorm van e-
mails) niet-openbaar zijn.

Een voorstel om iets geheim te verklaren moet aansluiting zoeken bij deze gronden – en dan zo con-
creet mogelijk; louter het begrip “financieel belang” aanhalen is bijvoorbeeld zelden toereikend. Een
besluit tot het opleggen van geheimhouding is in juridische zin een beschikking waartegen op grond
van de Awb door belanghebbenden bezwaar kan worden gemaakt.
Het is overigens niet alleen juridisch van belang scherp aan te duiden welke informatie in een docu-
ment geheim is en waarom, maar zeker zo belangrijk is de politieke context. Wanneer de lokale volks-
vertegenwoordiging beschikt over geheime informatie, kan daarover niet in de openbaarheid uit geput
of geciteerd worden en politiek bedreven worden. Een al te omvangrijke duiding van het geheime ka-
rakter van een document leidt er dan toe dat de raad daarmee monddood is geworden. Er kan en mag
niets over worden gezegd in de openbaarheid.
Kortom, zowel vanuit juridisch als politiek oogpunt is het van belang scherp te duiden welk gedeelte
van informatie geheim of niet geheim is (wat), en dat goed te motiveren (waarom).

Inwinnen extern deskundigen advies in over voorgestelde geheime documenten of informatie
Pm: afwachten initiatiefvoorstel

Sancties op schending geheimhouding
Wie de geheimhouding schendt, kan strafrechtelijk worden vervolgd. Dat is helder geregeld. Burge-
meesters, wethouders, raadsleden en commissieleden die de geheimhouding schenden,  begaan een
zogeheten ambtsmisdrijf. Iedereen kan in een dergelijk geval aangifte doen. Meestal is dat in de prak-
tijk de burgemeester. Na aangifte besluit het Openbaar Ministerie om wel of niet tot vervolging over te
gaan. In geval van vervolging oordeelt de rechter uiteindelijk of er sprake is van een strafbaar feit en
eventueel de sanctie. Ambtenaren die de geheimhouding schenden, handelen in strijd met de Amb-
tenarenwet en kunnen eveneens worden vervolgd.

Duidelijkheid voor al e betrokken
Omdat opleggen ven geheimhouding een ingrijpend besluit is, is een zorgvuldige procedure vereist.
En al e betrokkenen – ambtenaren, collegeleden, raadsleden, commissieleden – moeten daarvan op
de hoogte zijn. Dan weet iedereen ook waar hij of zij zich aan te houden heeft en kan er geen ondui-
delijkheid bestaan of over bepaalde informatie nu wel of niet in openbaarheid kan worden gesproken.

Tot slot: geheim? vertrouwelijk? niet-openbaar? embargo?
Begrippen als “vertrouwelijk”, “niet-openbaar” of “alleen voor intern gebruik” hebben juridisch geen
grondslag in de Gemeentewet. In beginsel is het een 'gentlemens agreement' om stukken niet te ver-
spreiden en/of er over te praten. Dat wil niet zeggen dat het een ieder die kennis heeft van deze in-
formatie vrij staat om deze te gebruiken. Artikel 272 Wetboek van Strafrecht biedt wel degelijk een
grond om strafrechtelijk op te kunnen treden, wanneer informatie, waarvan bekend is dat deze niet
openbaar is, gedeeld wordt met derden.

In Deventer is kennen we:
  "GEHEIM" op grond van de Gemeentewet (formele grondslag)
  "NIET-OPENBAAR" op grond van de Wob (formele grondslag)
  "ONDER EMBARGO" (informele grondslag): betreft een verzoek aan raadsleden en opvolgers, een
moreel appèl, om deze informatie voor een beperkte periode (maximaal enkele dagen) niet actief in
de openbaarheid te brengen (bijv. besluiten voor het toekennen van een Koninklijke onderschei-
ding of een Stadspenning);.

4.
Wat is het kader voor openbaarheid en
geheimhouding?

Vertrekpunt: openbaarheid is de regel
Als het om de openbaarheid van gemeentelijke stukken gaat kan het niet genoeg benadrukt worden:
openbaarheid is de regel. Artikel 2, lid 1, van de Wob bepaalt expliciet dat uitgegaan wordt van het
algemeen belang van openbaarheid.
Transparantie van overheidshandelen en bijbehorende stukken is een belangrijke basis voor een de-
mocratie. Daarom ook is het onttrekken van stukken aan de openbaarheid - en dus ook geheimhou-
ding opleggen - niet eenvoudig: het is een zwaar middel, het vergt extra handelingen en besluitvor-
mingsmomenten. Het kent bovendien een strafrechtelijke kant als het misgaat.
Naast wet- en regelgeving telt op dit punt ook heel sterk een aspect van de bestuurscultuur: raad en
college dienen uit te stralen dat openbaarheid een belangrijke bestuurlijke waarde is en daar ook naar
te handelen.

Twee wettelijke regimes
Voor geheimhouding en  openbaarheid zijn twee wettelijke regimes van toepassing: de Gemeentewet
en de Wet openbaarheid bestuur (Wob). De Gemeentewet gaat over de relatie college – raad, de Wob
over de relatie bestuur – burger. De gebruikte terminologie verschilt. In de Gemeentewet wordt gesp-
roken over geheime en openbare informatie. In de Wob gaat het om niet-openbaar versus openbaar.
In deze notitie wordt met name ingegaan op geheimhouding (Gemeentewet), maar hieronder is het
onderscheid nog kort uitgewerkt.

Interpretatie: Wob gaat over relatie bestuur – bestuurden, Gemeentewet over relatie col ege – overige
bestuursorganen (raad, commissies)
Omdat er twee wettelijke regimes zijn, is het zaak een duidelijk onderscheid te maken wat waarvoor
wordt gebruikt. Een hanteerbare weg is de volgende.
De Gemeentewet regelt ondermeer de informatie-uitwisseling tussen col ege of burgemeester ener-
zijds en gemeenteraad of commissie anderzijds. Elk van deze actoren kan op een document geheim-
houding opleggen, waarbij de Gemeentewet regelt hoe dat moet en of het moet worden bekrachtigd
door de raad.
In de Gemeentewet is overigens ook geregeld hoe en onder welke omstandigheden in beslotenheid
kan worden vergaderd door raad, commissies en college en hoe vervolgens desgewenst geheimhou-
ding kan worden opgelegd op het besprokene.

Het Wob-regime heeft betrekking op de relatie tussen het bestuur en de buitenwereld. In de meeste
gevallen gaat het dan om de relatie tussen “de gemeente” en een burger of bijvoorbeeld een journa-
list. Stukken waarvan het gemeentebestuur meent dat deze niet voor de openbaarheid bedoeld zijn,
krijgen dan op voorhand met een beroep op de Wob de kwalificatie niet-openbaar. Dat dient een ex-
pliciet besluit te zijn, dat ook alleen door het bevoegde gezag genomen wordt; voor zover daar ondui-
delijkheid over bestaat dient intern vastgelegd te worden dat al een de wettelijke bestuursorganen van
de gemeente kunnen besluiten een stuk “niet-openbaar” te verklaren. In de praktijk is dat vrijwel altijd
het col ege of de burgemeester.

Overige juridische aandachtspunten

Omvang geheimhouding
Geheimhouding geldt voor allen die bij de behandeling aanwezig waren, die kennis dragen van het
behandelde en/of iedereen, die kennis draagt van de geheime stukken
Elk stuk (ook brieven van burgers) kunnen niet-openbaar worden behandeld als een burger daarom
vraagt en wanneer bestuurders van mening zijn dat er daarvoor een grond aanwezig is uit artikel 10
Wob.

Opleggen geheimhouding
Uit artikel 25 Gemeentewet kan worden afgeleid dat het bestuursorgaan, dat de stukken overlegt ook
bepaalt aan wie dat gebeurt. Indien het college geheimhouding oplegt ten aanzien van een stuk hij
ook bepaalt wie het stuk krijgt.

Opleggen geheimhouding is een beschikking
Het opleggen van geheimhouding lijkt als een besluit in de zin van artikel 1:3 Awb te worden aange-
merkt. In de uitspraak van de gemeente Emmen (BVO Emmen) sluit de afdeling niet uit dat er behalve
gemeenteraadsleden en anderen op wie de geheimhoudingsplicht is komen te rusten personen zijn,
die een zodanige betrokkenheid kunnen hebben bij de stukken ten aanzien waarvan de geheimhou-
ding is opgelegd , dat zij door het geheimhoudingsbesluit rechtstreeks in hun belangen worden ge-
raakt. Appel ant, voorzitter van een in de gemeenteraad vertegenwoordigde politieke partij bleek in
dezen evenwel geen belanghebbende, maar, omdat het geheimhoudingsbesluit een beschikking is,
staat de weg naar de bestuursrechter daartegen wel open.

Rechter
Geheimhouding, opgelegd volgens de Gemeentewet, is voor de rechter een gegeven. De rechter mag
slechts de vraag beoordelen of de opgelegde geheimhoudingsplicht in overeenstemming is met de
wettelijke regeling waarop deze is gebaseerd. De geheimhoudingsplicht uit de Gemeentewet dero-
geert aan de Wob.

Geen geheimhouding achteraf
Geheimhouding kan worden opgelegd ten aanzien van schriftelijke stukken en ten aanzien van wat in
een besloten vergadering wordt behandeld, maar niet achteraf.

Verband tussen de artikelen 60, 81 en 169 van de Gemeentewet (informatieplicht) en de Wob
Er bestaat geen direct verband. De Wob regelt de relatie tussen bestuur en burger. Indien op grond
van de Wob informatie niet zou worden verstrekt, is dit daarom niet van toepassing binnen de ge-
meentelijke organisatie inclusief het bestuur.
Hierdoor is er geen noodzaak om binnen de gemeentelijke organisatie/besturen een Wob-verzoek te
doen om informatie te krijgen. In de relatie tussen gemeenteraad en college wordt dit geregeld via de
Gemeentewet.
Als een raadslid op grond van artikel 169 Gemeentewet informatie van het college vraagt die een ge-
heim karakter heeft, wordt deze informatie verstrekt. Daarbij wordt op de stukken expliciet aangege-
ven dat het om geheime documenten gaat. Bij mondelinge informatie wordt aan het raadslid expliciet
het geheime karakter benoemd.

Bijlage 1:
Hoe gaat het opleggen van geheimhouding in zijn
werk?
  Het proces binnen de organisatie.

Wie zorgt ambtelijk voor voorstellen oplegging geheimhouding op stukken?
Het opleggen van geheimhouding op stukken van het college of van de burgemeester op grond van
artikel 25, lid 2 Gw, wordt voorbereid door de ambtelijk opstel er. De opstel er heeft daarover overleg
met de adjunct-secretaris.
Het opleggen van geheimhouding door de raad op grond van artikel 25, lid 1 Gw wordt voorbereid
door de griffie.
In al e geval en geldt: geheime stukken als zodanig expliciet markeren door er "geheim" op te zetten
of te stempelen.

Wanneer volstaan met een B&W-nota/Burgemeestersnota en wanneer een raadsvoorstel erbij?
De hoofdregel is: oplegging geheimhouding door het college of het bestuursorgaan burgemeester
gebeurt altijd op basis van een B&W-nota of Burgemeestersnota, zodat er een expliciet besluit over
wordt genomen. Het opleggen van geheimhouding moet dus in diezelfde B&W-nota of Burgemees-
tersnota als een afzonderlijk besluitvormingspunt worden geformuleerd.
Zijn de geheime stukken bestemd voor de raad: behalve het inhoudelijke raadsvoorstel of de raads-
mededeling, moet er een afzonderlijk raadsvoorstel en –conceptbesluit door de opsteller aangeleverd
worden voor het bekrachtigen van geheimhouding. In dat afzonderlijke raadsvoorstel is onderbouwd
aangegeven welke informatie geheim is, zodat de raad kan beoordelen of de geheimhouding terecht
is opgelegd en kan worden bekrachtigd. Er worden in deze geval en dus TWEE raadsvoorstellen aan-
geleverd: één inhoudelijk en één i.v.m. het bekrachtigen van de geheimhouding. Of: een raadsmede-
deling met een raadsvoorstel om de geheimhouding op de stukken te bekrachtigen.
Een voorbeeld voor dit raadsvoorstel- en besluit zijn achter deze notitie gevoegd.

Wat is een goede onderbouwing voor geheimhouding?
In de B&W-nota, de Burgemeestersnota en het raadsvoorstel moet de noodzaak van de geheimhou-
ding goed worden onderbouwd (motivering). Dat vereist een juiste verwijzing zijn naar de betreffende
artikelen uit de Gemeentewet (voor college, burgemeester, raad, commissie). Inhoudelijk gelden de
motieven als genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (de Wob) als mogelijke
gronden voor geheimhouding.

Geef zo specifiek mogelijk aan welke informatie onder de geheimhouding valt
Het kan zijn dat van een bepaald voorstel niet alle informatie/stukken onder de geheimhouding hoe-
ven te val en. In de B&W-nota, de Burgemeestersnota, het raadsvoorstel en –besluit en de raadsme-
dedeling moet precies worden aangegeven (alinea, bijlage, beslispunt, etc) wat onder de geheimhou-
ding valt. Het kan niet om informatie gaan, die al eerder openbaar is geweest.

Geef direct aan voor welke periode de geheimhouding naar verwachting zal gelden
Neem in het voorstel direct een indicatie op van de duur van de geheimhouding. Dat kan een wat
meer concrete tijdsindicatie zijn, maar kan ook de vermelding van een moment (bijvoorbeeld afsluiting
van een grondexploitatie) zijn.
Overigens geldt voor het opheffen van geheimhouding altijd de regel dat een afzonderlijk besluit
noodzakelijk is.

Hoe worden geheime stukken aan de raad beschikbaar gesteld?
Namens het college biedt Bestuursondersteuning de stukken aan de griffie aan. In de regel betreft het
een raadsvoorstel met eventuele bijlagen, een raadsmededeling met eventuele bijlagen of, als er geen
raadsvoorstel of raadsmededeling is, de BW-nota met eventuele bijlagen.

Wanneer het stukken betreft, waarop door het col ege geheimhouding is opgelegd, stelt de griffie deze
stukken (op papier) beschikbaar aan de raadsleden en de opvolgers. Dat gebeurt door ter inzage leg-
ging in de daarvoor bestemde afgesloten kast in de fractiekamer. Verder worden geheime documen-
ten door de griffie op papier per post beschikbaar gesteld aan raadsleden en opvolgers (alle raadsle-
den en opvolgers of alleen woordvoerders + fractievoorzitters, ter beoordeling griffie) in een gesloten
envelop.

Wie zorgt voor het opleggen van geheimhouding op mondeling verstrekte of gewisselde informatie?
Het voorstel voor het opleggen van geheimhouding op de tijdens een Raadstafel of besloten bijeen-
komst gepresenteerde mondeling of via beelden verstrekte informatie wordt gedaan door de voorzitter
of één van de leden van de bijeenkomst. Het besluit tot geheimhouding wordt in meerderheid geno-
men door de leden van de bijeenkomst zelf, op voorzet van de voorzitter van die bijeenkomst. Zowel
aan het begin als aan het einde van de vergadering wordt door de voorzitter gevraagd (begin) c.q.
vastgesteld (eind) of de verstrekte info geheim blijft of dat er leden zijn die willen dat de info geheim
blijft.
Denk er altijd aan zo mogelijk direct af te spreken voor welke termijn de geheimhouding geldt!

Hoe lang duurt de geheimhouding en wie heft deze op?
In het voorstel voor het opleggen dan wel bekrachtigen van geheimhouding is de periode geduid
waarvoor de geheimhouding zal gelden. Aan geheimhouding zit echter geen vervaltermijn. Geheim-
houding blijft bestaan tot het moment dat het orgaan, dat de geheimhouding heeft opgelegd dan wel
bekrachtigd, deze weer opheft. Gaat het om door de raad bekrachtigde geheimhouding, dan wordt
een voorstel voor opheffing aan de raad voorgelegd via het college of de burgemeester. In dat geval
moet er dus een raadsvoorstel en –besluit worden voorbereid en wordt deze begeleid met een B&W-
nota of Burgemeesternota via het college aan de raad aangeboden. De geheimhouding geldt totdat de
raad het opheffingsbesluit heeft genomen.
Bij mondeling verstrekte informatie kan de geheimhouding al een worden opgeheven door de verga-
dering, waarin die geheimhouding ook was opgelegd.

Registratie
De griffie registreert al e stukken waarop door de raad geheimhouding is opgelegd dan wel deze is
bekrachtigd.

Voor wie geldt de geheimhouding?
De geheimhouding geldt voor iedereen die kennis heeft van de geheime informatie en stukken. Dus
naast de burgemeester, de wethouders en de raadsleden, ook de raadsopvolgers, de fractiemede-
werkers, de medewerkers van de organisatie, de griffie en deskundigen/externen die aan de voorstel-
len hebben meegewerkt. Geheimhouding blijft ook gelden als iemand niet meer die functie heeft.

SAMENVATTEND: wat moet in het voorstel tenminste staan?
Geef onder de beslispunten in de B&W-nota, de Burgemeestersnota, het raadsvoorstel ter bekrachti-
ging daarom aan:
1. Dát de geheimhouding wordt opgelegd of bekrachtigd.
2. Op welk(-e) (deel van de) stukken de geheimhouding specifiek van toepassing is.
Markeer de als geheim te bestempelen stukken door er "GEHEIM" op te zetten of te stempelen.

Aandachtspunten bij WOB-verzoeken
Houd bij de behandeling van een verzoek om informatie op basis van de Wet openbaarheid van be-
stuur (Wob) in het bijzonder rekening met het volgende:

1.    Houd er rekening mee dat in beginsel ALLE informatie openbaar is. Informatie is alleen niet open-
baar als de wet zelf daarvoor een basis geeft. Beslis dus niet op gevoel en doe niet aan doelrede-
nering (d.w.z. naar een wettelijke weigeringsgrond toeschrijven).

2.    Houd er rekening mee dat het persoonlijke belang of motief van de verzoeker niet relevant is bij
de beoordeling van zijn verzoek om informatie. De wet gaat uit van het vaste gegeven dat het pu-
blieke belang altijd is gediend met de openbaarheid van overheidsinformatie. De verzoeker hoeft
zijn verzoek dus niet te motiveren en hij hoeft ook niet aan te geven waarom het publieke belang
gediend is met de openbaarmaking van de informatie.

3.    Houd er rekening mee dat de beslistermijn kort is (zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier
weken) en verdaag dus op tijd (d.w.z. vóórdat de eerste termijn van vier weken is verstreken).
Omdat de beoordeling van een verzoek meestal wel enige tijd in beslag neemt, is verdagen al
snel aan de orde.

4.    Het bewaken en op tijd verdagen van de beslistermijn is ook van belang vanwege de Wet dwang-
som en beroep bij niet tijdig beslissen. Bij overschrijding van de beslistermijn kan de verzoeker de
gemeente namelijk ingebreke stellen. Beslist de gemeente vervolgens niet binnen een termijn van
twee weken op het Wob-verzoek, dan verbeurt zij een dwangsom voor elke dag dat een beslissing
uitblijft tot een maximum van € 1.260,-.

5.    Houd er rekening mee dat de aanwezigheid van een relatieve uitzonderingsgrond (weigerings-
grond) op zich niet voldoende is. Deze moet namelijk altijd worden afgewogen tegen het publieke
belang van openbaarheid. Breng deze belangenafweging dan ook tot uitdrukking in de beslissing
op het verzoek.

6.    Als de informatie waarom wordt verzocht betrekking heeft op een derde, betrekt die derde dan bij
het verzoek en vraag hem wat zijn standpunt is over de openbaarheid. Houd er wel rekening mee
dat het eventuele bezwaar van een derde op zich geen reden is de informatie te weigeren.

7.    Mocht je bij de behandeling van een Wob-verzoek advies en ondersteuning nodig hebben, dan
kun je contact opnemen met de juridische coördinator van je eigen eenheid.

Bijlage 2:
Wettelijke bepalingen

Gemeentewet
Artikel 23 Openbaarheid van raadsvergaderingen
1.  De vergadering van raad wordt in het openbaar gehouden.
2.  De deuren worden gesloten, wanneer ten minste een vijfde van aantal leden dat de presentielijst
heeft getekend daarom verzoekt of voorzitter het nodig oordeelt.
3.  De raad beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
4.  Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet
openbaar wordt gemaakt tenzij de raad anders beslist.
5.  De raad maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze
openbaar. De raad laat de openbaarmaking achterweg voor zover het aangelegenheden betreft
ten aanzien waarvan op grond van artikel 25 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan
openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

Artikel 24 Verboden besluiten tijdens besloten vergaderingen
In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of besloten over:
a.  de toelating van nieuw benoemde leden;
b.  de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de jaarrekening
c.  de invoering, wijziging en afschaffing van gemeentelijke belastingen en
d.  de benoeming en het ontslag van wethouders.

Artikel 25 Geheimhouding en besloten vergaderingen raad
1.  De raad kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van be-
stuur (Stb. 1991, 703), omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud
van de stukken die aan de raad worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding
omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De
geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het be-
handelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de raad haar opheft.
2.  Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de
geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commis-
sie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen.
Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.
3.  De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan de
raad overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door de raad in zijn eerstvolgende
vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende
leden is bezocht, wordt bekrachtigd.
4.  De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan
leden van de raad overgelegde stukken wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplich-
ting heeft opgelegd, dan wel, indien het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan de
raad is voorgelegd, totdat de raad haar opheft. De raad kan deze beslissing al een nemen in een
vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende
leden is bezocht.

Artikel 55 Geheimhouding en besloten vergaderingen B&W
1.  Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van
bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stuk-
ken die aan het col ege worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent
het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheim-
houding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en al en die van het behandelde
of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het college haar opheft.
2.  Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de
geheimhouding eveneens worden opgelegd door de burgemeester of een commissie, ten aan-
zien van de stukken die zij aan het col ege overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding
gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft
opgelegd, dan wel de raad haar opheft.
3.  Indien het col ege zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding
geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar op-
heft.

Artikel 60 Openbaarmaking collegebesluiten
1.  De raad kan regelen van welke beslissingen van col ege aan de leden van raad kennisgeving
wordt gedaan. Daarbij kan de raad de geval en bepalen waarin met ter inzage legging kan wor-
den volstaan.
2.  Het college laat de kennisgeving of ter inzage legging achterwege voor zover deze in strijd is met
openbaar belang.
3.  Het college maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in gemeente gebruikelijke wijze
openbaar. Het col ege laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden be-
treft ten aanzien waarvan op grond van art. 55 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waar-
van openbaarmaking in strijd is met openbaar belang.

Artikel 86 Geheimhouding commissievergadering
1.  Een commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang, genoemd in artikel 10
van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren be-
handelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd, ge-
heimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde
wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling
aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen
totdat de commissie haar opheft.
2.  Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de
geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van een commissie, het college en
de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die hij aan een commissie overlegt. Daarvan
wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het or-
gaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft.
3.  Indien een commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheim-
houding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad
haar opheft.

Artikel 169 Verantwoording en informatieplicht
1.  Het college en elk van zijn leden afzonderlijk zijn aan de raad verantwoording schuldig over het
door het college gevoerde bestuur.
2.  Zij geven de raad alle inlichtingen die raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.
3.  Zij geven de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen,
tenzij het verstrekken ervan in strijd is met openbaar belang.
4.  Zij geven de raad vooraf inlichtingen over de uitoefening van bevoegdheden, bedoeld in art. 160,
1e lid, onder e, f, g en h, indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende ge-
volgen kan hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit dan
nadat de raad in gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van college te
brengen.
5.  Indien de uitoefening van bevoegdheid, bedoeld in art. 160, 1e lid, onder f, geen uitstel kan lijden,
geven zij in afwijking van vierde lid de raad zo spoedig mogelijk inlichtingen over de uitoefening
van deze bevoegdheid en het ter zake genomen besluit.

Wet Openbaarheid van bestuur

Artikel 10
1.  Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit:

a.  de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen;

b.  de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;

c.  bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen ver-
trouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld.

d.  persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de Wet Bescherming
Persoonsgegevens tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer
maakt.
2.  Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het be-
lang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:
a.  de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties;
b.  de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of
de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen;
c.  de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
d.  inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen;
e.  de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
f.   het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de infor-
matie;
g.  het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid be-
trokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.
3.  Het tweede lid, aanhef en onder e, is niet van toepassing voorzover de betrokken persoon heeft
ingestemd met openbaarmaking.

4   Het eerste lid, aanhef en onder c en d, het tweede lid, aanhef en onder e, en het zevende lid, aan-
hef en onder a, zijn niet van toepassing voorzover het milieu-informatie betreft die betrekking heeft
op emissies in het milieu. Voorts blijft in afwijking van het eerste lid, aanhef en onder c, het ver-
strekken van milieu-informatie uitsluitend achterwege voorzover het belang van openbaarmaking
niet opweegt tegen het daar genoemde belang.
5.  Het tweede lid, aanhef en onder b, is van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie voor
zover deze handelingen betreft met een vertrouwelijk karakter.
6   Het tweede lid, aanhef en onder g, is niet van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie.
7.  Het verstrekken van milieu-informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voorzover het
belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:
a.  de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft;
b.  de beveiliging van bedrijven en het voorkomen van sabotage.
8.  Voorzover het vierde lid, eerste volzin, niet van toepassing is, wordt bij het toepassen van het eer-
ste, tweede en zevende lid op milieu-informatie in aanmerking genomen of deze informatie betrek-
king heeft op emissies in het milieu.

Artikel 11
1.  In geval van een verzoek om informatie uit documenten, opgesteld ten behoeve van intern beraad,
wordt geen informatie verstrekt over daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen.
2.  Over persoonlijke beleidsopvattingen kan met het oog op een goede en democratische bestuurs-
voering informatie worden verstrekt in niet tot personen herleidbare vorm. Indien degene die deze
opvattingen heeft geuit of zich erachter heeft gesteld, daarmee heeft ingestemd, kan de informatie
in tot personen herleidbare vorm worden verstrekt.
3.  Met betrekking tot adviezen van een ambtelijke of gemengd samengestelde adviescommissie kan
het verstrekken van informatie over de daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen plaats-
vinden, indien het voornemen daartoe door het bestuursorgaan dat het rechtstreeks aangaat aan
de leden van de adviescommissie voor de aanvang van hun werkzaamheden kenbaar is gemaakt.
4.  In afwijking van het eerste lid wordt bij milieu-informatie het belang van de bescherming van de
persoonlijke beleidsopvattingen afgewogen tegen het belang van openbaarmaking. Informatie over
persoonlijke beleidsopvattingen kan worden verstrekt in niet tot personen herleidbare vorm. Het
tweede lid, tweede volzin, is van overeenkomstige toepassing.

Algemene wet bestuursrecht
Artikel 2:5 Geheimhoudingsverplichting
1.  Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de be-
schikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet
vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van
die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens,
behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de
noodzaak tot mededeling voortvloeit.
2.  Het eerste lid is mede van toepassing op instel ingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame
personen die door een bestuursorgaan worden betrokken bij de uitvoering van zijn taak, en op in-
stellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die een bij of krachtens de wet
toegekende taak uitoefenen.

Wetboek van Strafrecht
Artikel 272 Schending geheimhoudingsplicht
1.  Hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt,
beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren, op-
zettelijk schendt, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of geldboete van de
vierde categorie.
2.  Indien dit misdrijf tegen een bepaald persoon gepleegd is, wordt het slechts vervolgd op diens
klacht.

Bijlage 3:
Uittreksel Reglement van orde voor de raad
(d.d. 1 april 2014)

Hoofdstuk 7
Besloten vergadering

Artikel 52 Algemeen
Op een besloten Raadsvergadering of Raadstafel zijn de bepalingen van dit reglement van overeen-
komstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de
vergadering.

Artikel 53 Verslag
1.  Een verslag van een besloten Raadsvergadering is uitsluitend in te zien door de raadsleden en
overige deelnemers aan de betreffende Raadsvergadering ter inzage. De deelnemers worden van
de terinzagelegging op de hoogte gesteld.
2.  Een verslag van een besloten Raadstafel is uitsluitend in te zien door de leden van de raad en
opvolgers als bedoeld in artikel 35 van dit reglement. De deelnemers worden van terinzagelegging
op de hoogte gesteld.
3.  De leden van de raad, de raadsvoorzitter, het college, de tafeldeelnemers en de griffier hebben het
recht binnen drie dagen na het geven van inzage een voorstel tot wijziging bij de griffier in te die-
nen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen besloten is.
4.  Indien er binnen 3 dagen na ter inzage legging van het verslag geen voorstel tot wijziging is inge-
diend, wordt het verslag geacht definitief te zijn vastgesteld.
5.  Indien er binnen 3 dagen na ter inzage legging van het verslag voorstel en tot wijziging zijn inge-
diend, beslist het presidium over voorgestelde wijziging(en). Daarna stelt het presidium het verslag,
met inachtneming van de beslissing over de voorgestelde wijziging(en), definitief vast.
6.  Na definitieve vaststel ing beslist het presidium over het al dan niet openbaar maken van een ver-
slag.

Artikel 54 Geheimhouding
Voor de afloop van de besloten Raadsvergadering of Raadstafel beslissen de raad respectievelijk
tafeldeelnemers overeenkomstig artikel 25, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van
de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raad en de tafeldeelnemers kunnen
besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 55 Opheffing geheimhouding
Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel
86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt,
indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten
vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

Bijlage 4:
Voorbeeld raadsvoorstel bekrachtigen geheimhou-
ding

(te gebruiken als format)
RAADSVOORSTEL

Onderwerp
:  Bekrachtiging geheimhouding ……………

Voorstelnummer  :

Raadstafel
:

Raadsvergadering :
BenW-besluit d.d.  :

Voorstel
De geheimhouding van ………… te bekrachtigen.

Inleiding
De gemeenteraad heeft op …….. van het college de volgende documenten ontvangen: …….
Op …….. is door het college geheimhouding op  deze documenten gelegd. Met dit voorstel wordt aan de
gemeenteraad  voorgesteld  de  geheimhouding  in  zijn  eerste  raadsvergadering  te  bekrachtigen,  opdat  de
geheimhouding niet vervalt.

Beoogd resultaat

Bekrachtiging van de geheimhouding van genoemde documenten.

Kader

Artikelen 25 en 55 van de Gemeentewet en artikel 10 van de WOB. De geheimhouding, opgelegd door het
college, vervalt indien deze niet in de eerstvolgende raadsvergadering wordt bekrachtigd.

Argumenten

<<motiveer duidelijk en zo specifiek mogelijk welke informatie om welke reden geheim is en moet blijven>>

Burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer,
de secretaris,
de burgemeester,

drs. A.L.C.S. Lantain
ir. A.P. Heidema

RAADSBESLUIT
Onderwerp
:  Bekrachtiging geheimhouding ……..

Voorstelnummer  :

Raadstafel
:

Raadsvergadering :

De raad van de gemeente Deventer,
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. ……, nummer …….;

BESLUIT

De door het college opgelegde geheimhouding van ………….. te bekrachtigen.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering ……

De raad voornoemd,
de griffier,
de voorzitter,

drs. S.J. Peet
ir. A.P. Heidema